Reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade dos seus serviços. Se você fizer uma breve pesquisa sobre quais os objetivos de empresas que contratam terceiros é bem provável que ao menos um dos aspectos apresentados estará presente.
No entanto, não é todo negócio que sabe como fazer esses objetivos virarem ações concretas. A solução pode estar na otimização do seu backoffice. Neste artigo, você vai entender a importância de investir no backoffice, tecnologia para a gestão de terceiros e como isso pode impulsionar o crescimento do seu negócio.
O que é backoffice?
O backoffice refere-se às operações internas de uma empresa que não são visíveis para os clientes, mas são essenciais para o funcionamento eficiente da organização. A expressão vem do inglês “parte de trás do escritório” e envolve as áreas administrativas do negócio.
Entre as principais operações temos funções administrativas e de suporte, como: finanças, recursos humanos, suporte administrativo, TI e outros. A área é a grande responsável por assegurar que todos os processos internos estejam alinhados e funcionando da melhor maneira.
Logo, contar com uma área de backoffice é essencial para garantir que as operações de front office (aquelas diretamente relacionadas ao atendimento ao cliente e geração de receita) possam funcionar sem problemas.
Enquanto o front office interage diretamente com os clientes, o backoffice trabalha nos bastidores para fornecer suporte, infraestrutura e serviços necessários para manter a empresa operando de maneira eficaz.
Qual a importância do backoffice para o negócio?
O backoffice desempenha um papel fundamental no sucesso de um negócio, embora suas operações sejam menos visíveis ao público. A importância está pautada nos diversos momentos do ciclo de vida de um negócio, desde a organização de processos até a satisfação do cliente.
Por exemplo, no backoffice costuma acontecer o planejamento e gerenciamento de orçamentos, o que ajuda a empresa a operar dentro de suas possibilidades financeiras e fazendo ajustes conforme necessário. Em resumo, o seu impacto se estende por toda a cadeia de valor, desde a gestão interna até a experiência do cliente.
Backoffice na gestão de terceiros: como ele é aplicado?
Tendo em vista a importância do backoffice, nesse tópico, vamos nos aprofundar nas áreas em que ele contribui para a gestão de terceiros!
Processo de seleção e contratação
Uma das grandes contribuições do backoffice para a gestão de terceiros é a verificação de credenciais e antecedentes. Aqui também podemos incluir a função de avaliação de capacidade e conformidade dos fornecedores.
Falando em tecnologia aplicada temos as plataformas de gestão de fornecedores para centralizar e automatizar a verificação de documentos e credenciais. Mas também as ferramentas de análise de risco que verificam a viabilidade e confiabilidade dos terceiros.
Gestão de contratos
A gestão de contratos é uma tarefa indispensável no cotidiano das empresas que lidam com prestadores de serviços e fornecedores. Com o apoio do backoffice é possível tornar o processo mais escalável, fazendo, por exemplo, a manutenção de registros de contratos e o monitoramento de prazos e termos contratuais.
Para isso, podem ser utilizados sistemas de gestão de contratos (Contract Management Systems) que armazenam, monitoram e notificam sobre datas e condições importantes. Além disso, a ferramenta de assinatura eletrônica facilita a execução de contratos, permitindo o fechamento de negócios, mesmo a distância.
Gestão financeira e pagamentos
O backoffice oferece o apoio no processamento de pagamentos pontuais e precisos dos parceiros comerciais. Isso ajuda no controle de orçamento e custos relacionados a fornecedores.
Nesta área, é comum que haja o uso de um software de contabilidade integrado que automatiza o processamento de faturas e pagamentos. Também são implementadas ferramentas de análise de despesas para monitorar e gerenciar custos associados a terceiros.
Conformidade e auditoria
Um dos pontos mais críticos para as empresas diz respeito à legislação e normas que ela deve seguir. Cabe ao backoffice, garantir que os terceiros cumpram as leis e regulamentações, mas também realizar auditorias periódicas que ajudem a verificar a conformidade.
Para facilitar esse trabalho é importante contar com plataformas que rastreiam e monitoram o cumprimento das normas regulatórias. Além do mais, ferramentas de auditoria digital que facilitam a revisão dos processos dos terceiros.
Monitoramento de desempenho
Você sabe o quão bem o fornecedor está performando e se isso atende aos pré-requisitos da sua empresa? Uma das ações do backoffice quando se trata da gestão de terceiros é promover a avaliação contínua do desempenho dos parceiros, identificando áreas de melhoria e feedback.
É importante contar com sistemas de gerenciamento de desempenho que acompanham KPIs e SLAs acordados, bem como ferramentas de feedback e comunicação para fornecer e receber avaliações de desempenho.
Segurança de dados
Ter o apoio das áreas administrativas vai impactar diretamente na proteção de informações sensíveis e confidenciais. Com isso, a ideia é garantir que terceiros sigam as práticas de segurança de dados.
Soluções de segurança cibernética que protegem dados contra acessos não autorizados são bem-vindas, assim como aquelas ligadas à gestão de acesso que controlam e monitoram o acesso a informações sensíveis.
Benefícios de investir em tecnologia para gestão de terceiros
Falamos sobre a aplicação do backoffice à gestão de terceiros e quais tecnologias podem ser utilizadas. No entanto, em termos práticos, o que isso significa?
Automação de processos e redução de erros
O primeiro ponto é que a tecnologia permite a automação de processos repetitivos e demorados, como verificação de credenciais, processamento de pagamentos e acompanhamento de contratos. Isso libera tempo para que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor e tenham mais confiabilidade de tarefas operacionais.
Os sistemas automatizados também reduzem a incidência de erros humanos em atividades críticas, como o cálculo de pagamentos e a verificação de conformidade. Consequentemente, temos uma melhora na precisão e confiabilidade das operações de backoffice.
Monitoramento e proteção de informações
Outro benefício é que a tecnologia proporciona maior visibilidade sobre as atividades dos terceiros, permitindo um monitoramento em tempo real. Isso resulta na maior facilidade de identificação de problemas e na tomada de decisões rápidas e informadas.
Investir em ferramentas robustas contribui para a proteção de informações sensíveis e confidenciais de terceiros contra acessos não autorizados e ameaças cibernéticas. O que é essencial para manter a confiança e a integridade dos dados da empresa.
Escalabilidade de processos
Além disso, a empresa consegue escalar suas operações de gestão de terceiros conforme necessário, sem a necessidade de aumentar proporcionalmente os recursos humanos. Tudo isso é particularmente útil em períodos de crescimento ou expansão.
Boas ferramentas também permitem a coleta e análise de dados detalhados sobre o desempenho dos terceiros. Dessa forma, é possível fazer a identificação de padrões, avaliação de desempenho e tomada de decisões baseadas em dados.
Agilidade e economia de custos
As empresas que adotam tecnologia avançada para a gestão de terceiros tendem a ser mais ágeis e competitivas no mercado. Elas conseguem responder mais rapidamente às mudanças e demandas, além de fornecer um serviço de melhor qualidade.
Por fim, apesar do investimento inicial em tecnologia, a eficiência e a automação resultantes podem levar a economias significativas a longo prazo, reduzindo custos operacionais e aumentando a produtividade.
Como vimos, para escalar o backoffice é necessário a tecnologia. A Wehandle pode te auxiliar nessa missão por meio do software de gestão de documentos. A solução permite organizar os arquivos importantes da sua empresa e conta com tecnologia que traz mais segurança às informações, contribuindo assim para a gestão de terceiros, escalando o trabalho do backoffice e trazendo mais resultados.
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