Políticas de retenção documental: como evitar riscos?

Time wehandle May 15, 2025 12:00:00 AM 4 min read
Políticas de retenção documental: Como evitar riscos?

Documentos corporativos têm valor estratégico, legal e operacional. Guardar informações além do necessário pode parecer seguro, mas muitas vezes é um risco. 

Por outro lado, eliminar dados antes do prazo legal pode gerar multas, processos e perda de evidências importantes. A solução? Ter uma política de retenção documental clara, estruturada e alinhada com as exigências legais.

Neste artigo, vamos mostrar por que a retenção correta de documentos é essencial para a segurança jurídica, como montar uma política eficiente e como a tecnologia da wehandle pode automatizar e proteger esse processo do início ao fim.

O que é uma política de retenção documental?

É o conjunto de regras e diretrizes que define por quanto tempo um documento deve ser armazenado, onde ele deve ficar, quem pode acessá-lo e quando ele pode ou deve ser descartado. 

Essa política envolve diferentes áreas da empresa e precisa seguir legislações específicas — que variam conforme o tipo de documento, setor e obrigações fiscais, trabalhistas, ambientais ou contratuais.

Uma boa política organiza o ciclo de vida documental, que inclui:

  1. Criação ou recepção;
  2. Armazenamento seguro e controlado;
  3. Manutenção por tempo determinado;
  4. Descarte ou arquivamento definitivo, conforme a Lei.

Sem esse controle, as empresas acumulam dados desnecessários, aumentam o custo de armazenamento, expõem-se a vazamentos e correm o risco de descumprir prazos legais.

Por que a retenção documental é tão crítica?

1. Conformidade legal

Diversas legislações exigem que documentos sejam mantidos por períodos específicos. Por exemplo:

  • Documentos trabalhistas: geralmente, 5 a 30 anos;
  • Fiscais: mínimo de 5 anos (conforme o Código Tributário Nacional);
  • Contratuais: enquanto durar o contrato + prazo prescricional.

Ignorar essas exigências pode gerar autuações, multas e ações judiciais.

2. Redução de riscos

Documentos desatualizados ou armazenados de forma inadequada podem:

  • Ser usados contra a empresa em disputas;
  • Expor dados sensíveis em vazamentos;
  • Comprometer auditorias e certificações;
  • Impedir uma defesa sólida em fiscalizações.

3. Eficiência e economia

Manter documentos pelo tempo certo (nem mais, nem menos) reduz o volume de dados, facilita buscas, libera espaço físico ou digital e diminui custos de gestão e backup.

4. Segurança da informação

Dados pessoais ou confidenciais devem ter armazenamento seguro e descarte correto, conforme a LGPD. Políticas bem implementadas evitam incidentes e garantem a integridade e o sigilo das informações.

Como construir uma política de retenção documental eficiente?

1. Mapeie os tipos de documentos da empresa

O primeiro passo é saber o que sua empresa gera, recebe e armazena. Isso inclui:

  • Documentos fiscais e contábeis;
  • Registros trabalhistas e previdenciários;
  • Contratos com clientes e fornecedores;
  • Certidões, alvarás, licenças;
  • Treinamentos e exames de profissionais;
  • Documentos de terceiros alocados.

Cada tipo terá um prazo e uma regra diferente.

2. Classifique e defina prazos legais

Com base na legislação vigente, defina o tempo de retenção de cada categoria de documento. Se houver dúvidas, consulte as áreas:  jurídica, fiscal e de compliance. Organize tudo em uma tabela de retenção.

Por exemplo:

3. Estabeleça fluxos de arquivamento e descarte

Determine como os documentos devem ser arquivados (digital, físico ou híbrido), quem tem acesso, como são protegidos e em que momento podem ser descartados.

É essencial ter processos padronizados, com rastreabilidade e segurança. A destruição de documentos deve seguir normas, com registros da data e método utilizado.

4. Integre tecnologia ao processo

Fazer isso manualmente é praticamente inviável. Por isso, contar com uma plataforma robusta como a wehandle faz toda a diferença.

A wehandle ajuda a automatizar a retenção documental

A wehandle oferece uma solução completa para gestão de documentos, controle de prazos e conformidade contínua, centralizando tudo em uma única plataforma. 

A automação desses processos pode reduzir em até 90% o tempo dedicado à análise e categorização de documentos, segundo um levantamento da consultoria McKinsey & Company. 

Com um software adequado, a empresa pode aplicar regras personalizadas de retenção, emitir alertas sobre prazos de descarte e assegurar a integridade das informações arquivadas.

Armazenamento seguro e centralizado

Todos os documentos — fiscais, trabalhistas, contratuais ou de fornecedores — são armazenados em ambiente digital com controle de acesso, criptografia e backup automático.

Você acessa tudo em segundos, com filtros por tipo, data, empresa, colaborador ou fornecedor.

Validação por Inteligência Artificial

Ao receber um documento, a plataforma usa IA para validar sua integridade, leitura e conformidade. Isso evita arquivos incompletos, vencidos ou ilegíveis.

O retorno acontece em até 48 horas — com alertas automáticos para correções.

Controle de vencimentos e prazos

A wehandle permite configurar prazos legais de retenção por tipo de documento. O sistema emite alertas automáticos antes do vencimento e notifica sobre o descarte seguro, dentro das regras de compliance.

Esse recurso ajuda a manter a empresa sempre regular e evita a guarda desnecessária de documentos.

Relatórios e histórico para auditoria

Tudo é rastreável: quem enviou, quando foi validado, quem acessou. Em auditorias, basta gerar um relatório com poucos cliques. Isso reduz o estresse, acelera o processo e evita multas.

Integração com a gestão de terceiros

Na gestão de fornecedores, a retenção documental é ainda mais crítica. A wehandle conecta os documentos da empresa prestadora com os de seus profissionais (como exames, treinamentos e certificados), mantendo tudo atualizado e acessível.

Com o monitoramento em tempo real, sua empresa identifica riscos antes que eles virem passivos.

Descarte seguro e documentado

Ao final do ciclo de retenção, a plataforma orienta sobre o descarte correto e registra o histórico. Isso garante conformidade com a LGPD e outras leis, sem expor a empresa a vazamentos ou descuidos.

Boas práticas para manter a retenção documental em dia

  • Revise periodicamente a tabela de retenção, conforme mudanças na legislação;
  • Treine sua equipe sobre a importância e os prazos legais;
  • Evite armazenar documentos fora dos sistemas oficiais;
  • Padronize os nomes de arquivos e estruturas de pastas digitais;
  • Tenha políticas assertivas sobre acesso, backup e descarte;
  • Use tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e críticas.

Consequências de ignorar a retenção correta

Empresas que não têm controle sobre seus documentos enfrentam riscos como:

  • Multas trabalhistas e fiscais por não apresentar documentos exigidos;
  • Processos judiciais perdidos por falta de provas documentais;
  • Incidentes com dados pessoais não eliminados dentro do prazo legal;
  • Perda de certificações ISO ou de clientes exigentes em compliance;
  • Custos altos de armazenamento e gestão de dados obsoletos.

Retenção documental e LGPD: atenção redobrada

Com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), empresas passaram a ter a obrigação de proteger dados pessoais e eliminar ou anonimizar dados desnecessários após a finalidade do tratamento ser alcançada. 

A retenção inadequada de dados pessoais pode acarretar sanções pesadas, como multas. Essas penalidades visam garantir a conformidade das empresas com as normas de proteção de dados pessoais.

Com isso, a retenção de documentos que contenham dados pessoais precisa seguir princípios como:

  • Necessidade: guardar apenas o necessário;
  • Finalidade: com propósito claro e legítimo;
  • Transparência: com ciência do titular;
  • Eliminação após o uso: salvo obrigação legal.

 

A wehandle ajuda a aplicar esses princípios, emitindo alertas sobre o ciclo de vida dos dados e registrando todas as ações de acesso, armazenamento e descarte.

Sua empresa no controle do próprio histórico

Uma política de retenção é uma ferramenta poderosa de proteção legal, eficiência operacional e conformidade estratégica.

Ao organizar prazos, padronizar fluxos e automatizar a gestão de documentos, sua empresa reduz riscos, evita multas e opera com mais confiança.A wehandle  é a parceira ideal nesse processo: sua plataforma integrada garante que nenhum documento seja perdido, vencido ou descartado fora do prazo — e tudo com agilidade, segurança e inteligência.

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