Não importa o setor da sua empresa, chegará o momento em que você deverá enviar uma Request for Proposal – conhecida simplesmente como RFP.
Sua empresa não pode fazer tudo internamente e, quando necessita adquirir um serviço de outro lugar, talvez seja necessário fazer compras. Uma RFP permite coletar ofertas de vários fornecedores e selecionar o fornecedor que melhor atende aos seus critérios, tanto em relação à habilidade quanto ao orçamento.
Sempre que você terceiriza o trabalho para um fornecedor, há um potencial para problemas como falta de comunicação sobre o escopo do trabalho e outras questões. O que uma boa RFP faz é eliminar as lacunas para que ambas as partes entendam o que precisa ser entregue, quando e por quanto.
Embora as RFPs sejam um padrão predominante no mundo dos negócios, elas ainda geram muita confusão para muitos. É por isso que montamos este guia sobre RFP.
Continue lendo para saber tudo sobre o assunto!
O que é RFP?
A Request for Proposal (RFP), traduzida para o português significa Solicitação de Proposta.
É um processo tradicional do departamento de Compras e essencial para o negócio, pois facilita a comparação de diversos fornecedores, que também podem demonstrar os benefícios de seus produtos ou serviços.
Em algum momento, sua empresa precisará de um serviço de um fornecedor terceirizado. A RFP é justamente uma solicitação.
Uma solicitação de proposta é o documento que sua empresa reunirá que descreve os requisitos para seu projeto ou necessidade específica. Uma boa RFP permite que você:
- Colete informações de diferentes fornecedores para que você possa comparar suas habilidades e escolher o fornecedor que melhor atende aos seus critérios;
- Descreva seu escopo e preço, para que os fornecedores em potencial saibam como e o que licitar para ganhar o trabalho;
- Avalie rapidamente os pontos fortes e fracos dos fornecedores sem ter que gastar muito tempo pesquisando cada empresa por conta própria.
A emissão de uma RFP é um processo de várias etapas que pode ser demorado e complexo. No entanto, como a RFP determina como sua organização se apresenta para muitas empresas e profissionais, é importante que ela seja bem elaborada e que o processo seja conduzido de forma profissional, precisa e justa — afinal, muitos riscos estão em jogo.
Quando emitir uma RFP?
Na maioria das vezes, você emite uma RFP quando tem uma nova necessidade, mas não tem os recursos internos para atender a essa necessidade. A RFP pode ser uma maneira eficaz de se conectar com fornecedores, parceiros ou organizações que possuem os recursos, habilidades e experiência para atender a essa necessidade.
No entanto, a emissão de uma RFP leva tempo e recursos. É crucial determinar primeiro quando é necessário emitir uma RFP.
Aqui está uma regra geral para a emissão de RFPs:
- Para projetos simples e diretos, uma RFP pode não ser necessária (supondo que não haja políticas ou regulamentos organizacionais que a exijam).
- As RFPs são muitas vezes benéficas e necessárias para projetos complexos e especializados.
Qual é a diferença entre RFI e RFP?
Embora RFP e RFI (Request for Information ou Solicitação de Informação) pareçam semelhantes e possam ser confundidos, eles representam marcos muito diferentes no cronograma de licitação do fornecedor.
Uma empresa emite uma RFP para fornecedores em potencial quando já especifica requisitos claros para o fornecedor. Já um RFI é usado no início do ciclo, quando a empresa está inicialmente considerando possíveis soluções.
Em outras palavras, enquanto o envio da RFI é feito a vários fornecedores, a RFP é distribuída apenas aos terceiros que passaram na primeira revisão.
Para que tipo de aquisição devo criar uma RFP?
A contratação de serviços por meio de uma RFP pode ser aplicada a qualquer modelo de negócio e pode ser adotada por órgãos governamentais, grandes empresas e até mesmo pequenas empresas, pois a organização dos processos de compras garante maior eficiência na escolha em função das necessidades atendidas, normas regulamentadas e finanças envolvidas.
Ou seja, a contratação de serviços por meio de uma RFP pode ser aplicada por qualquer modelo de negócio e possui outras funcionalidades, como:
Exemplos de aquisição:
- Aquisição de matéria-prima para a indústria;
- Aquisição de peças, máquinas, equipamentos;
- Contratação de serviços regulares de apoio;
- Desenvolvimento e soluções de TI;
- Criação de aplicativos para a empresa;
- Compra regular de material de escritório;
- Criação de site;
- Contratação de agência de marketing e entre outros.
Agora vamos ver a seguir como fazer uma RFP completa e como inserir esse modelo de contratação no seu negócio.
Como fazer uma RFP eficiente?
Depois que sua organização decidir emitir uma RFP, é hora de iniciar o processo de RFP em várias etapas.
Embora cada organização tenha seu próprio método de fazer as coisas, normalmente você pode esperar que o processo de RFP siga estas quatro etapas:
Definição dos objetivos da contratação
Antes de emitir sua RFP, reserve um tempo para definir o projeto que deseja concluir, seu escopo e quanto você pode gastar. Essas informações fornecem a estrutura para sua RFP e ajudam a garantir que ela encontre um equilíbrio entre muito geral e muito detalhado.
No escopo da contratação, insira o que precisa ser feito, quais produtos ou serviços serão cotados, quando precisam estar disponíveis para o negócio, etc.
Detalhamento de todos os campos da RFP
Com os objetivos e escopo em mãos, você pode começar a elaborar sua RFP. Embora seja tentador mergulhar nos detalhes, é uma boa ideia fornecer alguns antecedentes e dados introdutórios sobre sua empresa. Isso ajuda a preparar o terreno para potenciais parceiros, dando-lhes uma noção do seu mercado atual, objetivos de negócios e desafios atuais.
Quanto mais completo for o documento, melhor, pois isso permitirá que os fornecedores em potencial compreendam o problema de forma mais abrangente e ofereçam soluções de maneira mais eficaz.
Especialistas afirmam que uma RFP bem elaborada deve incluir:
- Introdução da RFP, com os dados da empresa, seu mercado, concorrentes, ameaças e oportunidades que estão surgindo e estimulando a busca pela solução a ser cotada;
- Objetivos e escopo da RFP, sinalizando aos concorrentes o que a empresa busca e pretende obter como resultado do contrato;
- Andamento do processo, para que os participantes saibam o que enviar, em qual prazo, formato e endereço, seja eletrônico ou físico;
- Critérios da proposta, indicando quais elementos são essenciais para a contratação, bem como sua ordem de prioridade;
- Desafios já mapeados, demonstrando o que os fornecedores precisarão enfrentar e ter soluções eficientes;
- Orçamento para a contratação.
Análise de propostas recebidas
À medida que você recebe respostas, use sua matriz de pontuação para começar a avaliar os fornecedores, eliminando aqueles que não atendem aos seus requisitos. Comece a identificar pontos fortes entre os fornecedores e liste aqueles que têm as pontuações mais altas.
Certifique-se de esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir dos fornecedores durante o processo. Quando o processo estiver finalizado, no entanto, você não precisará responder aos fornecedores até tomar sua decisão.
Notificação da proposta vencedora e feedback aos demais
Por último, mas nunca menos importante? Revise sua RFP e compare os fornecedores selecionados para tomar uma decisão.
Verifique todas as referências de contato e avaliações, garantindo que você veja a consistência entre o que eles compartilharam e o que seus outros clientes dizem.
Depois de reduzir a dois ou mais fornecedores líderes, negocie entre eles, fechando um contrato com sua escolha final.
Por fim, reserve um tempo para notificar os não vencedores e informá-los por que você decidiu não optar pelo produto ou serviço deles. Além de também enviar uma notificação e agradecimento aos demais fornecedores participantes.
Por que devo investir em software de gestão de fornecedores?
Agora que você já entendeu o que é RFP, deve imaginar que preencher as informações para contratação de fornecedores em planilhas não é mais o método mais moderno e seguro para os negócios. Na verdade, é um processo muito demorado e complicado.
Para agilizar esse processo, a boa notícia é que existe a Wehandle. Nós podemos mudar a dinâmica da contratação de fornecedores na sua empresa. Dessa forma, as partes interessadas podem ser engajadas no processo de RFP sem estarem sujeitas a demandas onerosas.
Nosso software de gestão de fornecedores ajuda sua operação de compras a ter um enorme diferencial para quem busca mais segurança e qualidade na contratação, que realiza uma homologação e avaliação rápida e burocrática dos fornecedores, com monitoramento automatizado. Além de manter todos os dados de terceiros atualizados e prontos para contribuir com a RFP.
Se você deseja mitigar custos e riscos com toda a sua gestão em um só lugar, de forma integrada e segura, conheça a Wehandle!