Checklist para gestores de contratos em energia, óleo e gás

A gestão de contratos terceirizados nos setores de energia, óleo e gás é um desafio estratégico que exige precisão, conformidade e visão integrada.

Diante da complexidade das operações e o rigor das legislações brasileiras, empresas desses segmentos lidam com riscos relevantes de passivos trabalhistas, especialmente quando a gestão de terceiros não é conduzida de forma padronizada e transparente.

Nesse contexto, a transformação tecnológica e o compliance tornam-se aliados essenciais do gestor de contratos com terceiros, oferecendo recursos que ampliam a eficiência, reduzem falhas e fortalecem a governança.

Neste artigo, apresentamos um checklist prático para gestores de contratos dos setores de energia, óleo e gás e destacamos como os processos digitais podem ajudar a garantir maior segurança operacional e jurídica.

Checklist digital: passos essenciais para gestores de contratos

A transformação digital permite que o gestor de contratos terceirizados execute suas funções com mais segurança, precisão e controle. A seguir, apresentamos um checklist prático para implementar compliance digital e reduzir riscos.

1. Mapeamento completo de fornecedores e contratos

Antes de automatizar processos, é fundamental conhecer cada fornecedor e subcontratado. Esse mapeamento deve incluir:

• Identificação de todos os prestadores de serviços terceirizados;
• Avaliação do tipo de serviço, criticidade operacional e exposição a riscos;
• Registro de certificações e licenças exigidas pelo setor;
• Histórico de conformidade e incidentes anteriores.

Plataformas digitais permitem centralizar essas informações, oferecendo maior visibilidade e suporte à tomada de decisão.

2. Formalização digital de contratos e documentos

Padronizar e armazenar contratos em plataformas digitais seguras ajuda a reduzir riscos de descumprimento contratual. Para isso:

• Use sistemas de gestão documental com assinatura eletrônica e versionamento de arquivos;
• Inclua cláusulas de compliance, segurança e responsabilidades trabalhistas;
• Configure alertas automáticos para vencimentos, renovações ou revisões.

Essa abordagem diminui a dependência de documentos físicos e melhora a rastreabilidade.

3. Due diligence automatizada e contínua

O compliance digital permite verificar a integridade de fornecedores de forma contínua:

• Consultas a listas restritivas, certidões fiscais e registros trabalhistas;
• Monitoramento de indicadores de risco em tempo real;
• Avaliação periódica do desempenho e conformidade, mesmo após a assinatura do contrato.

Quando combinada à padronização de processos e integração entre áreas, a due diligence contínua contribui para uma gestão de riscos mais eficiente.

4. Integração entre áreas e processos

Evitar que contratos e compliance funcionem isoladamente é crucial. A integração deve envolver:

• Áreas jurídica, operacional e de segurança do trabalho;
• Processos de aprovação, auditoria e monitoramento em fluxo digital unificado;
• Alertas para gestores sobre ações corretivas ou não conformidades.

Segundo documento publicado pela PwC, para alcançar uma verdadeira transformação digital e economia de custos, é essencial adotar tecnologias de forma estratégica, especialmente a IA, que os reguladores têm incorporado cada vez mais em atividades de risco e compliance.

Essas tecnologias só atingem seu potencial quando combinadas com processos padronizados e profissionais qualificados , internos ou terceirizados. 

5. Treinamento e comunicação com fornecedores

Garantir que cada fornecedor compreenda suas responsabilidades é fundamental:

• Ofereça treinamentos online sobre segurança, compliance e boas práticas;
• Utilize plataformas digitais para registro de participação e certificações;
• Mantenha comunicação constante sobre alterações contratuais ou regulamentares.

A falta de alinhamento cultural ou desconhecimento das normas legais é uma das causas mais comuns de passivos trabalhistas.

6. Auditoria e monitoramento em tempo real

A tecnologia permite acompanhar indicadores-chave de desempenho e conformidade:

• Centralização de relatórios de auditoria e incidentes em dashboards;
• Alertas automáticos sobre documentos vencidos, irregularidades ou descumprimento contratual;
• Aplicação ágil de ações corretivas, evitando impactos maiores.

O uso da auditoria digital nos setores de energia, óleo e gás mostra potencial para fortalecer o controle e a rastreabilidade de fornecedores.

Passivos trabalhistas: prevenção com compliance digital

Nos segmentos de energia, óleo e gás, a gestão de terceiros envolve riscos relevantes de passivos trabalhistas, especialmente quando há irregularidades na contratação ou no acompanhamento de fornecedores. Exemplos frequentes incluem:

• Pagamento inadequado de benefícios ou horas extras;
• Falta de registro de EPIs ou conformidade com normas de segurança;
• Contratação irregular de profissionais;
• Ausência de treinamentos obrigatórios.

O compliance digital contribui para a prevenção desses riscos, oferecendo ao gestor de contratos terceirizados meios de:

• Conferir a documentação obrigatória de cada trabalhador;
• Controlar prazos e obrigações legais;
• Monitorar indicadores de segurança e saúde ocupacional;
• Gerar alertas automáticos para ajustes e correções.

Dessa forma, a empresa consegue ampliar a conformidade e o respaldo jurídico, auxiliando na demonstração de diligência e reduzindo a exposição a possíveis ações judiciais e penalidades.

Implementação prática: passos estratégicos

Para que o gestor de contratos terceirizados maximize o potencial do digital, é essencial adotar uma estratégia estruturada, incluindo:

• Diagnóstico inicial: identifique lacunas em contratos, processos e controles existentes;
• Escolha de tecnologia adequada: priorize plataformas que ofereçam assinatura digital, auditoria, dashboards e alertas automáticos, sempre respeitando regras definidas pelo tomador de serviços;
• Redesenho de processos: padronize fluxos de aprovação, monitoramento e comunicação com fornecedores;
• Treinamento da equipe: capacite gestores internos e fornecedores sobre o uso da tecnologia e cumprimento de normas;
• Monitoramento contínuo: avalie indicadores de desempenho, conformidade e riscos periodicamente, ajustando processos conforme necessário.

Segundo o mesmo relatório da PwC, organizações que alinham tecnologia, processos e talentos obtêm resultados mais consistentes em eficiência e mitigação de riscos. 

Transformando a gestão de contratos em instrumento de controle e inteligência

Nas áreas de energia, óleo e gás, o gestor de contratos terceirizados desempenha um papel estratégico na prevenção de riscos e na proteção do negócio.

A adoção da transformação digital e do compliance digital permite que a gestão de contratos seja um instrumento de controle e eficiência, apoiando a governança corporativa e a mitigação de passivos trabalhistas.

O checklist apresentado oferece um roteiro prático para alinhar tecnologia, processos e cultura organizacional, garantindo que cada contrato de terceiros seja monitorado e auditado com rigor.

Se sua empresa busca transformar a gestão de contratos terceirizados e fortalecer a mitigação de riscos operacionais, conte com a wehandle.