A gestão de terceiros é uma prática fundamental para as organizações modernas, permitindo que elas se concentrem em suas atividades principais, ao mesmo tempo em que contam com a expertise e recursos especializados de parceiros.
No entanto, esse processo pode ser complexo e desafiador, envolvendo riscos potenciais e demanda uma atenção especial para garantir o sucesso das parcerias. Nesse sentido, a inteligência artificial (IA) surge como um fator-chave que pode transformar a forma como a gestão de terceiros é conduzida.
Neste artigo, vamos falar mais sobre a importância da gestão de terceiros e o uso da inteligência artificial, destacando seus desafios e suas vantagens!
O papel e a importância da gestão de terceiros
Antes vista como uma prática secundária, a terceirização de serviços e parcerias estratégicas na atualidade é considerada essencial para o sucesso e competitividade de muitas empresas.
A gestão de terceiros é um conjunto de práticas voltadas à administração mais eficiente dos trabalhadores terceirizados ao longo de sua cadeia de valor, de maneira que eles cumpram corretamente as atividades para as quais foram contratados e sigam as regras da contratante.
No entanto, o gerenciamento de terceiros não se resume ao monitoramento da conformidade de terceiros, embora isso seja essencial. Ele também inclui diversos outros aspectos, como manter práticas comerciais éticas, evitar a corrupção, cuidar do impacto reputacional e dos procedimentos de segurança, entre outros.
O aumento na demanda crescente por esse tipo de trabalhador se deve a variados fatores, como:
Focar no core business
As empresas têm notado que ao delegar atividades secundárias ou não essenciais a terceiros especializados, elas podem concentrar os seus esforços e recursos no desenvolvimento de suas competências centrais, aumentando sua eficiência e produtividade dos profissionais internos.
Acessar a expertise de profissionais
Uma das principais tarefas da gestão de terceiros é facilitar para as organizações o acesso a um leque mais amplo de conhecimentos e habilidades, que podem não estar disponíveis internamente. Isso possibilita a aplicação das melhores práticas e tecnologias de ponta, sem a necessidade de desenvolver todo o processo de forma interna.
Trazer flexibilidade e agilidade
Terceirizar serviços e funções pode conferir maior flexibilidade à organização, permitindo ajustar rapidamente a capacidade e os recursos conforme a demanda do mercado. Por meio de uma gestão de qualidade é possível evitar custos fixos mais altos do que o esperado e ainda manter a agilidade nas operações.
Prevenir de riscos
Outra função importante da gestão de terceiros é prevenir riscos. Tendo em vista que a empresa pode sofrer com penalizações trabalhistas, caso o contratado não cumpra com a legislação do trabalho.
Por mais que a contratante não tenha uma relação de caráter trabalhista com os trabalhadores e especialmente empresas contratadas, a fiscalização do cumprimento das leis deve ser feito.
Desafios na gestão de terceiros
Antes de entendermos como a inteligência artificial pode contribuir na gestão de terceiros. É preciso saber quais os desafios no gerenciamento.
Seleção criteriosa de parceiros
A seleção de parceiros vem atrelada a uma série de desafios como a garantia da qualidade dos serviços, gestão de riscos e conformidade com regulamentações. O processo de recrutar terceiros precisa estar bem alinhado e contemplar todas essas questões.
Afinal, encontrar profissionais confiáveis e competentes pode ser mais complicado do que imagina. Sem contar que a seleção inadequada pode trazer problemas de qualidade, atrasos e ainda custos adicionais.
Monitorar o desempenho
Uma vez que os terceiros são contratados, monitorar o desempenho deles é fundamental. Garantir que eles cumpram os padrões de qualidade, prazos e conformidade é um desafio constante na gestão de terceiros.
E isso ainda tem interferência de contratação, modelo de trabalho (presencial, híbrido ou remoto). Então, a gestão precisa ter uma atenção ainda maior.
Fazer a integração com processos internos
Os terceiros precisam estar alinhados aos processos internos da empresa. Caso contrário, podem surgir conflitos, ineficiências e dificuldades na coordenação das atividades.
O desafio da gestão está justamente em integrar as duas partes, a fim de que elas trabalhem conjuntamente e assim os contratados estejam por dentro de quais as necessidades do seu contratante.
Manter a confidencialidade e proteção de dados
Ao envolver terceiros na operação, dados confidenciais da empresa podem ser compartilhados. Portanto, assegurar a proteção dessas informações e evitar vazamentos é crucial.
Isso inclui ter boas tecnologias que deem suporte para o armazenamento de informações e restrinja o acesso a dados apenas a profissionais autorizados. Ou seja, é preciso adotar medidas como a criptografia, alinhamento à LGPD, entre outros aspectos.
A inteligência artificial e a gestão de terceiros
Uma boa gestão de terceiros está baseada no uso de ferramentas adequadas que facilitem o trabalho dos gestores. E é então que a inteligência artificial entra, inclusive contribuindo na superação dos desafios apontados anteriormente. Separamos algumas das aplicações que podem ser feitas.
Analisar grande volume de dados
Na gestão de terceiros, é necessário analisar um alto volume de documentações que comprovam a conformidade do trabalho dos fornecedores. Essa tarefa envolve o cruzamento de informações de fontes variadas.
Nesse contexto, por exemplo, ocorrem cruzamentos entre documentos como PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) com PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) com PCMSO, além de treinamentos específicos relacionados a normas regulamentadoras (NR).
A implementação de uma ferramenta de inteligência artificial em processos permite otimizar tal tarefa, potencializando a obtenção do resultado. Isso porque a IA possibilita uma análise crítica mais aprofundada em cima dos dados fornecidos, buscando mitigar riscos que poderiam passar em uma verificação manual.
Tomar decisões mais efetivas
A gestão de terceiros que usa a inteligência artificial como aliada pode contribuir para que as empresas tomem decisões mais efetivas. Os softwares de IA têm a capacidade de analisar grandes volumes de dados relacionados a terceiros, como informações financeiras, histórico de conformidade, reputação, entre outros.
Além de fazer o processamento de dados, os algoritmos de IA podem identificar padrões e trazer insights valiosos que poderão ter influência em decisões estratégicas. Consequentemente, as empresas conseguem avaliar os riscos ligados a terceiros e definir medidas proativas para mitigá-los.
Reduzir custos
A utilização de um software de inteligência artificial na gestão de terceiros pode contribuir para uma redução significativa dos custos operacionais. Geralmente, as ferramentas automatizam várias tarefas, como avaliação de fornecedores, monitoramento de conformidade e gerenciamento de riscos.
Consequentemente, ao eliminar os processos manuais e reduzir a dependência de mão de obra, as empresas economizam não só tempo, mas também dinheiro, aumentando a eficiência e reduzindo os custos operacionais.
Automatizar pagamentos
Quando se trata da gestão de terceiros, o pagamento também faz parte das tarefas dos profissionais que atuam fazendo a interface com esses parceiros. Nesse caso, a IA pode ser usada para automatizar tarefas de gestão de contratos e processos de pagamento, garantindo que todos os acordos estejam em conformidade e que os pagamentos sejam feitos de forma correta e eficiente.
Ela também é capaz de analisar dados de gastos e identificar oportunidades de economia e otimização de custos, por exemplo, sugerindo mudanças em contratos ou fornecedores.
Monitorar o desempenho
Outra aplicação da IA é no monitoramento de desempenho dos terceirizados. A tecnologia permite acompanhar em tempo real o desenvolvimento das atividades, mas também analisar métricas de performance, identificar anomalias e alertar sobre possíveis problemas, permitindo ações imediatas.
Em resumo, a união entre gestão de terceiros e inteligência artificial traz uma série de benefícios para a empresa que adota o uso de ferramentas modernas. Como vimos, diferentes processos podem ser otimizados no gerenciamento quando se tem disponível a IA. Sem contar que com o passar do tempo será cada vez mais importante contar com esse apoio, tendo em vista a modernização das empresas, desde as maiores até as menores.
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