Fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes preestabelecidas é a principal função do compliance. Em um mundo em que as informações se tornaram um dos bens mais importantes para as empresas, seguir a legislação para manter os dados seguros é indispensável.
Não só os dados de clientes e stakeholders devem ser mantidos seguros, mas também o do quadro de colaboradores, fornecedores e terceiros. Diante disso, o compliance de dados no RH é um desafio.
Neste artigo, você vai entender mais sobre os riscos de não seguir o compliance, a importância de proteger dados e muito mais. Confira!
O que é o compliance de dados no RH?
O compliance de dados no RH é um conjunto de práticas e políticas que uma organização implementa para garantir que as informações pessoais dos funcionários e terceiros estejam em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis.
Isso é especialmente importante em um mundo onde a privacidade e segurança das informações pessoais são cada vez mais valorizadas.
Dito isso, a função do setor de RH em relação ao compliance de dados é assegurar que todas as práticas relacionadas ao armazenamento, processamento e uso de dados dos colaboradores e terceiros estejam alinhadas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A LGPD tem ao todo 10 bases legais, que indicam as situações em que as empresas têm permissão para realizar o tratamento de dados para respeitar a política de privacidade. Sendo elas:
- consentimento;
- legítimo interesse;
- obrigação legal regulatória;
- execução de políticas públicas;
- proteção à vida;
- realização de estudos por órgão de pesquisa
- execução de contratos;
- tutela da saúde;
- exercício regular de direito;
- proteção ao crédito.
Qual a importância de proteger dados pessoais?
Tendo em vista que o compliance de dados no RH visa a proteção de dados, vamos entender melhor agora qual o impacto disso para a empresa.
Os dados pessoais dos funcionários podem incluir uma variedade de informações sensíveis, como nome, endereço, número de seguro social, dados bancários, informações médicas, entre outros. Diante disso, é indispensável que essas informações possam ser protegidas, visando garantir não só a privacidade, mas também a segurança dos funcionários.
Além disso, quando os funcionários têm a certeza de que suas informações pessoais estão sendo tratadas com cuidado e segurança, isso ajuda a construir confiança e credibilidade entre eles e a organização. Profissionais mais confiantes tendem a ser mais engajados e produtivos.
A segurança dos dados no RH também está ligada à segurança cibernética da organização como um todo. Dados pessoais inadequadamente protegidos podem ser uma porta de entrada para ciberataques e ameaças à segurança da empresa, afetando até mesmo a imagem diante do público externo.
Por fim, a proteção de dados no RH também está relacionada à prevenção de discriminação e violação dos direitos dos funcionários. O uso indevido de informações pessoais pode resultar em tratamento desigual, violando leis antidiscriminatórias.
Quais as consequências de não contar com o compliance de dados no RH?
Tendo em vista a importância da segurança de informações, saiba quais as consequências de não implementar o compliance de dados no RH.
Multas e penalidades legais
Uma das consequências mais imediatas e significativas da falta de compliance de dados no RH são as multas e penalidades legais impostas pelas autoridades regulatórias.
No Brasil, por exemplo, temos a Lei Geral de Proteção de Dados. O não cumprimento da mesma pode resultar em multas substanciais, que podem representar uma grande despesa para a organização.
As multas podem atingir até 2% do faturamento anual da empresa, restringindo-se a um total de R$ 50 milhões por infração. Em caso de violações específicas, como o tratamento inadequado de dados sensíveis, as multas podem alcançar valores ainda maiores.
Além disso, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) poderá impor advertências, bem como bloqueio temporário de acesso aos dados pessoais e até mesmo proibir de forma total ou parcial o tratamento de dados.
Danos à reputação da empresa
A violação de dados pode ter um impacto significativo na reputação da empresa. Se os funcionários ou o público em geral perceberem que a organização não protege adequadamente suas informações pessoais, isso pode levar a uma perda de confiança do público.
A imagem da marca pode ser manchada, afetando a capacidade de atrair talentos, clientes e investidores, mas também de fornecedores. Afinal, se ela não conseguiu conter o vazamento de informações de colaboradores, quem garante que isso acontecerá com os outros públicos com os quais ela lida?
Litígios e ações judiciais
Funcionários ou terceiros prejudicados por violações de dados podem entrar com ações judiciais contra a organização. Isso pode resultar em custos legais substanciais, além de danos financeiros e de reputação.
Por exemplo, as pessoas afetadas por uma violação de dados têm o direito de buscar compensação pelos danos sofridos. Isso pode incluir danos financeiros (como perda de dinheiro devido a fraude), danos à reputação, danos morais, custos para monitoramento de crédito e outras despesas relacionadas à recuperação da violação.
Além disso, os tribunais podem ordenar que a organização tome medidas corretivas para garantir a segurança e proteção dos dados no futuro, como auditorias de segurança, implementação de medidas de segurança adicionais, revisão de políticas de proteção de dados e outros.
Impacto na produtividade
A falta de proteção adequada dos dados dos funcionários também pode impactar na moral e produtividade da equipe. Os colaboradores podem se sentir inseguros ao saber que suas informações pessoais estão em risco, o que pode afetar seu desempenho e engajamento no trabalho.
Ainda colocamos nesse grupo os terceiros. Imagine os fornecedores que têm informações vazadas, provavelmente, eles se sentirão impelidos em tornar a fazer negócio com a empresa. Afinal, isso pode até mesmo prejudicá-los com outros contratantes.
Problemas operacionais e de conformidade
A falta de compliance de dados no RH pode levar a problemas operacionais, como dificuldades na realização de processos de RH, falhas na gestão de benefícios e dificuldades no recrutamento e retenção de talentos. Além disso, pode resultar em não conformidade com outras regulamentações trabalhistas e de RH.
Sem contar que poderá comprometer a captação de prestadores de serviços, pois eles podem se sentir inseguros, atrapalhando assim a continuidade da operação. Ou seja, a empresa poderá ter sua produção atrasada, impactando as entregas para os clientes.
Custos de recuperação
Em caso de violação de dados, a organização terá que arcar com os custos de investigação, notificação de afetados, recuperação de sistemas comprometidos e implementação de medidas corretivas. Esses custos podem ser significativos e afetar negativamente o orçamento da empresa.
Inclusive, os gastos legais associados a ações judiciais relacionadas a violações de dados podem ser substanciais, incluindo: honorários advocatícios, custos de investigação, despesas judiciais e outros.
Como a Wehandle pode contribuir para a manutenção do compliance de dados no RH?
A atenção e o cuidado no tratamento e armazenamento de informações são essenciais. No entanto, para alcançar o compliance de dados no RH é preciso manter a diligência dos processos, seguir a legislação e políticas internas, além de fazer uso de relatórios mensais.
Para tornar essas tarefas mais simples é importante usar uma ferramenta que permita armazenar e centralizar as informações em um só lugar. Consequentemente, ficará mais fácil automatizar processos de RH, mas também controlar o acesso a dados, entre várias outras funções.
A Wehandle pode te ajudar nessa missão por meio do nosso software de gestão de documentos, você tem acesso a uma solução que permite organizar os arquivos importantes da sua empresa. Além disso, a ferramenta conta com tecnologia que traz mais segurança às informações, contribuindo assim para o compliance de dados no RH.
Entenda como podemos ajudá-lo, entre em contato com um de nossos especialistas e saiba como implementar a Wehandle no seu negócio!
