O controle de ponto é uma prática indispensável nas empresas, ainda mais aquelas que contam com uma força de trabalho grande ou dispersa. Por meio dele é possível saber com precisão quantas horas cada colaborador trabalhou.
Isso é importante para garantir o cumprimento das leis trabalhistas, como o pagamento de horas extras e a garantia de intervalos de descanso. A Portaria 671 veio justamente para facilitar esse controle e nos tópicos a seguir você vai entender as principais mudanças trazidas por ela. Confira!
O que é a Portaria 671?
A Portaria 671 foi publicada em novembro de 2021 e, alguns meses depois, foi complementada pela Portaria 1.486, de junho de 2022. Entre os principais pontos abordados por ela estão regras sobre a contratação de profissionais, o uso da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e mudanças nas modalidades de registro de ponto, que é o nosso foco.
Entre as principais regras em relação a esse registro estão:
Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Sendo assim, não podem ser realizadas mais mudanças de horário por parte dos gestores. A regra foi estabelecida, pois existiam empresas que salvavam lembretes e notificações de horários visando a manutenção da rotina estabelecida pela CLT.
O objetivo é otimizar processos que contribuam para facilitar a rotina do RH, garantindo assim os direitos dos trabalhadores. Além de orientar que a alteração de horas compromete a comprovação de registros, podendo até mesmo induzir a confusão na contagem de horas na emissão do espelho de ponto e também nos pagamentos de horas extras.
Principais mudanças propostas
Qualquer empresa com mais de 10 funcionários precisa disponibilizar um meio para registro de ponto e jornada de trabalho. Isso pode ser feito de forma online por equipamentos presenciais, além do mais, cabe à organização monitorar as horas trabalhadas.
De modo geral, a Portaria 671 veio para consolidar regras ligadas ao registro de ponto. Ela substituiu as portarias 373 e 1510, visando trazer maior simplificação, além de desburocratizar a legislação trabalhista relacionada à gestão de horas trabalhadas, promovendo assim uma maior transparência e eficácia nas práticas de controle de jornada.
Outro ponto importante da mudança diz respeito ao espelho de ponto. O colaborador precisa assinar o documento de conferência das horas trabalhadas. Com a implementação da Portaria 671, isso passou a ser permitido de forma digital, trazendo mais autonomia ao trabalhador para saber se já cumpriu as horas ou mesmo se ainda faltam.
A comprovação é garantida por meio dos artigos 83 e 84 que ainda destacam as informações que precisam estar presentes neste registro:
Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.
Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção.
Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.
Quais os tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) definidos pela Portaria 671?
Existem três formatos definidos pela Portaria 671, conheça mais sobre cada um deles a seguir!
REP-C
O REP-C (Registro Eletrônico de Ponto Convencional) é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90.
Ele é utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
O REP-C precisa estar precisa estar no local onde o serviço é prestado e os dados disponíveis para extração e impressão pelo auditor. Cabe ainda destacar que:
- 3º O REP-C somente poderá conter empregados do mesmo empregador, excetuados os seguintes casos:
I – registro de jornada do trabalhador temporário regido pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974 no REP-C do tomador de serviços; e
II – empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do § 2º do art. 2º do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.
- 4º Ocorrendo alguma das situações mencionadas nos incisos I e II do § 3°, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.
REP-A
O REP-A (Registro Eletrônico de Ponto Alternativo) é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho. O seu uso precisa ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho, podendo ser utilizado apenas durante a sua vigência.
Para fins de fiscalização, o REP-A deve permitir a identificação de empregador e empregado, mas também disponibilizar a extração ou impressão do registro fiel das marcações de ponto.
REP-P
O REP-P (Registro de ponto por programas) é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro. O seu uso é exclusivo para registro de jornada de trabalho e precisa ser capaz de fazer a emissão de documentos da relação de trabalho e controle fiscal trabalhista, referente à entrada e saída de colaboradores.
O REP-P precisa ter algumas características para ser classificado na categoria, isso significa que a solução precisa fornecer:
- Certificado pelo Instituto Nacional da Propriedade Individual (INPI);
- emitir o arquivo AFD;
- comprovar os registros de jornada com documentos assinados digitalmente.
Como saber se uma ferramenta está adequada à Portaria 671?
A legislação trabalhista deixa claro o que o fornecedor de tecnologia e equipamentos para registro e controle de jornadas de trabalho precisa atender.
Por exemplo, o fornecedor deve seguir as regras quanto aos tipos de registros, já citados, cumprido todos os requisitos. Além do mais, é preciso que o registrador gere arquivos fiscais de maneira completa e atenda às definições técnicas da portaria e da recente atualização da mesma que é a portaria 1.486.
Lembrando ainda que a ferramenta precisa estar em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), visando a segurança dos dados pessoais dos colaboradores.
Como visto, a Portaria 671 veio para facilitar e regularizar a questão de registros eletrônicos de trabalho. As regras são várias e é preciso estar atento a elas, a fim de que a sua empresa as siga corretamente.
Inclusive, isso é importante para evitar infrações, para saber mais sobre o assunto, leia também O que é e como evitar os passivos trabalhistas!