Ter alta produtividade e bons resultados financeiros são dois dos principais objetivos das empresas. Mas para que seja possível alcançar tal patamar é necessário ajustes.
Por exemplo, se você quer maior produtividade a atuação da sua equipe precisará ser ajustada. Da mesma maneira, a empresa precisa buscar equilíbrio entre os custos e investimentos, deve evitar desperdícios. Se o seu objetivo é fazer mais com menos, você deve pensar focado na eficiência operacional.
Neste artigo, vamos explicar melhor o que é a eficiência operacional, bem como trazer dicas que vão ajudar durante essa jornada e os benefícios que podem ser conquistados. Boa leitura!
O que é eficiência operacional?
A eficiência operacional é a busca por um melhor desempenho por meio do uso de técnicas de gestão como: qualidade total, parcerias estratégicas, reengenharia e gestão da mudança sem usar ainda mais custos para isso. Ou seja, o foco está em aprimorar processos que ajudem no aumento da produtividade, qualidade, redução de custos da operação.
Por isso, a eficiência operacional é a melhor forma de garantir que seus investimentos produzam um retorno sustentável. A partir do momento que a organização atinge a sua máxima eficiência, ela terá um retorno maior sobre seus investimentos.
Diferença entre estratégia e eficiência operacional
É bastante comum a confusão entre a eficiência operacional e estratégia, mas é preciso deixar claro que os conceitos são diferentes. Michael Porter publicou um artigo em 1996 na Harvard Business Review no qual explicou bem tais diferenças.
De maneira simplificada, enquanto a eficiência operacional é a capacidade de fazer melhor coisas que a concorrência já faz, a estratégia é fazer coisas que o concorrente não faz e, assim, ganhar destaque no mercado.
Como medir a eficiência operacional?
O cálculo da eficiência operacional não é complexo. Para isso você vai precisar dividir o que foi produzido (o que inclui receita, vendas, entre outros) pelos custos (recursos, horas trabalhadas, quadro de profissionais e outros).
A ideia da eficiência operacional, como já destacamos, é produzir o mesmo resultado gastando menos. Inclusive esses números ajudarão a saber se a produtividade e os recursos investidos estão condizentes com a realidade da empresa. Vale a pena ter esses dados anotados, afinal, você vai precisar deles quando quiser implementar melhorias.
Como melhorar a eficiência operacional da sua empresa?
Uma operação eficaz depende de uma série de fatores. Por isso, confira algumas dicas que vão te ajudar nesse processo!
Mapeie os processos
O mapeamento consiste em uma técnica usada para estruturar visualmente os fluxos de trabalho e os processos. Ele envolve a criação de um mapa de processos, também conhecido como fluxograma ou diagrama do fluxo de trabalho.
Ao fazer essa tarefa você consegue ter uma visualização melhor sobre como as tarefas na empresa são executadas e, a partir disso, identificar lacunas e melhorias que podem ser implementadas para que a equipe seja mais eficiente.
Treine a sua equipe
Depois de mapear os processos e entender o que precisa ser melhorado é hora de treinar a sua equipe. Os profissionais serão peças-chaves para tornar a organização mais produtiva e lidar com os desafios que surgirem no dia a dia.
Tendo em vista as mudanças constantes movidas pela transformação digital, é preciso investir em capacitações e treinamentos constantes, assim, a empresa acompanhará as principais mudanças. Sem contar que isso também terá impacto na otimização do uso de recursos, sejam eles equipamentos ou financeiros.
Conheça a realidade do negócio
É muito importante estudar a situação da empresa e o posicionamento diante da concorrência. Faça a correção de processos que não atendem às necessidades da organização. Uma boa dica é contar com a atuação da liderança para que ela produza relatórios periódicos com dados da operação.
Aliás, falando da realidade do negócio, conheça também quais os custos operacionais. Saber identificá-los será essencial para evitar desperdícios, que podem alterar o preço final dos produtos ou serviços. Portanto, se existirem erros nos processos, eles devem ser mapeados e corrigidos.
Organize as tarefas
Outra dica importante para trazer mais eficiência operacional para a empresa é organizar as tarefas de maneira estratégica na medida em que novos desafios surgirem e outras tecnologias forem lançadas.
A adaptação da empresa vai ajudar na otimização de tarefas, fazendo com que os colaboradores foquem no que de fato é importante. Avalie o planejamento empresarial, identifique os erros e acertos, bem como as oportunidades e limitações da empresa, priorizando o que tem mais impacto no negócio.
Esteja disposto a fazer adaptações
Processos, colaboradores e sistemas precisam ser flexíveis. Por exemplo, processos de fácil implantação podem ter impacto positivo direto na competitividade do negócio. Já aqueles muito complexos e que apenas poucos profissionais dominam podem exigir um maior tempo de dedicação por parte da equipe.
Lembre-se de que os negócios nunca são estáticos, não importa o setor. Estar disposto a se adaptar é um dos principais segredos das empresas com maior eficiência operacional. Afinal, elas sabem que se uma estratégia não está funcionando é preciso recorrer a outra para alcançar o objetivo desejado.
Meça os resultados
Não dá para falar em eficiência sem medir os resultados das suas ações. Portanto, colete os dados para saber se as mudanças implementadas estão surtindo efeito. Lembra quando falamos sobre o cálculo da eficiência operacional?
A tecnologia pode ajudar bastante nesse processo, principalmente, por centralizar dados. Mas existem outros pontos que impactam na eficiência operacional, que vamos explicar melhor adiante.
Quais os benefícios trazidos pela eficiência operacional?
Existem vários ganhos trazidos pela eficiência operacional. Confira a seguir como a empresa pode se beneficiar!
1) Redução de custos
Um dos mais significativos benefícios é a redução de custos. Ao revisar os processos, é possível encontrar itens para economizar investimento, como fornecedores com melhores preços e condições de pagamento.
2) Diminuição dos desperdícios
Em muitas ocasiões os custos altos estão ligados ao desperdício durante as operações. Portanto, revisar os processos ajudará os gestores a identificarem onde os recursos estão sendo utilizados de forma incorreta. A partir disso, é possível implementar novos processos que reduzirão as perdas responsáveis pela alta nos custos.
3) Aumento da produtividade
Sem dúvidas, uma das principais vantagens da eficiência operacional é o aumento da produtividade da equipe. Aplicar novos métodos de operação e reconhecer os pontos fracos da empresa permitirão uma atuação mais certeira na correção de erros.
De que maneira a tecnologia impacta a eficiência operacional?
A tecnologia é uma dos aspectos de maior impacto na eficiência operacional, afinal, sem ela, muitos processos vão continuar manuais e gerar custos desnecessários.
Logo, investir em ferramentas que automatizam processos complexos ou mesmo que envolvam o trabalho repetitivo contribuem para que os colaboradores se concentrem em tarefas que de fato precisam da sua atenção.
Por exemplo, se a sua empresa precisa lidar com documentação de terceiros, realizar a validação e monitorar esses arquivos, é necessário contar com uma tecnologia que o auxilie no processo. Imagine fazer todas as ações manualmente? Além de trabalhoso, isso pode comprometer a operação e a sua eficácia.
Com a plataforma de gestão da Wehandle, você consegue ter maior eficiência operacional com:
- validação: são feitas as validações de todos os documentos;
- integração: podem ser executadas as integrações a distância (EAD);
- comunicação: são enviados avisos aos prestadores de serviços sobre vencimento e pendências.
Como mostrado no artigo, a eficiência operacional não pode ser simplificada apenas a produzir mais com os mesmos recursos. Ela também diz respeito a identificar em quais áreas existem desperdícios, mas também a ações que podem ser implementadas para aumentar a produtividade, como implementar soluções tecnológicas.
Aproveite as dicas para tornar a sua empresa mais eficiente. Se tiver dúvidas sobre o assunto, deixe o seu comentário!