Obrigações acessórias: quais são e como declarar?

Toda empresa possui uma série de obrigações tributárias, algumas mais e outras menos, dependendo do seu regime adotado. Manter a documentação em dia e a conformidade com o fisco é essencial para que problemas futuros não atrapalhem a operação, como multas.

Apesar de parte da documentação ficar sob responsabilidade de uma contabilidade, as obrigações acessórias são responsabilidade do negócio. Isso porque muitos dados são criados no dia a dia das negociações, assim, fica mais fácil realizar os processos internamente, do que repassá-los.

Diante da obrigatoriedade de manter essa documentação em dia, confira a seguir mais detalhes sobre o que são as obrigações acessórias, diferenças para obrigações tributárias e também os principais tipos de documentos que são essenciais!  

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são declarações auxiliares, exigidas pelas autoridades. Elas têm por objetivo mostrar aos órgãos governamentais dados sobre receita efetiva, impostos apurados e também alguns documentos trabalhistas, como folha de pagamento e encargos gerados.  

A frequência de apresentação delas é mensal, trimestral ou anual. As obrigações acessórias podem ser consideradas relatórios, em sua maioria eletrônicos, que precisam ser entregues ao Governo Federal, Estadual e Municipal.

O conjunto de relatórios vai variar conforme a atividade realizada pela empresa e também o regime tributário vigente. Mas de maneira geral eles contemplam:  

• emissão de nota fiscal de venda (mercadoria ou serviço);
• emissão de guias de recolhimento de tributos;
• demonstrações contábeis;
• folhas de pagamentos dos colaboradores;

• produção e envio de declarações sociais.

Quais as diferenças entre obrigações acessórias e obrigações tributárias?

Como destacado, as obrigações acessórias são relatórios que documentam os pagamentos de tributos e outras obrigações. Ou seja, elas comprovam a regularização junto dos órgãos competentes, ajudando na fiscalização e arrecadação de tributos.

Em contrapartida, as obrigações tributárias correspondem à prestação dos pagamentos de tributos ou penalidades, contribuindo para fiscalização e arrecadação de tributos pelo Estado, corresponde a qualquer exigência realizada pela legislação tributária.  

Quais os principais tipos de obrigações acessórias?

• EFD ICMS/IPI: Escrituração Fiscal Digital;
• SEFIP/GFIP: Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social/Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
• ECF: Escrituração Contábil Fiscal;
• Dirf: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• RAIS: Relação Anual de Informações Sociais.

Simples Nacional

• Declaração de Informações Econômicas e Fiscais (DEFIS): é voltada para a declaração de despesas ao longo do ano. O prazo para a entrega da DEFIS é o dia 31 de março do ano seguinte. Ou seja, a declaração de 2022 deve ter sido feita até 31 de março de 2023;
• Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS): um imposto calculado mensalmente que incide sobre o faturamento das empresas, destinado aos microempreendedores individuais. Caso não haja movimentação dentro do mês, o empreendedor está isento de pagar este imposto;
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf): deve ser enviada anualmente ao governo pelas empresas que fazem retenção do imposto de renda (IRRF) e opcionalmente por aquelas que tiveram contribuições retidas de seus fornecedores.
• Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA): obrigação acessória mensal para recolhimento de ICMS de que tratam as alíneas;

• Declaração Eletrônica de Serviços (DES): é uma obrigação que tem por objetivo declarar ao fisco o total de serviços prestados mensalmente;
• Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF): é uma obrigação mensal de competência da União, com o objetivo de declarar os dados de vários tributos e contribuições, por exemplo, IRPJ, IRRF, IPI;

• Guia de Informações e Apuração (GIA): é uma declaração que é voltada aos contribuintes, visando informar ao governo estadual as apurações individuais do ICMS-ST. Aqui também é necessária a GIA Estadual;
• SPED Fiscal: sistema utilizado para encaminhamento ao governo federal das apurações de IPI e ICMS com maior facilidade e economia de tempo;
• LFE: o Livro Fiscal Eletrônico (LIV) é destinado às empresas localizadas em Brasília, e serve para informar as contribuições de ICMS e ISS no Distrito Federal.
• Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (SISCOSERV): é um sistema que tem por objetivo fazer registro e controle de informações sobre as transações de importações e exportações realizadas por residentes ou domiciliados no Brasil.

• Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA): é uma obrigação voltada aos contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS e que utilizam o Processamento Eletrônico de Dados (PED) na emissão de documentos fiscais;
• EFD ICM/IPI: é parte do Processamento Eletrônico de Dados (PED) e  serve como substituto da escrituração em papel, sendo os principais arquivos cadastrados digitalmente: registros de entradas; registros de saídas; registro de inventário e outros;

• Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GFIP): é um sistema no qual são declarados dados trabalhistas ligados ao FGTS e Previdência Social, sendo essa uma declaração acessória obrigatória para todas as empresas;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): declaração acessória usada para informar as demissões e admissões em regime CLT. Esse sistema também é utilizado pelo Programa de Seguro Desemprego, também costuma ser fonte de consulta pelas empresas, a fim de identificar os vínculos trabalhistas de candidatos a vagas de trabalho;
• Escrituração Contábil Digital (ECD): é uma obrigação acessória federal do SPED e substitui o papel do livro diário e auxiliares, livro de balancetes diários e livro de razão e auxiliares;
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF): é uma obrigação acessória usada como substituta da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), tendo como papel informar as operações que influenciam na composição da base de cálculo e valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, IRPJ e da CSLL;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): é uma obrigação acessória, que auxilia o governo no controle das atividades trabalhistas do país, permitindo identificar o trabalhador que tem o direito ao abono salarial PIS/Pasep;

• Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF): é a declaração acessória emitida pela fonte pagadora, podendo ser  pessoa física ou jurídica, com o objetivo de informar à Receita Federal os valores de imposto de renda e outras contribuições que foram retidas com pagamentos a terceiros.

Como a tecnologia pode auxiliar nas declarações de obrigações acessórias?

Como dissemos, cada obrigação acessória deverá seguir um prazo para a entrega. Cada uma delas vai ter um período e é importante contar com uma assessoria contábil que o auxilie nesse trabalho. Ainda mais porque ele vai depender também do regime tributário da empresa.  

Por isso, usar a tecnologia torna muito mais fácil para a empresa armazenar os documentos de obrigações acessórias de forma rápida e segura, eliminando retrabalho e evitando falhas diversas.

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