Você já parou para pensar nas ameaças às quais a sua empresa está exposta? Conhecer os riscos aos quais um negócio está suscetível é essencial para definir estratégias que ajudem a eliminar ou mesmo acompanhar tais problemas.
É por isso que o mapeamento de riscos operacionais tem um papel tão importante dentro das organizações. Cada negócio precisa ser compreendido em sua totalidade e o mapeamento é responsável por identificar suas vulnerabilidades e de que maneira é possível fazer o controle das mesmas.
Para que o processo ocorra de maneira eficiente e a empresa colha os benefícios, é preciso considerar o seu contexto e definir quais as áreas sensíveis e processos mais críticos. Pensando nisso, fizemos este artigo no qual vamos mostrar melhor quais os principais riscos operacionais e como agir perante eles. Confira!
O que é o mapeamento de riscos operacionais?
O mapeamento de riscos operacionais é o processo que consiste em identificar ameaças que possam levar a alterações ou afetar o padrão de qualidade determinado pela empresa, como falhas que afetem a estrutura, produtos, insumos e até pessoas.
Cabe destacar, que dependendo da gravidade, tais erros podem ter impacto negativo não só na reputação da marca, em situações de maior gravidade podem inclusive levar ao encerramento das atividades da organização.
Logo, o mapeamento permite que os tomadores de decisão foquem em estratégias para evitar, reduzir ou apenas monitorar os riscos identificados, baseando-se para isso na ética e legislação. Vale lembrar que a identificação dos riscos também traz mais segurança operacional e leva a melhoria contínua da produção.
Por que é importante fazer esse mapeamento?
Ao fazer o mapeamento de riscos operacionais, a empresa consegue visualizar com antecedência potenciais problemas que podem ter impacto sobre as operações da organização. Além disso, ao mapear fica mais fácil fazer a classificação de riscos de acordo com o grau de ameaça e probabilidade de acontecer.
Quer um exemplo? Muitas vezes, uma ameaça é detectada em um setor da organização, mas ela pode desencadear consequências ainda mais graves em outro. Por isso, é tão importante o processo, pois ele beneficia a comunicação interna e também ajuda a criar um ambiente mais seguro. Sem contar que ao acompanhar os riscos, os gestores conseguem ser mais precisos em suas ações, priorizando os esforços e recursos que serão necessários.
Quais os principais tipos de riscos operacionais?
Os riscos operacionais são possibilidades de ocorrência de perdas que resultam em “falhas, deficiência ou ainda inadequação de processos internos, pessoas e sistemas, ou de eventos externos”, segundo o Banco Central.
As falhas podem ser por erro humano ou mecânico, deficiência relacionadas a processos, inadequação dos recursos. De modo geral, eles estão divididos em:
Risco de pessoal
Este tipo de risco está relacionado aos profissionais e outras pessoas envolvidas na operação. Todo o pessoal que forma a empresa está suscetível a cometer erros, seja por desconhecer processos ou mesmo propositais.
Portanto, é fundamental que a empresa tenha procedimentos que ajudem a monitorar ações e adote as medidas para reparar falhas, fazer a correção na atuação e quando necessário punir os responsáveis.
Risco patrimonial
O risco patrimonial é aquele que tem impacto sobre o patrimônio de uma empresa. Um dos fatores mais problemáticos nesse sentido é a falta de uma rotina sistemática de treinamento e conscientização. Por exemplo, em caso de desastres naturais, como agir?
Cada setor da empresa deve ter acesso a documentos que ajudem na operação de contenção de danos. Portanto, treinar o time é essencial para prever e amenizar situações que gerem situações inconvenientes.
Risco organizacional
O risco organizacional está relacionado à estrutura da empresa e é causado por motivos distintos, como falta de planejamento ou de gestão estratégica e estabelecimento de metas irreais.
Por exemplo, contratar um fornecedor ou prestador de serviços sem a devida homologação pode trazer problemas, portanto, é importante garantir que ele tem processos eficientes e está em constante desenvolvimento. Por esse motivo, garantir a adequação à legislação, prezar pela comunicação interna e segurança física vão ajudar a evitar riscos à operação.
Risco de fraude
O risco de fraude pode ser causado por acesso às informações, devido a má fé de alguma pessoa, operação ilícita ou tirar proveito financeiro da empresa, como superfaturamento, omissão de valores, fraudes em licitações, entre outros.
Aqui, nesse caso, é interessante estar bastante atento a dados cadastrais inconsistentes, incorretos ou incompletos, mas também a movimentações financeiras suspeitas, comportamentos e hábitos incomuns dentro da operação.
Risco de falhas de segurança
Por fim, existe o risco de segurança que pode ser causado por sistemas sem segurança adequada que levam ao vazamento de informações sigilosas e dados pessoais de profissionais e clientes. É preciso contar para isso com tecnologias seguras que evitem roubo ou corrupção de dados.
Como fazer o mapeamento de riscos operacionais?
Mas, como mapear os riscos? Confira as dicas a seguir!
1) Tenha uma gestão de compliance clara
Definir e aplicar políticas de compliance são fundamentais na hora de fazer o mapeamento de riscos operacionais. Ao estabelecer regras de conformidade, os profissionais conseguem ter maior eficácia ao identificar possíveis desvios de conduta e situações que estejam fora das normas e leis que se aplicam à empresa.
O compliance vai ajudar a garantir maior controle operacional, ao mesmo tempo que propõe formas de regulamentar atividades, garantindo a conformidade operacional da empresa. Sem contar que dará maior visibilidade a potenciais impactos que os erros podem ter sobre o processo produtivo.
2) Verifique antecedentes de pessoas e fornecedores
Outro ponto importante do mapeamento é validar dados sobre empresas ou pessoas que de alguma forma irão se relacionar com a organização, como os fornecedores. Por exemplo, ao fazer o due diligence analisando aspectos financeiros, jurídicos, trabalhistas, contábeis, fiscais, ambientais e até tecnológicos da empresa vai ajudar a trazer maior confiabilidade para a parceria.
Para fazer um checklist eficaz nesse processo de auditoria, defina fontes de validação que sejam seguras para a coleta de dados. Uma boa maneira de fazer isso é por meio da tecnologia.
3) Monitore atividades suspeitas
No processo de mapeamento de riscos operacionais é preciso estar atento a atividades suspeitas. Portanto, fazer o acompanhamento contínuo de perfis e situações que tenham potencial de prejudicar o negócio deve fazer parte da rotina da empresa.
Por exemplo, comportamento atípicos de terceiros ou mesmo inclusão dos mesmos em listas negativas, pessoas politicamente expostas, mudanças no quadro de sócios, entre outros. Tudo isso ajuda a empresa a se prevenir contra fraudes. Quando aplicado corretamente o compliance, fica mais fácil acompanhar movimentações financeiras e alterações junto dos fornecedores, por exemplo.
De que maneira a tecnologia contribui para o mapeamento de riscos operacionais?
Fazer o mapeamento de riscos operacionais não precisa ser um bicho de sete cabeças. Mas para isso é importante contar com a tecnologia como aliada na otimização operacional, ainda mais em empresas que lidam com uma série de informações e documentação de diferentes clientes e fornecedores.
Uma boa plataforma de gestão de documentação vai ajudar a organizar as informações de maneira rápida e precisa, com os mais elevados padrões de segurança. Por exemplo:
- guardar e analisar os principais documentos, certidões, restrições e listas necessárias;
- fazer a classificação de riscos de fornecedores com base nas informações verificadas;
- ter um sistema intuitivo para os fornecedores enviarem dados adicionais e documentações.
Como visto, a tecnologia é essencial no mapeamento de riscos operacionais para manter a conformidade do negócio. Aliás, não dá para deixar de organizar esse processo, pois ele vai contribuir para o desenvolvimento da empresa.
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