Políticas de retenção documental: como evitar riscos?

A gestão de documentos empresariais é, sem dúvida, uma das áreas mais importantes de qualquer organização que almeja eficiência operacional, conformidade legal e, acima de tudo, a segurança da informação. 

Afinal, a forma como os documentos são armazenados e acessados impacta diretamente a operação de uma empresa. 

Hoje, com a tecnologia evoluindo rapidamente, muitas organizações avaliam se vale mais a pena investir em soluções em nuvem ou manter seus próprios servidores. Porém, cada alternativa apresenta pontos positivos e limitações. 

Ambas as abordagens oferecem benefícios e desafios distintos. Para te auxiliar nessa escolha estratégica, exploramos as características de cada modelo para ajudar sua empresa a tomar uma decisão mais alinhada com seus objetivos.

O Brasil e o mundo na nuvem: tendências e projeções de um mercado bilionário

O movimento em direção à computação em nuvem é uma realidade consolidada, tanto globalmente quanto no cenário brasileiro. 

As empresas estão cada vez mais conscientes dos benefícios de flexibilidade e escalabilidade que a nuvem oferece.

Dados recentes confirmam essa guinada:

Crescimento exponencial no Brasil

Segundo pesquisa do IMARC Group, o setor de computação em nuvem no Brasil, que alcançou o valor de US$ 15,13 bilhões em 2024, tem projeções de atingir US$ 86,03 bilhões até 2033. 

Isso reflete uma Taxa de Crescimento Anual Composta (CAGR) de 19,6%, um dos crescimentos mais acelerados globalmente, impulsionado pela transformação digital e pela necessidade de otimização de custos.

Investimentos estratégicos

Como prova da crescente importância da nuvem no Brasil, a Microsoft anunciou, no final de 2024, um grande investimento de R$ 14,7 bilhões para expandir sua infraestrutura de nuvem e inteligência artificial no país.

 Esse aporte sublinha o compromisso das gigantes da tecnologia com o mercado nacional e a crescente demanda por serviços de nuvem robustos.

Adoção global

Globalmente, o mercado de nuvem pública cresceu mais de 20% em 2024, atingindo US$ 679 bilhões, de acordo com a Gartner. 

Esse crescimento é impulsionado pela crescente adoção de Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) e Infrastructure as a Service (IaaS) como pilares para a inovação e agilidade empresarial.

Este panorama reforça que a nuvem não é apenas uma alternativa, mas um recurso importante para empresas que buscam modernizar sua gestão de documentos e otimizar suas operações.

Armazenamento em nuvem: flexibilidade e acessibilidade

Optar pelo armazenamento em nuvem é abraçar um modelo que prioriza a flexibilidade, a acessibilidade e a redução de complexidades.

Escalabilidade ilimitada e flexibilidade sob demanda

Imagine poder aumentar ou diminuir sua capacidade de armazenamento de forma instantânea, sem a necessidade de comprar, instalar ou configurar novo hardware. 

A nuvem permite isso, adaptando-se perfeitamente ao crescimento ou às flutuações sazonais da sua empresa, evitando investimentos ociosos ou a falta de espaço.

Acessibilidade universal: seu escritório em qualquer lugar

 A principal vantagem da nuvem é a capacidade de acessar seus documentos de qualquer local, a qualquer hora, com apenas uma conexão à internet. 

Isso não só facilita o trabalho, mas também promove a colaboração entre equipes em tempo real, independentemente da sua localização geográfica.

Redução de custos operacionais:

A nuvem elimina despesas com infraestrutura física, como servidores, refrigeração, segurança e energia elétrica. 

Além disso, reduz a necessidade de uma equipe interna de TI dedicada à manutenção desses ativos.

Segurança robusta e conformidade regulatória pronta: 

Os principais provedores de nuvem investem bilhões em segurança, oferecendo recursos avançados como criptografia de dados em trânsito e em repouso, múltiplos níveis de autenticação, firewalls, detecção de intrusões e backups automáticos e redundantes. 

Além do mais, eles se preocupam com a conformidade com regulamentações globais e locais, como a LGPD no Brasil e a GDPR na Europa, facilitando o compliance da sua empresa.

Servidores locais: controle e personalização

Para empresas que priorizam o controle absoluto sobre sua infraestrutura e dados, os servidores locais continuam sendo uma opção relevante.

• Controle total sobre o ambiente:  Com servidores locais, a empresa tem domínio sobre o hardware, o software, a segurança física e as configurações de rede, o que permite personalizações específicas.
• Desempenho local: O acesso aos arquivos é imediato e independe da internet, o que pode ser relevante para operações críticas que demandam alta performance.
• Personalização da infraestrutura:  É possível construir um ambiente sob medida para atender a processos específicos da empresa, o que pode ser um diferencial em alguns casos.

Desvantagens dos servidores locais

Apesar do controle, os servidores locais trazem consigo uma série de responsabilidades e custos.

• Investimento inicial alto: A compra de servidores, sistemas de backup, softwares, licenças, refrigeração e adequação do espaço físico representa um custo elevado. Ademais, há despesas recorrentes com energia, manutenção e equipe técnica.
• Escalabilidade limitada: Expandir a capacidade exige compra de novos equipamentos, o que pode levar tempo e atrasar a resposta a novas demandas.
• Responsabilidade pela segurança: A empresa é responsável por todas as medidas de segurança, como firewalls, antivírus e planos de recuperação. Isso exige equipe qualificada e atualização constante sobre ameaças cibernéticas.

Gestão eletrônica de documentos (GED): o elo entre as soluções

Independentemente da sua escolha entre nuvem e local, uma ferramenta que se integra perfeitamente a ambas as soluções e potencializa a organização e a segurança documental é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). 

O GED não é apenas um software, mas uma metodologia para gerenciar o ciclo de vida completo de um documento, desde sua criação até o descarte. 

Ele é essencial para a digitalização de documentos, organização, armazenamento e controle de informações, proporcionando:

• Organização e busca inteligente: Documentos são digitalizados e classificados com metadados, facilitando a localização por tipo, projeto ou cliente,  o que reduz o tempo de busca e melhora a produtividade.
• Segurança e rastreabilidade: O GED permite criar permissões específicas de acesso e registra todas as ações realizadas, criando um histórico completo para fins de auditoria e conformidade.
• Automação de processos: Ao digitalizar fluxos antes realizados em papel, como aprovações ou arquivamentos, o GED acelera processos e reduz falhas operacionais.

Qual é a melhor escolha para sua empresa?

A decisão entre armazenamento em nuvem e servidores locais não é universal, mas sim uma avaliação das necessidades específicas da sua empresa. 

Orçamento disponível, requisitos de segurança da informação, capacidade de escalabilidade futura, e os recursos de TI internos são fatores importantes para essa análise.

É importante notar que, em muitos casos, uma abordagem híbrida – combinando o melhor do armazenamento em nuvem para flexibilidade e acesso remoto, com servidores locais para dados altamente sensíveis ou que exigem latência mínima – tem se mostrado a estratégia mais inteligente e resiliente, oferecendo o equilíbrio ideal entre flexibilidade e controle.

Para empresas que buscam não apenas otimizar a gestão de documentos, mas garantir a segurança das informações, melhorar a eficiência operacional e alcançar uma digitalização de documentos de excelência, a wehandle oferece soluções completas e personalizadas.

Conheça as nossas soluções e entenda como podemos ajudar sua empresa a alcançar uma gestão documental de excelência.