A gestão do ciclo de vida dos contratos é algo de grande importância para qualquer organização. Mas, por qual motivo? Porque, a partir dessa gestão, é possível identificar erros e prevenir uma série de problemas que, além de despender custos financeiros, consumirão muito tempo da sua equipe para tentar resolvê-los.
Mas, afinal de contas, o que é essa gestão do ciclo de vida e como funciona na prática? Para entender sobre o assunto, primeiro você precisa compreender melhor o que é o ciclo de vida do contrato. Entender que, até o contrato começar a ter validade, existem etapas que precisam ser cumpridas.
É justamente sobre isso que vamos falar agora e também explicar como a sua equipe pode fazer uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos com maior facilidade. Acompanhe!
O que é ciclo de vida dos contratos?
O contrato costuma ser um documento de suma importância, especialmente na contratação de profissionais e empresas prestadoras de serviços.
Afinal de contas, é nesse documento que estão inseridas diversas informações de grande relevância para o funcionamento do trabalho, carga horária do empregado, o valor que será pago a título de salário e assim por diante.
Pois bem, os contratos possuem um ciclo de vida, ou seja, etapas que deverão ser concluídas até que eles sejam assinados pelas partes (até depois disso) e passem a ter validade de fato.
A quantidade de etapas ou fases que um contrato possui costuma variar, mas considerando que ele pode ter cerca de 8 ou mais etapas, fica clara a importância de fazer a gestão disso. Monitorar cada etapa neste momento poupa muito mais tempo e perda de recursos financeiros no futuro e é sobre isso que vamos falar agora.
Quais são as etapas do ciclo de vida dos contratos?
Etapa 1: solicitação
Você já escolheu qual prestador de serviços quer contratar e ele já solicitou o contrato para assinar e fechar o acordo.
Aqui é onde também acontece a coleta de informações necessárias para a produção do contrato. É essencial que essa coleta seja feita da melhor forma possível e não tenha pressa. Acabar selecionando informações incorretas gera um maior custo de tempo (entre outros) no futuro.
Etapa 2: criação do documento em si
Você já tem as informações que precisa em mãos, então é hora de colocá-las no contrato, ou seja, fazer o documento. Provavelmente, você já tem um modelo de contrato a ser seguido. É indicado que seja o mesmo modelo já utilizado em situações similares, ou seja, na contratação de uma prestadora de serviços.
Etapa 3: revisão e aprovação
Com o documento já redigido, é hora de encaminhá-lo às partes interessadas. Passe-o por um revisor, alguém que também tenha autorização para examinar o contrato. É importante, neste momento, contar também com um advogado para que ele analise se o documento está de acordo com a legislação trabalhista e civil.
Etapa 4: começa a negociação
É bastante comum que, durante uma conversa informal, que costuma acontecer antes do contrato, os termos da contratação não fiquem muito claros.
Por isso, pode ser que essa etapa faça parte do ciclo de vida de alguns contratos e costuma ser a fase mais demorada. Então, tente chegar a um bom acordo para ambas as partes com paciência e informações relevantes em mãos.
Etapa 5: assinatura
Assim que as empresas entram em acordo, o contrato pode ser assinado. Essa assinatura pode ser de forma manual (que é a mais tradicional) ou por meio de assinatura eletrônica.
Etapa 6: forma de armazenamento
Essa etapa pode estar aqui ou até mesmo antes da revisão e aprovação a depender do tipo de armazenamento e organização de documentos que sua empresa utilize. Colocar o contrato em um local que seja de fácil acesso para as partes interessadas também faz parte de uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos.
Etapa 7: análise da manutenção do acordo
No dia a dia, pode ser fácil para algumas empresas se desviarem do que foi acordado no contrato, especialmente, depois de um certo tempo. Então, é fundamental estar sempre analisando se uma determinada conduta está de acordo ou não com os termos do contrato e em quais casos pode haver quebra de contrato com ou sem o pagamento de multas.
Etapa 8: faça melhorias
Ao fazer o monitoramento e a gestão de contratos, você deve estar sempre atento aos pontos nos quais é possível fazer melhorias. Muitas vezes, o contrato pode não condizer com a realidade de fato após a sua conclusão e só com a prática e atuação do empregado será possível ir ajustando o documento que foi assinado.
Como fazer uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos de prestação de serviços?
Agora que você já sabe quais são as principais etapas do ciclo de vida dos contratos, vamos te dar algumas dicas de como fazer uma boa gestão deles.
Estabeleça quais são as prioridades
Aqui vale tanto para a elaboração do contrato em si quanto para a gestão do ciclo de vida dos contratos.
Na hora de fazer o contrato, a sua empresa precisa estabelecer o que é mais importante e imprescindível, ou seja, aquilo que não pode de forma alguma deixar de aparecer no contrato. Lembre-se sempre de que o que não está no contrato, não pode ser exigido.
E quanto à gestão, é bom estabelecer uma frequência de análise do contrato depois de assinado e quais são os pontos de maior relevância que precisam ser revistos, até mesmo com uma frequência maior.
Organize todos os contratos
Aqui, você e sua equipe precisam pensar na forma em que esses contratos serão armazenados. Eles vão ficar com outros documentos? Será guardado apenas no formato físico, no formato digital ou das duas maneiras?
É importante fazer uma boa gestão de documentos pensando, principalmente, com qual frequência será necessário ter acesso ao contrato e também nas pessoas que podem precisar dele nos mais diversos momentos.
Confira também: Aprenda como fazer uma gestão de documentos eficiente!
Fique atento aos prazos
Fazer um controle de prazos dos contratos firmados com a prestadora de serviços é essencial. Afinal de contas, essa gestão também tem a ver com o prazo de férias do funcionário. A saída de um ou mais funcionário nesse período impacta diretamente o funcionamento da empresa como um todo. Portanto, fique sempre atento.
Automatize sempre que possível
Durante o ciclo de vida do contrato, é importante usar uma ferramenta de automatização para a gestão dessa tarefa. Por exemplo, há ferramentas como Trello, Monday e outros que podem ajudar nisso.
Quando uma etapa é finalizada, é possível que automaticamente a tarefa seja encaminhada para o outro responsável por ele e que ele receba a notificação.
Monitore o andamento das etapas
É importante que cada etapa tenha um prazo para começar e finalizar, especialmente a de negociação (se houver). Portanto, monitorar cada etapa para saber se tudo está correndo dentro do esperado é algo muito importante na gestão do ciclo de vida dos contratos.
Analise os riscos
Realizar essa análise de forma constante é bem útil e existem momentos em que ela será ainda mais relevante.
Por exemplo, quando há uma mudança na legislação e você precisa saber se o que foi firmado em contrato ainda pode valer daquele momento em diante.
Quer outro exemplo? Quando você pensa em uma rescisão antecipada. O setor financeiro e legal precisam fazer uma análise criteriosa para encaminhar quais os custos e os riscos dessa decisão.
Como você pode notar, a gestão do ciclo de vida dos contratos é algo que deve ser sempre aplicado e não só no momento de fechar o acordo, mas também durante todo o tempo em que o contrato se mantém válido.
Não quer deslocar parte do seu time para essa função ou não possui pessoal suficiente para isso? Então, entre em contato com a nossa equipe e veja como a Wehandle pode te ajudar!