As certidões trabalhistas são documentos cruciais para a manutenção da organização empresarial. Pendências trabalhistas podem causar uma enorme dor de cabeça quando não são solucionadas, daí a importância de manter em dia os documentos.
Não é nada difícil que questões ligadas ao trabalho surjam, eventualmente será necessário responder a algum processo, como horas extras. Independentemente do motivo, é necessário entender bem sobre as certidões trabalhistas.
Por isso, continue a leitura para conhecer melhor o assunto e descobrir como ficar em dia com as obrigações!
O que são certidões trabalhistas?
As certidões trabalhistas visam informar se existem processos tramitando contra pessoa ou empresa, na circunscrição do Regional pesquisado, não importa em qual etapa o processo esteja. Elas podem ser obtidas de forma online e gratuita, basta para isso informar o CPF ou CNPJ da pessoa física ou jurídica pesquisada.
Depois da exibição do nome do solicitado, é preciso selecionar a abrangência da jurisdição desejada. É possível também escolher fazer a pesquisa por um período indefinido ou um intervalo de tempo específico. Quando a solicitação é feita, um documento em PDF é gerado. A sua validação pode ser realizada em seguida, por meio do código de verificação de autenticidade.
Onde emitir as certidões trabalhistas?
É bem simples emitir as certidões trabalhistas. Para isso, é necessário acessar o sistema do Processo Judicial Eletrônico (PJe), que foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).
O objetivo do portal é permitir a prática dos atos processuais, mas também facilitar o acompanhamento de cada ação. Para acessá-lo é necessário ter em mãos o CNPJ ou CPF e fazer a pesquisa direto no sistema.
As certidões têm validade de 180 dias e é provável que a empresa tenha que gerá-las constantemente e manter a guarda deste documento. Isso é importante para acompanhar os processos ajuizados em nome da empresa.
É preciso ter em mente que a certidão aponta apenas a existência do processo e o número dele. Ela não traz dados sobre a fase processual em que se encontra ou o seu resultado.
Quais os principais tipos de certidões trabalhistas?
Existem dois tipos principais de certidões trabalhistas:
- Certidão de Feitos Trabalhistas;
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.
Certidão de Feitos Trabalhistas
A Certidão de Feitos Trabalhistas verifica a existência ou inexistência de ação trabalhista em nome da pessoa física ou jurídica indicada no requerimento da certidão. Ou seja, elenca todos os processos que a empresa possa ter.
Para fazer a emissão, o passo a passo é:
- acessar o site do Tribunal Superior do Trabalho;
- clique na opção “Serviços”, presente no menu superior;
- depois no menu suspenso, vá em “Certidões” e depois a opção “Certidões de Feitos Trabalhistas”;
- acesse emitir para gerar um novo certificado;
- insira a raiz do CNPJ e clique em “Emitir”.
Anteriormente, esse processo era pago. No entanto, por ser um processo online, atualmente, não é gerado nenhum tipo de cobrança.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas atesta que a empresa não possui débitos trabalhistas. Isso significa que a organização não precisa pagar por nenhum descaso trabalhista.
O passo a passo da emissão da Certidão Negativa é:
- acessar o site do TST;
- clique na opção “Serviços”, presente no menu superior;
- depois no menu suspenso, vá em “Certidões” e depois a opção “Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas”;
- acesse emitir para gerar um novo certificado;
- insira o CNPJ e pronto.
Mas não é somente para atestar que a empresa não possui débitos trabalhistas. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é essencial para as organizações que vão ou já participam de licitações públicas.
Qualquer irregularidade pode eliminá-las da disputa com outras companhias. Além do mais, o documento serve para a negociação de parcerias com outros negócios, afinal, é preciso evitar envolvimento com empresas com histórico negativo.
Ainda vale reforçar que elas podem ser divididas em três:
- certidão negativa: situação ideal, indica que a empresa não tem pendências trabalhistas ou contábeis, estando apta a participar de licitações;
- certidão positiva: apresenta pendências que devem ser quitadas o quanto antes, a fim de evitar problemas;
- certidão positiva com efeito de negativa: documento que mostra que a empresa tem débitos sem posicionamento judicial positivo. Ou seja, os débitos não têm ligação com posicionamento judicial.
Ela ocorre quando as dívidas são descontadas através da penhora de bens ou quando há exigibilidade suspensa. De acordo com o Tribunal Superior do Trabalho, essa é uma certidão que equivale à negativa. Logo, a participação em licitações é liberada. Esse caso mostra que estar regular não significa não ter nenhum débito.
Quais os cuidados para evitar a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas?
A melhor maneira para que uma empresa conquiste a idoneidade é através de uma Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. Para obtê-la a empresa precisa evitar pendências.
Mantenha em dia os pagamentos de salários e de rescisões contratuais. Para isso, conte com um bom sistema de controle de ponto, pois assim, você poderá calcular horas extras, atrasos, faltas e todas as questões ligadas a jornada de trabalho dos colaboradores, trazendo mais facilidade e segurança para o dia a dia.
Fazer o controle de horários, especialmente em uma grande empresa, pode evitar erros que envolvam a jornada, o que refletirá numa gestão financeira mais eficaz. Mas, principalmente, na redução de processos trabalhistas motivados pelo não pagamento de horas extras, por exemplo.
Fique atento, pois um processo trabalhista não resolvido pode resultar em uma dívida em aberto por parte do empregador, que leva à inclusão da organização no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT). O principal objetivo desse banco é servir como um cadastro de empresas e pessoas físicas que têm dívidas trabalhistas.
Para isso, BNDT recebe os dados dos Tribunais Regionais do Trabalho de todo o país, garantindo o fácil acesso a todos esses dados.
Quais as outras certidões trabalhistas?
Conheça outras certidões que entram na questão trabalhista e precisam ser emitidas.
Certidão de Regularidade do FGTS
A Certidão de Regularidade do FGTS é um documento oficial, usado como comprovante para todas as empresas que atuam no Brasil que estão em situação regular com o órgão federal.
O documento é emitido pela Caixa Econômica Federal. A sua importância ainda está pautada no fato de que por meio dela é possível estabelecer um relacionamento com instituições públicas ou fazer a solicitação de crédito financeiro. Além disso, ao fazer a emissão do documento, os empregadores conseguem comprovar para o colaborador que seus direitos estão sendo respeitados.
Certidão Negativa de Débito da Previdência Social
A Certidão Negativa da Previdência Social serve como comprovante, sendo empresa ou pessoa física, está em dia com o INSS. Sua emissão é feita pelo órgão.
Diferentes processos exigem a certidão negativa do INSS, entre eles estão a entrada na aposentadoria, a revalidação de registro de imóveis e a requisição de indenização do INSS, só para citar alguns exemplos.
Certidões trabalhistas e a gestão de documentos
As certidões trabalhistas são documentos que comprovam que seu negócio está regular com a Justiça do Trabalho. É muito importante manter esses arquivos em locais seguros, permitindo assim a consulta quando necessária.
Diante disso, ter uma gestão documental se faz essencial em tal situação. Contar com um sistema que permita centralizar todos esses arquivos é necessário se a empresa objetiva manter as obrigações em dia.
A Wehandle pode ajudar nessa missão. Nosso sistema permite a manutenção e controle de documentos, como as certidões trabalhistas. Além disso, ele é capaz de fazer a análise automática de todas documentações necessárias para a prestação de serviços. Dessa maneira, fica muito mais fácil e seguro contratar mão de obra especializada para a sua empresa.
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