Em 2022, a carga tributária bruta do Governo Geral (federal, estadual e municipal) alcançou a marca de 33,71% do PIB, sendo o maior percentual observado na série histórica iniciada em 2010.
O alto volume de impostos e o complexo sistema tributário no Brasil já são bastante conhecidos pelas empresas. Afinal, o contato com eles começa ainda na abertura do negócio. À medida que o negócio se desenvolve, a complexidade vai crescendo, assim como a necessidade de manter o compliance tributário em dia.
Dada a importância de manter a conformidade em dia, neste artigo vamos explicar mais sobre o compliance tributário, impactos trazidos por ele, como fazer a implementação e outros aspectos!
O que é compliance tributário?
Compliance tributário é o termo usado para definir um conjunto de práticas que visam garantir o efetivo cumprimento da legislação tributária que regem um negócio, protegendo-a assim contra riscos e autuações. Ou seja, são medidas internas adotadas por uma empresa para garantir que ela está de acordo com a lei, evitando assim o não pagamento ou o pagamento incorreto de tributos.
Geralmente, a gestão dos tributos e a organização do pagamento dos mesmos é feita por um especialista na área. A presença desse profissional é mais comum em empresas de grande porte, visando garantir que o apagamento e adequação às regras sejam feitos de forma correta e segura.
Para que serve?
A principal função do compliance tributário é manter uma empresa em dia com as suas obrigações legais referentes ao pagamento de tributos. Ou seja, ajuda a evitar multas e penalidades fiscais que podem ser impostas a empresas que não cumprem suas obrigações.
Além disso, previne contra erros e atrasos de pagamentos, reduzindo os riscos de auditorias fiscais e litígios tributários. Vale a pena destacar que o compliance tributário também ajuda a trazer outros benefícios para a empresa, como ter prioridade no ressarcimento de programas tributários governamentais.
Isso sem contar que é um guia para os colaboradores que precisam lidar com a parte tributária do negócio, facilitando assim o conhecimento sobre ações para serem tomadas em diferentes situações.
Quais as obrigações de um setor de compliance tributário?
Como visto, o departamento de compliance tributário é responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos tributários. Por isso, as suas obrigações incluem:
- monitoramento e atualização: acompanhamento constantemente as mudanças nas leis fiscais e regulamentações para garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as obrigações tributárias;
- elaboração de políticas e procedimentos: desenvolvimento de diretrizes internas que estabeleçam padrões claros de conformidade tributária dentro da organização;
- treinamento: fornecer capacitação aos colaboradores, especialmente àqueles que lidam com questões tributárias, para garantir que eles compreendam quais são as suas responsabilidades e estejam cientes também das obrigações da empresa;
- auditoria: realizar auditorias internas regulares para avaliar o cumprimento das obrigações e identificar áreas que não apresentam conformidade;
- relatórios: preparar relatórios periódicos para a alta administração e órgãos reguladores que destaquem o estado de conformidade fiscal da empresa;
- resolução de não conformidades: quando identificadas não conformidades, o departamento de compliance tributário deve trabalhar com outras áreas da empresa para corrigir os problemas e implementar medidas corretivas;
- manutenção de registros: manter dados detalhados e precisos de todas as transações fiscais e arquivos relacionados para fins de gestão de documentação e auditoria;
- ética e integridade: promover uma cultura de ética e integridade em toda a organização, incentivando os funcionários a cumprir a legislação tributária de forma honesta e ética.
Como implementar o compliance tributário?
A implementação do compliance tributário vai envolver a criação de um sistema eficaz para garantir que a empresa tenha não só conhecimento sobre normas e regulamentos tributários, mas também coloque em andamento boas práticas para mitigar erros e riscos.
Aqui estão os passos gerais para implementar um programa de compliance tributário:
Comprometimento da alta administração
O primeiro passo é obter o comprometimento da alta administração da empresa. A liderança deve entender a importância do compliance tributário e apoiar o processo de implementação.
É papel dos gestores desenvolverem políticas e procedimentos internos que estabeleçam padrões claros de conformidade tributária. Tais documentos devem ser claros, concisos e amplamente comunicados aos colaboradores.
Formação de uma equipe de compliance
Falando em colaboradores, é importante designar ou contratar profissionais que tenham experiência em questões fiscais e tributárias para liderar o departamento de compliance tributário. Até mesmo porque eles são ponto de referência no assunto dentro da organização, logo, eles precisam ter amplo conhecimento na área.
Mas não se esqueça, mesmo com experiência, a empresa precisa fornecer treinamento para colaboradores em todos os níveis da empresa. É necessário garantir que eles compreendam suas responsabilidades e as implicações fiscais de suas ações.
Avaliação de Riscos
Outro ponto relevante é que ao implementar o compliance tributário é preciso realizar uma análise abrangente dos riscos fiscais da empresa.
Identifique áreas de alto risco, como transações internacionais, incentivos fiscais ou estruturas fiscais complexas. O objetivo é saber se existem fraudes internas, mas também entender se algum dado está sendo ocultado, por exemplo.
Implementação de ferramentas e tecnologia
Durante a implementação, é preciso lembrar da necessidade de contar com a tecnologia para facilitar o processamento de dados tributários. Por isso, escolha sistemas de software apropriados para facilitar o gerenciamento de informações fiscais, relatórios e auditorias.
Auditorias
Realize auditorias internas regulares para avaliar o cumprimento das obrigações fiscais e identificar áreas de não conformidade. Isso também envolve monitoramento contínuo das transações fiscais.
Se identificar não conformidades, trabalhe com outras áreas da empresa para corrigir os problemas e implementar medidas corretivas.
Documentação adequada
Mantenha registros detalhados e precisos de todas as transações fiscais e documentos relacionados para fins de documentação e auditoria. Avalie a conformidade fiscal de terceiros, como parceiros de negócios, fornecedores e clientes que possam ter um impacto na conformidade fiscal da empresa.
Por exemplo, um fornecedor com implicações na área tributária pode afetar a adequação da empresa ao mercado, bem como a imagem da marca.
Revisões e atualizações contínuas
Revise regularmente as políticas e procedimentos de compliance tributário para garantir que estejam alinhados com as mudanças nas leis fiscais.
Além disso, promova uma cultura de ética e integridade em toda a organização, incentivando os funcionários a cumprir as leis fiscais de forma honesta e ética.
Quais as vantagens do compliance tributário nas organizações?
Ter um compliance tributário traz uma série de benefícios para a empresa. Diante disso, a sua implementação deve ser vista como um investimento, devido ao retorno positivo trazido ao longo do tempo.
Entre as principais vantagens está a garantia de maior segurança jurídica. Estar de acordo com a legislação é algo positivo para a reputação e imagem da marca, demonstrando credibilidade e compromisso, tendo em vista que os tributos contribuem para o funcionamento da sociedade.
Existe também a questão de organização, sendo possível definir fluxo de caixa para sua empresa por meio de ferramenta de controles fiscais internos. Com isso, é possível controlar as datas dos pagamentos dos impostos, data de transmissão dos arquivos eletrônicos ao Fisco (SPED Fiscal, EFD ICMS, ECF, etc), entre outros.
Outro aspecto relevante é que por meio do compliance tributário é possível detectar facilmente qualquer erro de processo que possa resultar em uma infração. Além disso, não existem erros ou atrasos no pagamento dos tributos, o que contribui para a redução dos custos, tendo em vista que não há qualquer desembolso com multas ou despesas judiciais para reparar erros.
Como foi possível ler ao longo do artigo, o compliance tributário é peça-chave na organização fiscal da empresa e na criação de uma boa relação governamental. São vários os benefícios da sua implementação, por isso, vale a pena dar uma atenção especial a essas questões.
Agora que você já conhece melhor sobre o compliance tributário, o convidamos a ler o nosso artigo: Gestão de Riscos e Compliance: qual a relação entre eles?
