Com a tecnologia cada vez mais presente na rotina do mercado, facilitando uma série de demandas das empresas, contar com algumas ferramentas tornou-se indispensável. Esse é o caso do software de gestão de compras.
Além de facilitar os processos de aquisição de bens e serviços, a tecnologia traz benefícios como redução de desperdícios e ainda centraliza os dados da operação. Se você quer entender melhor sobre tal ferramenta, continue a leitura!
O que é um software de gestão de compras?
O software de gestão de compras, também chamado de sistema de gestão de compras ou e-procurement, é uma ferramenta projetada para auxiliar as empresas em todas as etapas do processo de aquisição de bens e serviços necessários para suas operações.
Esse tipo de tecnologia é especialmente útil para empresas que lidam com uma grande variedade de fornecedores e produtos, além de ter complexidades na cadeia de suprimentos. Além disso, permite às empresas automatizar e otimizar suas atividades relacionadas à compra de materiais, mercadorias e serviços essenciais para suas operações.
Resumidamente, é uma plataforma centralizada para planejar, solicitar, aprovar, receber e pagar por itens adquiridos, geralmente com o objetivo de melhorar a eficiência, reduzir custos e aumentar a transparência em todo o processo de compra.
Principais funcionalidades do software de gestão de compras
Conheça algumas das principais funcionalidades que um software de gestão de compras precisa ter!
Solicitação de cotações
A parte de solicitação de cotações permite às empresas que utilizam o software criar e enviar solicitações de cotações para vários fornecedores de forma automatizada, facilitando o processo de comparação de preços e condições.
A ideia é que a partir dos dados obtidos seja possível criar um comparativo de preços. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar os valores apresentados pelos fornecedores e as negociações iniciadas de acordo com as cotações solicitadas.
Gestão de fornecedores
É muito importante que o software de gestão de compras conte com uma parte em que seja possível gerir os fornecedores. Existem ferramentas que permitem determinar critérios de qualificação, fazer a avaliação de desempenho e ainda estabelecer uma carteira personalizada de fornecedores.
No entanto, não é só isso. O recurso pode contar ainda com uma parte para a manutenção de uma lista de parceiros ativos e os dados atualizados dessa relação, como histórico de compras.
Aprovações de compras
As aprovações de compra são um aspecto crítico da gestão de compras em qualquer empresas. Elas referem-se ao processo pelo qual os pedidos de compra são revisados, analisados e aprovados antes que as transações sejam finalizadas.
Por isso, é importante que a ferramenta permita a implementação de fluxos de trabalho automatizados para aprovações de aquisição. A prática contribui para garantir conformidade com políticas internas, controle de gastos e a tomada de decisões informadas.
Por exemplo, as políticas de aprovação são configuradas no sistema com base em hierarquias organizacionais, valores de compra e outras condições específicas. Um pedido acima de determinado valor pode exigir aprovação de um gerente de departamento, enquanto valores mais altos, a aprovação de um diretor ou do CFO.
Controle de estoque
A gestão estratégica de estoques é um processo essencial para empresas que desejam maximizar a eficiência operacional, reduzir custos e melhorar a lucratividade.
Com a integração entre o software de gestão de compras e sistemas de controle de estoque é possível obter dados mais precisos. Além disso, o usuário consegue fazer análises detalhadas que possibilitam uma abordagem mais estratégica e orientada por dados em relação ao gerenciamento de seus estoques.
Isso acontece graças às funcionalidades do software que armazenam dados históricos de movimentação e ajudam a identificar padrões sazonais, tendências de demanda e variações de vendas ao longo do tempo. Consequentemente, permite uma maior precisão das necessidades futuras de estoque.
Sem contar que ao analisar padrões de demanda e histórico de vendas, as empresas podem determinar os níveis ideais de estoque para cada item. Isso evita o excessos, minimizando os custos de armazenamento, ao mesmo tempo em que garante que produtos estejam disponíveis quando necessários.
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Gestão de contratos
Outra funcionalidade atrelada aos softwares de gestão de compras é o gerenciamento de contratos. Geralmente, as aquisições vão envolver uma série de documentos que precisarão ser armazenados.
Por meio da tecnologia é possível acompanhar esses contratos e controlar os documentos junto de fornecedores, garantindo que todos os termos, prazos e cláusulas sejam cumpridos de forma eficaz.
Essa gestão vai contribuir para evitar discrepâncias e litígios decorrentes de mal-entendidos ou não conformidades. Mas também permite que a empresa tome medidas preventivas para mitigar riscos e garantir a conformidade com regulamentos.
Integração com sistemas empresariais
A integração com sistemas empresariais é um aspecto fundamental de um software de gestão de compras moderno e eficaz. Por meio dela, é possível fazer uma conexão fluida entre o software de gestão de compras e outros sistemas utilizados pela empresa, como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), sistemas financeiros, sistemas de contabilidade etc.
Ao integrar os sistemas, os gestores têm acesso a uma visão unificada e abrangente de todas as operações relacionadas à compra, estoque, vendas e finanças. Isso proporciona uma compreensão completa do fluxo de trabalho da empresa e das interações entre os diferentes departamentos.
Sem contar que evita a duplicação de dados e a necessidade de inserir manualmente informações em vários sistemas. Ou seja, é possível ter mais consistência e precisão dos dados em todo o negócio, eliminando erros e discrepâncias.
4 desafios da gestão de compras
O que observar em relação a desafios e como a tecnologia pode ajudar.
Complexidade da cadeia de suprimentos
Um dos principais desafios da gestão de compras é lidar com a complexidade da cadeia de suprimentos. Isso porque ela envolve ações como coordenar a entrega de produtos de fornecedores para o local de destino. Quando estendemos isso para o aspecto global, se torna ainda mais desafiador.
Afinal, será preciso garantir a rastreabilidade dos produtos ao longo de toda a cadeia de suprimentos para atender a requisitos regulatórios e garantir a qualidade, exigindo um cuidado especial por parte do responsável pelas compras.
Compliance e ética
Garantir que todas as compras estejam em conformidade com regulamentações locais, nacionais e internacionais é crucial para evitar penalidades e riscos legais. O desafio está justamente em manter o mesmo padrão quando o volume de compras aumentar muito ou a ordem de compras é feita por setores e profissionais distintos.
Dessa forma, o software de gestão de compras ajuda bastante, pois através dele é possível definir padrões e identificar qualquer falha na conformidade facilmente.
Gestão de custos da operação
Encontrar o equilíbrio entre a obtenção de produtos de qualidade e a contenção de custos é um desafio constante para os gestores de compras. Por isso, é tão importante contar com um sistema tecnológico eficiente.
A ferramenta vai ajudar a analisar e identificar áreas de gastos desnecessários, oportunidades de negociação com fornecedores e estratégias de compra em volume.
Adoção de um sistema
A adoção de novos sistemas de gestão de compras requer investimento de tempo, recursos e treinamento para garantir uma transição suave. Para isso, é importante integrar o software de gestão de compras com outros sistemas empresariais pode ser complexo e exigir suporte técnico especializado.
O desafio aqui está em encontrar uma solução que ajuda a se manter atualizado com as últimas tecnologias, como análise de dados avançada, IA e automação. Ou seja, é importante que o servidor esteja constantemente buscando por melhorias e ofereça todo o suporte necessário para a sua operação.
Como vimos, um software de gestão de compras pode ajudar a superar uma série de desafios da sua operação. No entanto, é necessário avaliar se a tecnologia escolhida conta com as principais funcionalidades necessárias para gerenciar as aquisições.
E então, ainda tem dúvidas sobre o assunto ou deseja compartilhar a sua experiência em gestão de compras? Deixe o seu comentário!
