A gestão de documentos é um processo importante para o fluxo de trabalho de uma empresa que necessita gerenciar a documentação de seus terceiros. Mas se sua organização ainda estiver utilizando um sistema manual, isso lhe custará uma quantidade enorme de tempo e dinheiro desperdiçados.
Além de custos com armazenamento, a empresa pode enfrentar duras penalidades caso ocorra a perda ou dano a algum documento importante de colaboradores.
Ao utilizar um sistema de gestão de documentos eficaz, você economiza uma quantia significativa de dinheiro a cada ano. Afinal, essa implementação é muito mais econômica do que você imagina.
Portanto, neste artigo, analisaremos como um software de gestão de documentos pode reduzir seus custos operacionais e melhorar seu fluxo de trabalho. Continue conosco!
O que é gestão de documentos?
Antes de tudo, a gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, guias fiscais, documentos de colaboradores e folha de pagamento. Pode ser feito de forma física ou digital, de acordo com a natureza dos documentos e os recursos disponíveis na empresa.
Ao longo dos anos, o volume de arquivos produzidos pela empresa aumenta exponencialmente. Isso gera problemas de falta de espaço, lentidão de processos e até perda de informações importantes, o que torna a gestão de documentos absolutamente necessária para o funcionamento sustentável da organização. Principalmente quando falamos em gerenciar documentos de terceiros.
Como um software de gestão de documentos pode reduzir custos operacionais?
Os documentos são indispensáveis para o bom fluxo de comunicação entre uma empresa e seus principais stakeholders. Se um documento importante for perdido, danificado ou roubado, as consequências para o negócio podem ser negativas ou até desastrosas. As organizações, portanto, gastam recursos substanciais no armazenamento, gerenciamento e recuperação de documentos.
Os avanços tecnológicos da última década nos deram uma maneira fácil e eficaz de gerenciar documentos, digitalizando-os e armazenando-os em formatos eletrônicos. Softwares especializados em gestão de documentos de terceiros como a wehandle, podem mudar radicalmente a maneira como você conduz suas operações e proporcionar economia de custos de várias formas.
Aqui estão alguns custos operacionais específicos que terão uma redução significativa:
Custos com equipamentos e suprimentos
A mudança de um sistema manual baseado em papel para um sistema de gestão de documentos digitais elimina a necessidade de adquirir equipamentos de armazenamento caros e outros suprimentos relacionados. Por exemplo, você não precisará mais de armários, impressoras, papel, toner e outros custos relacionados à manutenção.
Sendo assim, investir em arquivamento físico e espaço de armazenamento é um verdadeiro desperdício de recursos. Um sistema de gestão de documentos poupa você dessas despesas.
Custos com espaço de armazenamento
Os processos de contratação de terceiros podem gerar uma pilha de papéis que requer espaço de armazenamento físico, portanto, as organizações que não digitalizaram precisam de espaços de escritório maiores.
A gestão de documentos digitais, por outro lado, prioriza os registros eletrônicos, o que significa que você pode reduzir o espaço necessário para armazenar cópias impressas e diminuir os custos operacionais, maximizando o espaço de armazenamento atual.
Custos de cópia e impressão
Você sabia que utilizar registros digitais em vez de documentos em papel elimina a necessidade de fazer várias cópias do mesmo documento? Com um sistema de gestão eletrônico de documentos, as cópias primárias de cada documento são criadas em local centralizado onde podem ser acessadas por qualquer pessoa com autorização, economizando tempo e dinheiro.
Assim, você ganha economia na compra e manutenção de copiadoras e papelaria de impressão.
Custos de realocação
A realocação de uma empresa pode ser desafiadora, especialmente se você tiver que mover centenas e milhares de documentos físicos com armários de armazenamento e recolocá-los novamente em um novo local sem perdas ou danos. O tempo, trabalho e dinheiro que tal movimento requer podem ser altos. Com documentos digitais, a realocação pode ser tão simples quanto fazer login em um sistema de gestão de documentos.
Custos de segurança e recuperação
Os documentos físicos representam um desafio não apenas no armazenamento e manutenção, mas também na segurança dos dados. A perda de uma violação de dados pode sobrecarregar seus negócios quando você menos espera. Para evitar tais perdas, as empresas são obrigadas a investir fortemente na implementação e manutenção de sistemas de segurança física.
Por isso, ao adotar sistemas de gestão de documentos com recursos de segurança integrados e armazenamento em nuvem, a recuperação de documentos torna-se mais fácil.
Custos com perda de tempo produtivo
Os sistemas de gestão de documentos reduzem o tempo que seus funcionários gastam em atividades improdutivas, como pesquisar documentos, fazer cópias ou organizar arquivos. Esse tempo pode ser gasto em atividades principais que contribuem diretamente para seus resultados.
Todas essas economias podem resultar em um grande impacto na saúde financeira de sua empresa a longo prazo. Portanto, se você deseja reduzir custos e aumentar seus lucros, sua melhor aposta é contratar um serviço confiável de gestão de documentos.
Custos com passivos trabalhistas
Esses custos podem ocorrer devido à falha ou inexistência de documentos armazenados. Por isso, é extremamente importante manter um controle rígido sobre os documentos de terceiros. Com um sistema de gestão de documentos, você tem sempre acesso fácil a contratos, folhas de pagamento, planilhas de horas, cópias de atestados médicos, entre outros registros importantes.
No caso de ações trabalhistas, esses documentos farão toda a diferença na organização de sua defesa e na construção de provas a seu favor. Afinal, cabe ao empregador apresentar documentos relativos ao vínculo empregatício.
Por que investir em um software de gestão de documentos?
Existem vários benefícios com a implementação de um sistema de gestão de documentos. Enquanto funcionários descuidados ou desatentos podem perder, extraviar ou danificar documentos em papel, os documentos digitais são mais difíceis de manipular de forma errada.
Com um sistema de gestão de documentos, você pode facilmente pesquisar, localizar, analisar, organizar, enviar, receber e gerenciar arquivos eletrônicos. Já com a gestão manual, por outro lado, você deve classificar e manter os registros fisicamente, e isso demanda muito mais tempo.
Ao reduzir o tempo que os funcionários levam para fazer seus trabalhos, a gestão de documentos digitais pode aumentar sua eficiência e produtividade, o que significa menos custos e resultados mais saudáveis.
Agora que você já sabe porque investir em gestão de documentos, vamos descobrir quais são as características de um bom sistema de gestão de documentos de terceiros.
Quais são as principais características de um bom software de gestão de documentos?
1. Armazenamento em nuvem
Hoje em dia, praticamente tudo nos negócios acontece online. Como provavelmente você precisará fazer upload e download de documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, o armazenamento em nuvem se torna obrigatório.
2. Organização inteligente
Manipular muitos documentos pode rapidamente se tornar algo problemático. Isso é especialmente verdadeiro para empresas em crescimento. Quanto maior for a empresa, maior a probabilidade de haver mais e mais documentos para organizar.
Nesse caso, a funcionalidade de pesquisa, como categorização e marcação, são dois exemplos de como você poderá encontrar arquivos rapidamente.
3. Uma interface amigável
Para uso diário, é importante certificar-se de que o software apresente uma interface de usuário atraente e de fácil uso.
4. Recursos de pesquisa robustos
É essencial poder pesquisar e encontrar rapidamente o documento necessário. Um mecanismo de pesquisa robusto pode ajudá-lo a navegar com precisão, economizando muito tempo.
5. Controle de vencimentos e pendências
Para uma gestão de documentos eficaz, é importante além de armazenamento, contar com o controle de vencimentos e pendências. Portanto, com um bom software de gestão de documentos, você passa a receber alertas automáticos quando algum documento estiver próximo do vencimento ou até mesmo pendente.
Gerencie documentos de terceiros com a wehandle
Se você chegou até aqui, já sabe porque investir em gestão de documentos é essencial e também já conhece quais são os principais recursos de um bom sistema de gestão documental.
A wehandle é a solução perfeita para empresas que lidam diariamente com um grande volume de documentos de terceiros. Pois possibilita a redução de custos operacionais diminuindo o tempo de manutenção e organização de documentos, além de melhorar e otimizar seus processos.
Por meio de uma plataforma tecnológica robusta e inovadora, garantimos não somente o armazenamento seguro, mas também o controle e o monitoramento dos documentos. Dispomos de um software completo e totalmente flexível que permite organizar e acompanhar documentos de terceiros, com rapidez e sem burocracia.
Com ajuda da tecnologia e automação, realizamos validações e monitoramento das documentações fornecidas por terceiros. Além disso, a plataforma possui a funcionalidade de emitir alertas quando algum documento está próximo do vencimento ou pendente.
Dessa forma, garantimos que sua empresa não corra riscos financeiros e trabalhistas, seja por ausência ou vencimento de documentos.
Tem interesse em implementar uma solução de gestão documental de terceiros, mas não sabe por onde começar? Fale com um de nossos especialistas sobre suas necessidades e nós iremos te ajudar!
