Um dos maiores problemas das empresas é com relação aos gastos em excesso que afetam diretamente a saúde financeira do negócio. Não por acaso, os setores financeiros batem cada vez mais na tecla de redução de custos operacionais.
A otimização dos gastos é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio e se destacar no mercado. Neste artigo, vamos explorar estratégias eficazes para identificar e eliminar custos desnecessários, desde o mapeamento dos processos até a negociação com fornecedores.
Descubra como transformar seus gastos em um ativo estratégico e impulsionar o crescimento da sua empresa!
O que são custos operacionais?
Os custos operacionais são aquelas despesas ligadas ao funcionamento do negócio, ou seja, tudo que é gasto para bancar os recursos necessários que mantêm o trabalho em andamento.
Fazer o cálculo destes gastos é importante, pois os custos operacionais vão determinar o quanto a empresa precisa faturar mensalmente para executar as suas atividades rotineiras. Além do mais, vai determinar a precificação de produtos/serviços de forma competitiva, a fim de manter a margem de lucro que vise um equilíbrio financeiro.
Por que é necessário fazer a redução de custos operacionais?
O foco aqui não está em fazer a redução de custos operacionais de qualquer jeito, até mesmo porque isso impacta as atividades. O fato é que a otimização contribui de forma significativa para manter a saúde financeira do negócio.
Logo, não se trata de fazer uma redução de algo aleatório ou pontual. Dentro da operação de uma empresa existem diferentes atividades a serem analisadas. A ideia é identificar a possibilidade de economizar ou pagar menos, sem que isso interfira na qualidade do produto ou serviço.
Por exemplo, custos altos podem ser um forte indicador de problemas internos não percebidos, como falta de processos otimizados, taxas fixas muito altas, contratos de serviços acima do mercado e desperdício de material.
Sendo assim, ao checar as possibilidades de redução de custos operacionais de uma empresa, é importante alinhar as decisões às estratégias do negócio sem que isso comprometa a produtividade do negócio.
Como fazer a redução de custos operacionais de forma eficiente?
Agora, vamos conhecer na prática como fazer a redução de custos operacionais!
Mapeie os custos dos processos
Você conhece o motivo da existência de determinados custos? É comum que na urgência de reduzi-los a empresa os elimine sem nem mesmo saber o porquê eles existem. Consequentemente, isso pode comprometer a qualidade das operações e os produtos/serviços ofertados.
Por essa razão, existe a necessidade de mapear os custos de processos de cada departamento e as razões para isso. Para isso, é necessário elaborar uma lista e estudar a fundo cada um dos custos, a fim de entender o que é indispensável, o que pode ser eliminado ou substituído.
Dessa maneira, fica mais fácil buscar opções mais acessíveis sem que isso comprometa o desempenho do negócio ou a qualidade da solução entregue ao cliente final.
Defina um teto orçamentário por área
Determinar o orçamento de cada área da empresa envolve um processo estruturado em duas etapas principais: definir o teto de gastos e monitorar o cumprimento dessas diretrizes. Na primeira etapa é feita uma análise detalhada dos custos de cada área.
É essencial identificar os custos fixos e variáveis, entender as necessidades operacionais, e considerar projeções de crescimento ou contratações. Com base nessa análise, é possível estabelecer um teto de gastos que esteja alinhado com as metas financeiras da empresa. Ou seja, faça uma boa análise do fluxo de caixa para entender quais as entradas e saídas.
Uma vez estabelecido o orçamento, é crucial acompanhar regularmente como os recursos estão sendo utilizados. Isso não só assegura que cada área está operando dentro dos limites orçamentários, mas também permite identificar oportunidades para otimização de custos. O monitoramento contínuo é indispensável na hora de evitar desperdícios e garantir que os recursos estejam sendo aplicados de forma eficaz.
Renegocie contratos
Ao analisar detalhadamente o histórico de custos por segmento, é possível identificar oportunidades de otimização que antes passavam despercebidas. Por exemplo, um fornecedor que era a melhor opção no passado pode ter alterado suas condições comerciais, tornando-o menos vantajoso atualmente.
Logo, é interessante considerar a possibilidade de renegociação de contrato. Para isso, realize uma análise detalhada dos custos de cada contrato, comparando-os com os serviços e produtos efetivamente utilizados. Identifique possíveis excessos ou itens subutilizados que podem ser negociados ou eliminados.
Não deixe de avaliar também a qualidade dos serviços e produtos contratados. Um fornecedor com um preço mais baixo pode não oferecer o mesmo nível de qualidade ou suporte que um concorrente. Ao revisar os contratos vigentes, concentre-se no valor praticado, condições de pagamento, taxas, reajustes, só assim veja o que é possível fazer.
Caso haja possibilidade, considere realizar compras conjuntas com outros clientes do fornecedor para obter melhores preços.
Seja parceiro dos seus fornecedores
Poder contar com fornecedores de confiança é uma ótima vantagem competitiva para qualquer empresa. Portanto, busque estabelecer relacionamentos duradouros com esses parceiros comerciais.
Para isso, mantenha uma comunicação aberta e transparente com seus fornecedores, compartilhando informações relevantes sobre seus objetivos e desafios. Tenha sempre em mente que as negociações devem ser vantajosas para ambas as partes, dessa maneira, fica mais fácil manter uma parceria sólida e de longo prazo.
Por exemplo, negocie preços e condições comerciais, caso vá comprar mais produtos, a fim de obter um desconto maior e ter prazos de pagamento mais flexíveis a taxa de juros menores. No entanto, não compre acima da previsão, caso contrário, você pode ficar com estoque em excesso, o que não deixa de representar um custo.
Terceirize atividades
A terceirização de tarefas pode ser uma estratégia para reduzir custos operacionais, pois permite que as empresas se concentrem em suas atividades principais e delegue tarefas secundárias a terceiros.
Em geral, essas atividades não estão diretamente ligadas ao objeto principal da empresa, ou seja, seu core business. Sendo assim, é possível reestruturar as rotinas de trabalho com a segurança de que as atividades complementares estão sob responsabilidade de empresas e profissionais especializados e experientes.
Um contrato de terceirização pode ser muito mais econômico e fácil do que optar pela manutenção de equipes inteiras dedicadas. Afinal, há uma redução nos gastos com passivos trabalhistas, por exemplo. Isso ocorre porque as responsabilidades trabalhistas ficam a cargo da empresa terceirizada, aliviando a carga financeira da contratante.
No entanto, vale lembrar que a relação com o fornecedor terceirizado deve ser gerida de perto, com contratos bem definidos e KPIs claros para monitorar o desempenho. Manter uma comunicação aberta e regular é vital para garantir que as expectativas sejam atendidas e que a parceria seja benéfica para ambas as partes.
Invista em tecnologia
Investir em tecnologia é um dos principais recursos para as empresas que almejam a redução de custos. Isso acontece, graças a substituição de processos manuais por alternativas automatizadas.
Por exemplo, empresas que contam com a Wehandle na sua operação conseguem a redução de custos. Isso porque a plataforma faz toda a análise de documentação de fornecedores, automatizando a agilizando o processo de diligência, trazendo assim mais segurança na gestão de terceiros.
Sem contar a funcionalidade que ela possui que analisa os riscos, apresentando quais deles estão mais propensos levando em consideração o seu parceiro comercial.
Se você deseja organizar os dados e documentos importantes da sua empresa e contar com tecnologia que traz mais segurança às informações, conte conosco. Entre em contato com um de nossos especialistas e entenda como implementar a Wehandle no seu negócio!