A administração de obras e projetos de construção envolvem várias etapas e procedimentos que exigem o máximo de precisão e gestão. Deixar de fazer isso pode colocar rapidamente a receita no vermelho e prejudicar os relacionamentos entre todas as partes envolvidas.
Felizmente, com o rápido aumento das inovações digitais, como computação em nuvem e tecnologia móvel, ficou mais fácil manter os projetos sob controle sem perder o ritmo. E isso resulta em menos desperdício e mais eficiência.
Da gestão da mão de obra ao controle de qualidade e questões de segurança, é fácil ficar sobrecarregado no processo. É por isso que nós acreditamos que é hora de substituir as práticas manuais por soluções automatizadas que otimizam todos os aspectos da gestão de projetos enquanto você se concentra em outras tarefas.
Neste artigo, destacamos 10 dicas para sua empresa de construção civil aumentar a tão necessária eficiência na administração de obras.
O que é e como funciona a administração de obras?
Em geral, a administração descreve os processos organizacionais e de trabalho envolvidos na criação ou modificação de um objeto de construção. Abrange todo o trabalho em edifícios, instalações e infraestruturas de construção, incluindo todas as tarefas relacionadas com o planeamento, coordenação, processos e controles.
Sendo assim, a administração de obras é dividida em seis partes:
Recursos humanos: setor responsável por escolher equipes e colaboradores, alocando-os em diferentes setores e áreas;
Contratos e suprimentos: responsável por conseguir novos contratos, gestão de fornecedores e gestão de contratos, buscando estabelecer harmonia entre esses elementos e a melhor relação custo-benefício;
Escopo: responsável por determinar tarefas, definir objetivos, delegar responsabilidades e necessidade de aluguel de equipamentos;
Custo: responsável por cotar preços, fazer previsões e levantar orçamentos. Leva em consideração o controle e os projetos para que os gastos não ultrapassem o previsto;
Comunicação: responsável por estabelecer formas viáveis e eficientes de comunicação entre a equipe e com agentes externos, como a empresa contratante;
Qualidade: responsável pela busca de materiais de qualidade, sejam produtos intermediários ou finais. Além disso, para evitar essas terríveis consequências, a qualidade deve estar sempre no radar.
10 dicas para otimizar a administração de obras
A administração de obras atual pode ser um processo complexo e exaustivo – basta perguntar a qualquer gestor de projeto. Mas não precisa ser assim.
Com um pouco de planejamento e com as tecnologias modernas instaladas para agilizar os fluxos de trabalho, os empreiteiros podem obter a melhor gestão de projetos de construção. É tudo uma questão de trabalhar de forma mais inteligente – não mais difícil.
Então, quais as dicas para otimizar a administração de obras?
Aqui estão dez abordagens principais para elevar seus projetos para o próximo nível e ajudá-lo em cada etapa do caminho:
1. Defina bem o escopo do projeto
O escopo de um projeto de construção é uma lista de objetivos, entregas, recursos, funções, tarefas, prazos e custos. São as necessidades gerais do projeto, além de detalhar os benefícios entre os marcos que você acompanhará para alcançá-los.
Para manter seu projeto de construção dentro do cronograma, você precisa revisar todos os detalhes do escopo. Revise e entenda cuidadosamente os desenhos de construção, o livro de especificações e outros documentos do projeto. Conhecer os documentos como a palma da sua mão permitirá que você crie um escopo de projeto melhor.
Quais são as finalidades e os objetivos do projeto de construção? Quem são as partes interessadas? Como você está planejando executá-lo? Pense em tudo isso.
2. Garanta a conformidade
É essencial saber se uma administração de obras adequada estará em conformidade com os mais recentes regulamentos e padrões da indústria. Principalmente o gestor de projetos possui um amplo conhecimento jurídico e técnico que lhe falta para concluir os projetos com segurança.
Os gestores profissionais precisam estar totalmente equipados com as mais recentes tecnologias, ferramentas e certificações em NR’s essenciais para trabalhos de projetos de construção.
3. Melhores seus processos de planejamento
Muitos erros de eficiência da construção são cometidos na fase de planejamento. Por exemplo, se você não fez sua lição de casa exatamente em quantos metros cúbicos de concreto você precisa para um projeto, e, no meio do caminho, você percebe que precisa do dobro até amanhã, adivinha quem vai ter uma grande dor de cabeça? Está certo: você.
Por isso, fazer da colaboração o ápice do planejamento para abordar a alocação de mão de obra, processos, comunicação, equipamentos e materiais necessários antes do início da construção é a melhor maneira de evitar atrasos e aumentos de custos.
4. Busque fornecedores qualificados
Mostre-me sua equipe e eu lhe direi se seu projeto será entregue no prazo e dentro do orçamento. Se você deseja que seu projeto de construção seja bem-sucedido, é necessário investir na captação dos melhores fornecedores disponíveis.
A experiência é, obviamente, um dos fatores mais decisivos durante o processo de seleção de fornecedores. Você precisa de pessoas que já trabalharam em projetos semelhantes antes. Dessa forma, você pode se sentir seguro de que eles podem reagir de forma rápida e eficaz em situações de crise em que tanto talento quanto um estado de espírito claro são necessários.
No entanto, existem outros fatores importantes que devem ser observados. Como por exemplo, se o fornecedor atende a todos os requisitos estabelecidos na etapa de qualificação e aprovação, além de verificar a veracidade de documentos ou se possui algum débito trabalhista.
5. Fique de olho nas contas
A administração de obras também envolve cuidar do fluxo de caixa, pois o controle orçamentário depende dessa ação. Não é porque o gestor sabe quanto, como e com que serviços vai gastar que não consegue organizar as compras em um momento mais favorável.
Observe os dados históricos do projeto e da empresa para ajudar na previsão e no orçamento. A revisão frequente dos custos e o rastreamento de todas as transações o ajudarão a identificar as alterações orçamentárias necessárias à medida que o projeto avança.
Considere o uso de um software que ajude a equilibrar os orçamentos de seus projetos de construção e a prever o futuro. Procure um programa que permita a todos os fornecedores inserir despesas e mudanças para que as disputas financeiras possam ser eliminadas.
6. Otimize a gestão de contratos
Não é incomum que os gerentes de construção examinem os contratos, especialmente se a papelada for padronizada.
Fazer isso, no entanto, abre a empresa para possíveis conflitos no caso de clientes que insistem em um ponto específico que foi omitido na revisão inicial do contrato.
A administração deve ler os contratos minuciosamente e levantar questões sobre os itens conforme necessário.
7. Tenha um bom processo de gestão de documentos
Tão importante quanto os membros da equipe do seu projeto é garantir que toda a documentação esteja em vigor, atualizada e rastreada de forma consistente. Desde o início do projeto, marcos específicos até o encerramento, a documentação precisa estar disponível e assinada pelas partes interessadas quando necessário.
Mesmo com os melhores processos de gestão de projetos, não é sempre que um projeto é concluído no prazo e dentro do orçamento, portanto, você precisará ter a documentação adequada pronta para as partes interessadas e planejar quaisquer imprevistos. E quando esses eventos surgem, ter os documentos facilmente acessíveis, é vital para evitar conflitos, questões legais e atrasos no projeto.
8. Não negligencie a comunicação
Se você não está se comunicando com sua equipe e as partes interessadas da obra, essa é uma receita para perdas significativas de eficiência. Portanto, além de aproveitar novas tecnologias, coloque-se à disposição de sua equipe para que saibam que podem procurá-lo em caso de problemas.
Crie o hábito diário de se reunir com seus supervisores de projeto para repassar suas expectativas para o dia e obter feedback sobre o que eles acham que podem realizar e quais possíveis armadilhas existem.
9. Utilizes softwares e automação
Estamos no século 21, o que significa que existem muitas ferramentas por aí para ajudá-lo a fazer seu trabalho que você não teve acesso há muito tempo.
Um bom software de gestão de projetos de construção pode mantê-lo organizado e livre da bagunça da papelada em sua mesa, permitindo que você se concentre na construção de fato.
10. Dedique atenção aos riscos
Por último, mas não menos importante, você deve sempre ter um plano de gerenciamento de riscos bem elaborado. Esta é sua última linha de resistência em seu esforço para entregar seu projeto de construção no prazo e dentro do orçamento.
Tente prever todos os cenários negativos possíveis em que as coisas não acontecem como deveriam. Em seguida, crie soluções funcionais para essas situações de crise. Em uma frase, um plano de gerenciamento de riscos pode proteger seu projeto e sua equipe de produtividade, segurança ou qualquer outro tipo de problema.
Gerencie seus terceiros com a Wehandle
Para gerenciar melhor seus terceiros no canteiro de obras, você precisa do melhor software de gestão. Uma solução integrada baseada em nuvem garante que os gestores de projeto – e toda a equipe – tenham acesso em tempo real a uma única fonte de dados compartilhados entre compras, operações, equipes do canteiro de obras, recursos humanos e outros.
Com um software de gestão de terceiros que se integra com diversos outros tipos de tecnologias, como a Wehandle, você pode facilmente gerenciar contratos, documentos e analisar os riscos de seus fornecedores.
As ferramentas intuitivas permitem simplificar a contratação, a integração e a gestão de terceiros, garantindo que as equipes certas estejam nos lugares certos e no momento necessário.
Além disso, possui uma poderosa plataforma de gestão de documentos, conformidade e garante que toda a sua documentação seja avaliada e validada, alertas e tarefas sejam iniciados quando a documentação for necessária ou precisa ser atualizada.
E com recursos robustos de análise de riscos, você pode mergulhar mais profundamente para melhor entendimento, permitindo identificar novos riscos, detectar problemas antes de iniciar um projeto e prever o trabalho futuro.
Agora que você sabe tudo sobre como otimizar a administração de obras, saiba como gerenciar seus terceiros de maneira rápida e confiável. Fale com um de nossos especialistas agora mesmo!