Como a sua empresa faz a avaliação dos fornecedores? Se essa não é uma questão para o seu negócio, é hora de revê-lo. A prática é essencial por diversas razões, como garantia de qualidade, redução de custos, eficiência operacional, manutenção de relações de negócios de longo prazo, entre outros.
Diversos aspectos devem ser analisados nesse processo, a fim de que a escolha do seu parceiro comercial seja o mais bem-sucedida possível. Neste artigo, separamos 10 dicas que vão te ajudar a otimizar a sua avaliação de fornecedores!
1. Entenda a qualificação do fornecedor
A qualificação dos fornecedores é um importante aspecto da avaliação. Para isso, são analisados pontos com o objetivo de verificar se um fornecedor está apto ou não para atender à empresa.
Comumente, são analisados: CNPJ do fornecedor; dados cadastrais, financeiros e fiscais; informações públicas e certificações (como Certidão Negativa de Tributos Federais, consulta do Sintegra, certificado de regularidade do FGTS); documentos necessários para o funcionamento do negócio, como licenças; verificação de pendências e/ou irregularidades documentais. Com tudo analisado, o último passo consiste na aprovação do fornecedor e na emissão dos documentos de contratação.
2. Conheça as necessidades da sua empresa
Para tornar a sua avaliação de fornecedores mais precisa é necessário conhecer quais as demandas da sua empresa. Por isso, entenda o que a organização utiliza para operacionalizar seus processos.
Ao entender quais são essas necessidades fica mais fácil rastrear bons parceiros comerciais e estabelecer contratos com bom custo-benefício. Afinal, os times saberão quais são as suas demandas e as prioridades para a prestação de serviços.
3. Tenha cuidado com a qualidade
Assim como seus fornecedores devem ter objetivos alinhados aos da sua empresa, a mesma coisa deve acontecer com os produtos a serem fornecidos. A qualidade ofertada pelo parceiro deve estar no mesmo patamar de qualidade que o produto ou serviço que ser oferecido pela sua empresa no mercado
Uma compra mal feita ou a aquisição de um produto que tenha qualidade inferior pode gerar um grande prejuízo financeiro e até causar a parada da sua linha de produção. Com isso, ao final o seu produto fica menos competitivo e ainda corre o risco de ficar encalhado nas lojas.
4. Considere o desempenho passado
A avaliação de fornecedores também deve incluir uma análise sobre o desempenho desse parceiro comercial no passado. Observe o histórico do prestador de serviços, pode ser por meio do contato com outras organizações que utilizaram os produtos ou serviços desses fornecedores. Avalie a capacidade produtiva, incluindo a quantidade de funcionários, para garantir que ele tenha a capacidade de atender às demandas dentro dos prazos acordados.
Pergunte sobre os prazos, se eles foram cumpridos, observe a qualidade dos produtos e peça um feedback desses antigos clientes, procure ter uma conversa sincera e aberta. Caso não consiga um contato direto, vale a pena fazer uma pesquisa apurada no próprio site da empresa e até mesmo em portais de reclamação.
5. Avalie a estabilidade financeira
A estabilidade financeira é indispensável na avaliação dos fornecedores. Muita empresa nem considera essa análise, mas o fator finanças deve ser determinante para uma escolha mais acertada.
Por exemplo, caso o fornecedor tenha problemas de fluxo de caixa, as chances de que ele tenha dificuldades na aquisição de materiais são grandes, o que por consequência impacta a entrega de mercadorias no prazo e manutenção da qualidade dos produtos.
Portanto, o desafio é identificar tais questões antes que elas se tornem problemas e causem imprevistos. Uma boa maneira de fazer isso é pesquisando o CNPJ do fornecedor para encontrar tempo em atividade, restrições, entre outros pontos. Afinal, se o objetivo é fechar um contrato de longo prazo, os problemas financeiros podem comprometer a parceria.
6. Considere a localização
Na avaliação de fornecedores também é necessário considerar a localização e os processos logísticos, pois eles podem influenciar no fluxo de produção e tempo de entrega, assim como no custo final dos produtos.
A distância entre a localização do fornecedor e a sua empresa influencia diretamente nos gastos com transporte. Quanto mais longa a distância, maior será o custo associado ao transporte de mercadorias.
Além disso, a proximidade geográfica tem impacto direto no tempo de entrega. Geralmente, os fornecedores mais próximos conseguem entregar os produtos ou serviços de forma mais rápida, o que é essencial para manter prazos e compromissos.
7. Saiba qual a reputação do fornecedor
Não deixe de avaliar também a questão da reputação do fornecedor. Afinal, se ele está associado à sua marca qualquer não conformidade com regulamentos ou normas éticas pode respingar na sua empresa.
Uma dica é fazer uma pesquisa na internet em busca de informações complementares. Assim, será possível entender melhor a trajetória do fornecedor, seu posicionamento no mercado e sua reputação em relação aos clientes.
Além disso, analise documentos, boas práticas dentro da empresa, como a equipe de trabalho está posicionada, afinal, casos de irregularidades trabalhistas podem afetar a sua imagem. Observe também se o parceiro comercial mantém boas práticas de cuidado com o meio ambiente e outros.
8. Verifique todos os potenciais riscos
Identificar todas as possíveis ameaças provenientes do fornecedor que podem impactar negativamente a sua empresa, como riscos de reputação, financeiros, de conformidade, é uma tarefa que também precisa fazer parte da avaliação.
Os stakeholders devem ser envolvidos para identificar as fragilidades às quais a organização está sujeita devido às atividades de terceiros. Essa análise deve ser minuciosa, abrangendo todos os aspectos da operação, visando destacar de maneira precisa os pontos críticos.
Falha de processos, segurança de dados, fornecedor em desconformidade com requerimentos regulatórios obrigatórios são alguns dos aspectos a serem observados. Fique atento para não sofrer com as consequências mais tarde.
9. Cheque a abertura para a inovação
A inovação dos fornecedores contribui para a manutenção da competitividade e impulsiona o crescimento nas cadeias de suprimentos. Para avaliar e incentivar a inovação é preciso ficar atento a alguns pontos.
O primeiro passo é analisar se o parceiro comercial demonstra um compromisso contínuo com a melhoria e está propenso a apresentar soluções inovadoras. Outro aspecto é estar informado sobre as tendências e avanços no mercado. Isso permite que você os estimule a adotarem práticas inovadoras para se manterem atualizados.
Por fim, encoraje os parceiros a serem flexíveis e adaptáveis às mudanças no ambiente de negócios. Tal ação pode ajudar na rápida incorporação de novas tecnologias ou a adaptação a novas práticas de mercado.
10. Analise a flexibilidade
Flexibilidade significa adaptação. Na avaliação de fornecedores ela deve estar como um aspecto crucial de análise. Ou seja, busque entender a capacidade do fornecedor em se adaptar rapidamente a mudanças de mercado, requisitos de produto ou outras variáveis.
Observe o tempo que o fornecedor leva para responder a alterações nos pedidos, prazos ou especificações. Um tempo de resposta ágil é indicativo de flexibilidade. Considere também se ele está disposto a negociar termos contratuais, como prazos de pagamento, quantidades mínimas de pedido e condições de entrega.
A resiliência do fornecedor também conta, especialmente em lidar com interrupções na cadeia de suprimentos, como eventos naturais, greves ou flutuações nos preços de matérias-primas.
Enfim, a avaliação de fornecedores é um processo que exige todo um trabalho de análise de aspectos que vão da qualificação à flexibilidade do parceiro comercial. Como visto, em cada dica pontuamos o que é mais importante a se considerar. Mas lembre-se de que cada empresa tem as suas especificidades e elas devem ser consideradas.
Por exemplo, em negócios com um conjunto de obrigações legais mais extenso, a auditoria é indispensável. No nosso artigo, Auditoria de fornecedores: como garantir a qualidade e conformidade, nós explicamos mais sobre o assunto, não deixe de conferir!