Os contratos fazem parte do cotidiano de todas as empresas e são a essência dos relacionamentos com clientes e fornecedores. Diante desse cenário, a gestão de contratos desempenha um papel fundamental no ciclo de compras de qualquer organização e precisa ser eficiente.
Infelizmente, para muitas empresas, os gerentes de contrato e compras ainda lutam para integrar seu trabalho e suas contribuições às operações diárias e à estratégia geral. Muito disso decorre de uma simples comunicação inadequada entre os departamentos.
Mas se as equipes dependem de processos manuais e planilhas para gerenciar todas as fases dos contratos, isso torna o gerenciamento ainda pior. Uma gestão ineficiente e demorada pode gerar custos mais altos e expõe as organizações a diversos riscos.
Por isso, neste artigo, reunimos 5 estratégias mais importantes para integrar as áreas da sua empresa e fazer uma boa gestão de contratos.
Continue lendo para saber mais!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é definida como o processo que coordena todo o ciclo de vida do contrato, desde as solicitações iniciais, cronogramas e datas de pagamento até a rescisão e renovação de um contrato.
Com o objetivo de melhorar o desempenho operacional das organizações e mitigar os riscos financeiros, as etapas desse processo abrangem a análise de desempenho em relação aos prazos e fases do contrato.
A gestão eficiente dos contratos de prestação de serviços, por exemplo, melhora a segurança jurídica e legal. Além de aumentar a produtividade da organização, facilitando o trabalho dos colaboradores e gerando melhores resultados como um todo.
Benefícios da gestão de contratos
A gestão eficaz de contratos garante que esses relacionamentos sejam eficientes e lucrativos — que sua empresa se beneficie de cada contrato e você obtenha retornos financeiros satisfatórios.
Também garante que a implementação ou entrega de cada contrato seja adequada para todas as partes envolvidas.
Esses são alguns dos benefícios que a gestão de contratos pode oferecer:
Auxilia o funcionamento dos negócios
A gestão eficiente de contratos ajudará a simplificar o funcionamento de uma organização – estrutura as expectativas do negócio, os mecanismos necessários para seu cumprimento e permite analisar como os objetivos organizacionais atendem. Os insights da gestão também podem ajudar a identificar áreas para otimização de receita e minimização de custos.
Melhora a eficiência funcional
As melhores técnicas de gestão envolvem o uso de vários softwares ou ferramentas que automatizam o processo. Ao reduzir os esforços manuais, melhora a eficiência dos negócios e possíveis erros. O pessoal pode se concentrar em aspectos mais estratégicos da gestão de contratos, como avaliar o desempenho do contrato, identificar áreas de melhoria, etc.
Minimiza os gastos
Ao estruturar o engajamento de uma organização com seus stakeholders, especialmente seus fornecedores, a gestão de contratos simplifica o rastreamento transacional e de desempenho. Aumenta a visibilidade dos gastos e melhora a transparência de onde exatamente seu dinheiro está indo.
Os gastos independentes são um dos problemas críticos que afligem os negócios, e uma maior visibilidade dos gastos ajudará você a reduzir os gastos não documentados. Ao aumentar a visibilidade dos gastos, o gerenciamento de contratos também pode ajudá-lo a identificar oportunidades de economia de custos mais altas para sua organização.
Aumenta a visibilidade dos fornecedores
Os fornecedores são hoje uma parte crucial da maioria dos negócios, pois a maioria das organizações envolve terceiros para o fornecimento de bens e serviços para facilitar seu desempenho.
A gestão de contratos auxilia no rastreamento dos fornecedores, avaliando seu desempenho com base nos critérios mencionados nos contratos e avaliando o risco do fornecedor.
Além disso, também atua como um mecanismo para a construção de relacionamentos colaborativos de longo prazo com os fornecedores, resultando em sinergias valiosas.
Impõe e melhora a conformidade
Ter um sistema de gestão de contratos que dita termos e condições e procedimentos seguidos implementa e melhora o nível de conformidade entre as partes interessadas relevantes. O aumento da conformidade invariável ajuda a mitigar um grande número de riscos dentro da organização.
É crucial, pois o relatório anual da Zycus, Pulse of Procurement 2021, identificou os riscos do contrato e a falta de conformidade como um dos principais pontos problemáticos de compras em 2021.
Agora que você já sabe alguns benefícios da gestão de contratos, certamente está com dúvidas de como integrar as áreas da sua empresa para ter uma gestão mais completa e eficiente.
Confira algumas dicas que irão te ajudar nesse processo.
5 dicas para integrar as áreas da sua empresa e fazer uma gestão de contratos eficiente
Os contratos afetam muitas áreas dentro de uma empresa e a forma como são gerenciados pode impactar significativamente os orçamentos, as operações, o atendimento ao cliente e até mesmo a imagem da empresa no mercado.
No entanto, integrar as áreas da empresa pode ser um grande desafio. Por isso, a seguir reunimos 5 dicas que irão te guiar na integração:
1. Mapeie o fluxo de trabalho de toda a empresa
Com o mapeamento do fluxo de trabalho, você pode obter facilmente uma visão geral de como os trabalhos são executados, como eles podem ser melhorados e quantas etapas são necessárias para conduzir o trabalho até seu ponto final.
Algumas organizações usam mapas como diagramas de fluxo de trabalho para tarefas processuais, para que os funcionários saibam a ordem correta a seguir em um fluxo de trabalho de processo. Por isso, se torna importantíssimo para estabelecer padrões ou procedimentos de execução da empresa.
2. Identifique pontos críticos da gestão de todos os contratos
Da mesma forma que é importante mapear o fluxo de trabalho da sua empresa, você precisa analisar os pontos críticos que estão prejudicando a gestão de cada setor.
Ao analisá-los, você pode começar a identificar as melhores práticas e inconsistências entre os setores. Então, quando chegar a hora de fazer um novo contrato com fornecedores, você poderá começar a implementar um sistema mais padronizado em todas as áreas da sua empresa.
3. Proponha um acompanhamento de datas importantes
A gestão do ciclo de vida do contrato é um dos passos mais importantes do negócio. Embora existam muitos componentes da gestão de contratos, podemos resumir o processo dividindo-o em cinco etapas claras: Pré-contratação, contratação, pré-execução, execução e encerramento.
Por meio do acompanhamento de datas importantes dos contratos como vencimentos e prazos, as empresas podem atingir todo o potencial dos contratos negociados por meio de uma melhor aplicação dos termos comerciais.
Portanto, ter um acompanhamento dessas datas importantes é indispensável, pois permite que a equipe esteja sempre preparada em caso de eventualidades. Isso garante que nenhum serviço seja interrompido dentro da empresa.
4. Garanta a colaboração da equipe durante todo o ciclo de vida dos contratos
Na maioria dos casos de negócios, o departamento jurídico supervisiona o processo de gestão de contratos. Certifique-se de que existem procedimentos ou canais de comunicação para que os contratos representem as partes interessadas.
Por meio da colaboração e comunicação entre o jurídico e outras áreas da empresa, um contrato produz os resultados desejados com riscos mínimos.
5. Integre as informações em um único sistema
A gestão de contratos voltado para o futuro requer insights sobre como melhorar os processos contratuais. Do mesmo modo, as organizações que desejam melhorar o processo de gestão em 2023 devem integrar as informações de todos os setores da empresa.
Com informações de todos os setores integradas em um único sistema, o setor jurídico da empresa tem muito mais liberdade e informação para gerenciar com foco em resultados.
Além disso, a integração dos dados também ajuda a empresa a reduzir custos e criar estratégias para aumentar a lucratividade.
6 vantagens de integrar as áreas através de um sistema único
1. Reduz os tempos de aprovação
Um sistema de gestão de contratos foi projetado para automatizar completamente seu processo de contrato. Fluxos de trabalho automatizados personalizáveis agilizam o processo de revisão e aumentam a eficiência.
Ao criar uma lista de tarefas dinâmicas de fluxo de trabalho, você pode verificar rapidamente todos os contratos para ter uma ideia melhor do estado atual das coisas em sua empresa.
Com base nessas informações, você pode notificar os responsáveis para lembrá-los sobre as próximas etapas ou definir procedimentos de escalonamento.
2. Aumenta a visibilidade do contrato
Ao contrário dos sistemas de gestão baseados em papel, armazenar todos os arquivos em um repositório digital centralizado permite a conformidade ideal e relatórios abrangentes. Ao centralizar o repositório de contratos, você pode garantir que sua equipe esteja trabalhando com os modelos de contrato mais atualizados e usando as cláusulas mais recentes.
Além disso, você pode capacitar sua força de trabalho móvel concedendo-lhes acesso à plataforma por meio de um sistema protegido por senha. Dessa forma, todos os modelos e cláusulas de contrato mais recentes estão disponíveis para todos os colaboradores autorizados a qualquer momento e em qualquer lugar.
3. Melhorar a preparação da auditoria
Um software de gestão de contratos digitais deve oferecer um portal centralizado com recursos como trilhas de auditoria que fornecem acesso a todo o histórico de contratos com apenas um clique.
Dessa forma, sua empresa pode manter um histórico de contrato preciso para auditoria e manter uma trilha de auditoria completa para conformidade com a legislação.
4. Você nunca mais vai perder uma data de renovação
Ao arquivar contratos automaticamente após a expiração e usar notificações de alerta com base nas regras especificadas, você pode aumentar o reconhecimento da renovação.
Com um software integrado, você pode configurar alarmes usando configurações padrão ou configurações personalizadas, como recorrência. Esses alarmes não serão redefinidos até que o próximo marco seja alcançado pelo membro da equipe designado, para que você possa ter certeza de que a ação está sendo tomada em relação à data de renovação.
5. Economiza tempo
Gerenciar contratos manualmente é um processo trabalhoso e demorado. Envolve o envio e recebimento de correspondência, impressão, assinatura de cópias em papel, digitalização e upload para compartilhar.
Não termina aqui. Você precisa acompanhar as datas de vencimento e todas as partes envolvidas e o que elas concordaram. Sempre que você modificar um contrato, terá que repetir todo o processo.
Com um software de gestão, você não precisa lidar com tarefas repetitivas. Entretanto, este software não substitui você ou sua equipe; ele só auxilia nas tarefas diárias.
Ele armazena todas as versões de um contrato em um só lugar e é organizado em um formato fácil de encontrar, para que os usuários possam recuperar rapidamente a versão mais atual.
6. Melhora a gestão de documentos
Não haverá mais armazenamento de documentos físicos ou armários de arquivo bagunçados. Os colaboradores podem digitalizar documentos em papel para que toda a documentação relevante para o contrato esteja disponível em um único local.
Além disso, você pode importar contratos eletrônicos de qualquer tipo e exibir o status do documento e outros detalhes relevantes para cada um deles.
Como um sistema de gestão de terceiros pode me ajudar?
Muitas organizações estão migrando para um único sistema que integra a solução de gestão de contratos de terceirizados como parte da função de compras para ajudá-los a reduzir custos e gerenciar riscos.
Ao implementar tecnologias como o software da Wehandle nas áreas de compras, gestão de fornecedores e gerenciamento de contratos, os profissionais poderão impulsionar o desempenho competitivo nessas áreas estratégicas.
A solução da Wehandle ajuda as organizações a mitigar diversos riscos, bem como garantir que você esteja fazendo negócio com os melhores fornecedores. Além de executar homologações mais rapidamente, controlar documentos de terceiros e consequentemente melhorar a eficiência do processo em todas as áreas.
Como você viu, agilizar e integrar todos os envolvidos no processo de contratos é sinônimo de uma gestão eficiente. Se você quer otimizar o tempo de contratação de fornecedores, fale com um de nossos especialistas ainda hoje!