No mundo dos negócios, o processo de aquisição de bens e serviços desempenha um papel crucial na operação e no sucesso de uma empresa. No entanto, garantir que essas compras atendam às expectativas de qualidade, prazo e custo requer mais do que simplesmente emitir pedidos. É aqui que entra o diligenciamento de compras, uma abordagem estratégica que vai além da simples transação comercial.
Neste artigo, vamos explorar mais sobre a importância do diligenciamento de compras e como implementá-lo para maximizar os benefícios e minimizar os riscos associados ao processo de aquisição!
O que é diligenciamento de compras?
O diligenciamento de compras é um processo por meio do qual a empresa verifica e avalia os aspectos relacionados à aquisição de produtos ou serviços .
Ele envolve atividades que visam garantir que as compras atendam aos requisitos especificados, incluindo qualidade, prazo de entrega, preço e conformidade com regulamentos e padrões de mercado.
Tal processo é iniciado após o fechamento de uma negociação com o fornecedor .
A ideia é que isso sirva para manter a produção da empresa em conformidade com os padrões de qualidade previamente estabelecidos, assegurando que a entrega seja feita no período acordado entre as partes.
O responsável pelo diligenciamento dentro da empresa precisa checar continuamente o andamento dos pedidos. A tarefa pode ser realizada através de ligações, reuniões ou até mesmo visitas presenciais, a fim de saber se haverá algum atraso, irregularidade ou outros.
O diligenciamento de campo envolve atividades que acontecem no local físico de operação ou execução de um determinado projeto ou tarefa . Entre as principais atividades podemos incluir inspeções, entrevistas, coleta de dados, observações diretas e outras tarefas realizadas in loco.
No contexto de compras ou gestão de projetos, o diligenciamento de campo inclui visitas a fornecedores, inspeções de instalações de produção, verificação de condições de trabalho, entre outras atividades que requerem presença física.
Este documento desempenha um papel crucial na análise do desempenho do fabricante e na gestão dos processos de compra . Neles estão os registros de pedidos, o que permite o controle de quais realizados e o número de ordens de compras por fornecedor.
O relatório administrativo traz uma visão abrangente das transações de compra, permitindo que a equipe de compras avalie o histórico de relacionamento com os fornecedores, identifique padrões nas aquisições e tome decisões informadas sobre futuras negociações.
É importante observar que esse relatório não tem impacto direto na entrega dos produtos ou serviços. No entanto, o documento serve como uma ferramenta valiosa para monitorar e otimizar o processo de compra.
Antes da entrega dos produtos ou serviços adquiridos, é essencial realizar um relatório físico para inspecionar e verificar a qualidade e a conformidade com as especificações contratadas . Este documento tem um impacto direto na remessa produzida e ajuda a prevenir a ocorrência de atrasos e falhas operacionais.
Por meio do relatório físico, a equipe de compras pode garantir que os produtos ou serviços atendam aos padrões de qualidade exigidos, evitando surpresas desagradáveis durante a entrega ou após a utilização. Além disso, o documento pode destacar quaisquer problemas ou não conformidades que precisem ser abordados com o fornecedor antes da aceitação final da remessa.
Outro ponto importante do processo de diligenciamento de compras é a manutenção de um relacionamento sólido com os fornecedores para garantir uma gestão eficaz da cadeia de suprimentos . O setor de procurement desempenha um papel crucial nesse processo, pois é responsável por analisar, identificar e qualificar os fornecedores.
Ao estabelecer parcerias sólidas com os fornecedores, a empresa pode colher diferentes benefícios. Além de contribuírem para a gestão de custos, os fornecedores também ajudam no monitoramento de pedidos e podem oferecer insights valiosos sobre logística e eficiência operacional. No contexto do diligenciamento de compras, a transparência e a confiança são essenciais. Estabelecer uma comunicação aberta e transparente com os fornecedores permite uma colaboração mais eficaz e facilita o alinhamento de expectativas. Isso é crucial para garantir que os produtos ou serviços adquiridos atendam às necessidades da empresa em termos de qualidade, prazo e custo.
O follow-up de compras é uma prática essencial no processo de diligenciamento de compras e desempenha um papel fundamental na garantia de que as transações comerciais ocorram de forma eficiente e eficaz . Essencialmente, o follow-up envolve o acompanhamento e monitoramento de todas as etapas do processo de compra, desde a solicitação inicial até a entrega final dos produtos ou serviços adquiridos. Ao executá-lo, é possível acompanhar todos os pedidos feitos aos fornecedores, garantindo que sejam processados e entregues conforme o planejado.
Isso inclui o monitoramento de status dos pedidos, verificação de prazos e resolução de quaisquer problemas que possam surgir durante o processo de compra.
Outra parte importante do follow-up é que ele ajuda a manter uma comunicação aberta e regular com os fornecedores. Ou seja, envolve fazer perguntas sobre o progresso dos pedidos, esclarecer dúvidas, resolver conflitos e garantir que todas as partes estejam alinhadas em relação aos requisitos e expectativas.
Além de acompanhar o processo de compra em tempo real, o follow-up também envolve avaliar o desempenho do fornecedor após a conclusão da transação. Aqui destacamos as análises de custo-benefício, revisão do cumprimento de prazos, avaliação da qualidade dos produtos e avaliação do nível de serviço fornecido. O processo de diligenciamento de compras é um importante instrumento de manutenção de conformidade. Ou seja, precisa ser feito pelo departamento de gestão de compras e acompanhado com regularidade.
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