Como estruturar um processo seguro de homologação de fornecedores?
Empresas que desejam escalar com solidez e mitigar riscos operacionais precisam ir além do bom relacionamento com parceiros comerciais e é aí que entra a importância da homologação de fornecedores.
A homologação de fornecedores é uma etapa essencial para garantir que terceiros estejam alinhados às exigências legais, aos valores da companhia e à capacidade de entrega com qualidade.
Te explicamos a seguir como estruturar um processo seguro, eficiente e estratégico, que fortaleça a governança e a sustentabilidade do seu negócio.
O que é a homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é o processo que formaliza a aprovação de uma empresa para atuar como fornecedora de produtos ou serviços.
Isso ocorre após uma análise criteriosa que verifica se ela atende aos requisitos legais, técnicos, financeiros e operacionais definidos pela contratante.
Sendo assim, trata-se de um componente vital da gestão de riscos e do compliance na cadeia de suprimentos.
Segundo a pesquisa “Maturidade do Processo de Gestão de Riscos no Brasil – 4ª edição” da KPMG, observou-se uma leve redução nos níveis de maturidade das empresas nos processos de gestão de riscos em 2024.
O estudo revela que 43% das organizações ainda não utilizam a gestão de riscos para orientar o planejamento estratégico, indicando que muitos processos ainda são vistos como burocráticos e não estratégicos.
Vantagens de um processo bem estruturado
Dentre os benefícios mais significativos de implementar um processo bem estruturado, podemos destacar:
- Redução de riscos legais e reputacionais;
- Alinhamento com normativas como LGPD, ISO 9001 e normas setoriais;
- Padronização de critérios para selecionar fornecedores;
- Agilidade nas contratações futuras;
- Conformidade com auditorias.
A seguir, vamos detalhar como implementar esse processo de forma estratégica e eficaz.
Etapas para estruturar uma homologação de fornecedores segura e eficiente
Para construir uma estrutura de homologação segura, é essencial seguir estas etapas:
1. Defina critérios para homologar fornecedores
O primeiro passo é estabelecer os critérios para homologar fornecedores, levando em conta a natureza da atividade e os riscos envolvidos. Os principais são:
- Regularidade fiscal e trabalhista: certidões negativas, inscrição ativa no CNPJ, comprovantes de recolhimento de encargos;
- Capacidade técnica: experiência no setor, estrutura operacional, portfólio de clientes, equipe qualificada;
- Saúde financeira: análise de balanços, DREs, histórico de endividamento, protestos e falências;
- Compliance e conduta ética: políticas anticorrupção, código de conduta, histórico de processos judiciais;
- Certificações e licenças: ISO, alvarás, licenças ambientais ou sanitárias, quando aplicável.
2. Estruture um processo de qualificação de fornecedores
A qualificação de fornecedores é a fase de coleta e análise documental, podendo ser dividida em:
Coleta de informações e documentos
A empresa deve solicitar, preferencialmente por meio digital, todos os documentos comprobatórios exigidos. Plataformas de gestão de terceiros automatizam esse fluxo e evitam falhas humanas.
Validação e análise
A análise documental deve ser feita por uma equipe especializada ou com apoio de ferramentas que verifiquem a autenticidade e validade dos dados.
Avaliação de risco de fornecedores
Nem todos os fornecedores apresentam o mesmo potencial de risco. Por isso, é importante realizar uma avaliação de risco de fornecedores com base em variáveis como:
- Grau de impacto da atividade no core business;
- Histórico de fornecimento para outras empresas;
- Risco país e localização;
- Conformidade ambiental e social.
Além disso, ferramentas como a matriz de risco são ótimas para visualizar quais fornecedores exigem maior monitoramento.
3. Classifique e aprove os fornecedores
Com base nas informações validadas e na matriz de risco, é hora de classificar os fornecedores em categorias, como:
- Aprovado sem restrições;
- Aprovado com plano de ação corretiva;
- Não aprovado.
Essa classificação ajuda a priorizar a relação com fornecedores críticos e a evitar contratações de alto risco.
4. Formalize e monitore continuamente
A aprovação deve ser formalizada com assinatura de contrato, aceite de termos de compliance e inclusão no sistema de gestão de terceiros. Mas a homologação não termina aí.
O fornecedor precisa ser monitorado periodicamente, com atualização de documentos, reavaliação de riscos e acompanhamento de desempenho.
Boas práticas para um processo mais eficiente
Para garantir eficiência, um processo deve seguir etapas fundamentais, tais como:
Padronize e digitalize o processo
Padronizar checklists, fluxos de aprovação e uso de ferramentas digitais reduz erros e agiliza a tomada de decisão. Softwares de gestão de terceiros permitem:
- Controle de validade documental;
- Alertas automáticos;
- Auditoria e rastreabilidade;
- Integração com ERPs.
Alinhe as áreas envolvidas
A homologação é uma atividade multidisciplinar. As áreas de compras, compliance, jurídico e TI devem estar alinhadas quanto às políticas e aos critérios definidos.
Crie uma política de homologação
Formalizar uma política interna que defina responsabilidades, etapas e prazos padroniza a atuação da empresa diante de novos fornecedores.
Reavalie periodicamente
A revisão da homologação deve ocorrer com frequência (anual ou semestral), ou sempre que houver mudanças relevantes no fornecedor ou em seu contexto.
Homologar é proteger a estratégia empresarial
A homologação de fornecedores deixou de ser apenas uma formalidade e passou a ocupar um lugar central na estratégia de gestão de terceiros.
Um processo bem estruturado protege a reputação da empresa, evita penalidades legais, garante a conformidade com auditorias e melhora a qualidade das entregas.
Ao investir em ferramentas adequadas e em uma cultura de conformidade, a empresa transforma a relação com fornecedores em um ativo valioso para o crescimento sustentável.
Se a sua empresa deseja estruturar um processo de homologação seguro, automatizado e eficaz? Conte com as soluções da wehandle.