Fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes preestabelecidas é a principal função do compliance. Em um mundo em que as informações se tornaram um dos bens mais importantes para as empresas, seguir a legislação para manter os dados seguros é indispensável. Não só os dados de clientes e stakeholders devem ser mantidos seguros, mas também o do quadro de colaboradores, fornecedores e terceiros. Diante disso, o compliance de dados no RH é um desafio. Neste artigo, você vai entender mais sobre os riscos de não seguir o compliance, a importância de proteger dados e muito mais. Confira!O que é o compliance de dados no RH?
O compliance de dados no RH é um conjunto de práticas e políticas que uma organização implementa para garantir que as informações pessoais dos funcionários e terceiros estejam em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis.
Isso é especialmente importante em um mundo onde a privacidade e segurança das informações pessoais são cada vez mais valorizadas. Dito isso, a função do setor de RH em relação ao compliance de dados é assegurar que todas as práticas relacionadas ao armazenamento, processamento e uso de dados dos colaboradores e terceiros estejam alinhadas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) .
A LGPD tem ao todo 10 bases legais, que indicam as situações em que as empresas têm permissão para realizar o tratamento de dados para respeitar a política de privacidade. Sendo elas:
Tendo em vista que o compliance de dados no RH visa a proteção de dados, vamos entender melhor agora qual o impacto disso para a empresa. Os dados pessoais dos funcionários podem incluir uma variedade de informações sensíveis , como nome, endereço, número de seguro social, dados bancários, informações médicas, entre outros.
Diante disso, é indispensável que essas informações possam ser protegidas, visando garantir não só a privacidade, mas também a segurança dos funcionários. Além disso, quando os funcionários têm a certeza de que suas informações pessoais estão sendo tratadas com cuidado e segurança , isso ajuda a construir confiança e credibilidade entre eles e a organização. Profissionais mais confiantes tendem a ser mais engajados e produtivos.
A segurança dos dados no RH também está ligada à segurança cibernética da organização como um todo. Dados pessoais inadequadamente protegidos podem ser uma porta de entrada para ciberataques e ameaças à segurança da empresa, afetando até mesmo a imagem diante do público externo. Por fim, a proteção de dados no RH também está relacionada à prevenção de discriminação e violação dos direitos dos funcionários . O uso indevido de informações pessoais pode resultar em tratamento desigual, violando leis antidiscriminatórias.
Uma das consequências mais imediatas e significativas da falta de compliance de dados no RH são as multas e penalidades legais impostas pelas autoridades regulatórias . No Brasil, por exemplo, temos a Lei Geral de Proteção de Dados. O não cumprimento da mesma pode resultar em multas substanciais, que podem representar uma grande despesa para a organização. As multas podem atingir até 2% do faturamento anual da empresa, restringindo-se a um total de R$ 50 milhões por infração.
Em caso de violações específicas, como o tratamento inadequado de dados sensíveis , as multas podem alcançar valores ainda maiores. Além disso, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) poderá impor advertências, bem como bloqueio temporário de acesso aos dados pessoais e até mesmo proibir de forma total ou parcial o tratamento de dados.
A violação de dados pode ter um impacto significativo na reputação da empresa. Se os funcionários ou o público em geral perceberem que a organização não protege adequadamente suas informações pessoais, isso pode levar a uma perda de confiança do público.
A imagem da marca pode ser manchada, afetando a capacidade de atrair talentos, clientes e investidores, mas também de fornecedores. Afinal, se ela não conseguiu conter o vazamento de informações de colaboradores, quem garante que isso acontecerá com os outros públicos com os quais ela lida?
Funcionários ou terceiros prejudicados por violações de dados podem entrar com ações judiciais contra a organização . Isso pode resultar em custos legais substanciais, além de danos financeiros e de reputação. Por exemplo, as pessoas afetadas por uma violação de dados têm o direito de buscar compensação pelos danos sofridos.
Isso pode incluir danos financeiros (como perda de dinheiro devido a fraude), danos à reputação , danos morais, custos para monitoramento de crédito e outras despesas relacionadas à recuperação da violação. Além disso, os tribunais podem ordenar que a organização tome medidas corretivas para garantir a segurança e proteção dos dados no futuro, como auditorias de segurança, implementação de medidas de segurança adicionais, revisão de políticas de proteção de dados e outros.
A falta de proteção adequada dos dados dos funcionários também pode impactar na moral e produtividade da equipe. Os colaboradores podem se sentir inseguros ao saber que suas informações pessoais estão em risco, o que pode afetar seu desempenho e engajamento no trabalho. Ainda colocamos nesse grupo os terceiros.
Imagine os fornecedores que têm informações vazadas, provavelmente, eles se sentirão impelidos em tornar a fazer negócio com a empresa. Afinal, isso pode até mesmo prejudicá-los com outros contratantes.
A atenção e o cuidado no tratamento e armazenamento de informações são essenciais. No entanto, para alcançar o compliance de dados no RH é preciso manter a diligência dos processos, seguir a legislação e políticas internas, além de fazer uso de relatórios mensais. Para tornar essas tarefas mais simples é importante usar uma ferramenta que permita armazenar e centralizar as informações em um só lugar. Consequentemente, ficará mais fácil automatizar processos de RH, mas também controlar o acesso a dados, entre várias outras funções.
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