Gerenciar contratos é uma tarefa indispensável em qualquer empresa. No entanto, executar a tarefa de forma manual pode tornar o fluxo de trabalho mais complexo do que o ideal, daí a importância de um software de gerenciamento de contrato.
Se você ainda tem dúvida sobre os benefícios ou mesmo sobre quais critérios considerar na hora de escolher uma tecnologia, esse artigo é para você. Descubra a seguir como avaliar o software de gerenciamento de contrato ideal para a sua operação e quais os ganhos são possíveis de obter. Boa leitura!
O que é um software de gerenciamento de contrato?
Como o próprio nome sugere, o software de gerenciamento de contratos é uma ferramenta que permite fazer a gestão digital de todas as fases do ciclo de venda de um contrato. Isso significa que desde as etapas iniciais, como solicitação de uma nova minuta, até as finais, como renovação contratual junto dos fornecedores estão inclusas.
Vale destacar que os processos contratuais podem impor certa complexidade à operação e, dependendo da forma como são conduzidos, podem gerar custo adicional para a empresa.
Por essa razão, é importante contar com um software que ajuda a otimizar o trabalho da equipe e tornar a gestão mais fluida e de qualidade. Além disso, a ferramenta contribui para trazer mais segurança para todas as atividades e responsabilidades ligadas ao ciclo de vida de um contrato.
Para que serve um software de gerenciamento de contrato
Mas, afinal, quais são os principais pontos trabalhados por um software de gerenciamento de contrato? Confira a seguir!
Gestão de contratos em massa
Imagine que a sua empresa tenha dezenas de contratos para dar vazão mensalmente e precise fazer a gestão deles manualmente? Provavelmente, isso ocupará uma boa parte da rotina dos profissionais que atuam diretamente com esses documentos, certo?
Por isso, um software de gerenciamento de contrato é tão importante. Isso porque a ferramenta ajuda a evitar falhas na gestão de um grande volume de contratos, permitindo assim que os profissionais foquem na parte mais estratégica da operação, enquanto a tecnologia é encarregada das tarefas repetitivas.
Centralização e organização de dados
A centralização e organização dos dados são pontos-chave quando se trata de um software de gerenciamento de contratos. A ferramenta é capaz de armazenar todos os documentos em um único local.
Isso significa que todos os contratos, desde os ativos até os arquivados, estarão disponíveis em um único lugar, geralmente em um repositório digital seguro. Isso por si só já traz consigo uma série de vantagens, como:
- acesso facilitado: todos os profissionais envolvidos têm acesso aos contratos sempre que precisarem, desde que tenham as permissões adequadas. Isso ajuda a eliminar a necessidade de procurar em pastas físicas ou em várias pastas digitais dispersas;
- redução de perdas: ao centralizar os contratos em um local seguro e protegido, o risco de perder documentos importantes é significativamente reduzido. Ou seja, esqueça o problema de contratos desaparecidos ou extraviados;
- colaboração eficiente: equipes podem trabalhar de forma colaborativa em documentos compartilhados, fazendo alterações, adicionando comentários e mantendo todos atualizados em tempo real.
Por sua vez, quando falamos de organização, os benefícios a serem obtidos incluem:
- categorização: os contratos podem ser categorizados com base em diferentes critérios, como tipo de contrato (venda, compra, aluguel, etc.), partes envolvidas, datas de vencimento, etc. Isso facilita a visualização e o acesso aos contratos relevantes;
- classificação: é possível aplicar etiquetas, marcadores ou atributos específicos a cada contrato. Por exemplo, você pode marcar contratos como “urgente”, “em revisão”, “aprovado”, entre outros. Dessa maneira, fica mais fácil priorizar e identificar de forma rápida o status de cada contrato;
- busca avançada: com a capacidade de pesquisar por palavras-chave, datas, partes envolvidas e outros critérios, encontrar um contrato específico se torna simples e rápido. Consequentemente, há uma economia de tempo, além de evitar a frustração de ter que procurar manualmente em pilhas de papéis ou pastas digitais.
Segurança e privacidade
A segurança e a privacidade são aspectos críticos quando se trata de gerenciamento de contratos. Especialmente, se considerarmos a sensibilidade das informações contidas nesses documentos.
Por esse motivo, um software de gerenciamento de contratos oferece recursos para controlar quem pode acessar, visualizar, editar ou assinar os contratos.
Isso é crucial para garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham permissão para interagir com os documentos. Algumas maneiras pelas quais isso é alcançado incluem:
- permissões de usuário: o sistema permite atribuir diferentes níveis de permissões a cada usuário. Por exemplo, alguns podem ter acesso completo para editar contratos, enquanto outros só podem visualizá-los;
- autenticação segura: para acessar o sistema, os usuários podem ser obrigados a autenticar suas identidades com credenciais seguras, como senhas fortes, autenticação de dois fatores (2FA) ou biometria;
Além disso, quando falamos sobre a gestão contratual, a proteção dos dados é fundamental para garantir a confidencialidade e a integridade dos contratos. Um bom software de gerenciamento de contratos implementa várias medidas de segurança, incluindo:
- criptografia de dados: todos os contratos e informações relacionadas são criptografados enquanto estão em repouso (armazenados) e em trânsito (enviados pela rede). Isso impede que terceiros não autorizados possam ler ou acessar os dados;
- backups automáticos: os contratos são regularmente copiados e armazenados em locais seguros, tanto para prevenir a perda de dados devido a falhas de hardware quanto para permitir a recuperação em caso de desastres;
- ambientes seguros de armazenamento: os servidores que hospedam os dados dos contratos são mantidos em ambientes altamente seguros, com medidas físicas e digitais para proteger contra acesso não autorizado;
- gerenciamento de chaves: Os sistemas de gerenciamento de chaves criptográficas são usados para proteger as chaves de criptografia usadas para descriptografar os dados. Isso adiciona uma camada extra de segurança.
Como escolher um software de gerenciamento de contrato
Levando em consideração as funcionalidades e benefícios que um software de gerenciamento de contrato tem, é preciso analisar alguns critérios importantes antes de escolher a solução ideal para a sua empresa. A seguir falamos mais sobre eles.
Credibilidade do fornecedor
Antes de qualquer coisa é preciso analisar com cuidado a experiência e a reputação do fornecedor dentro do mercado.
Diante disso, busque conhecer os fornecedores e as avaliações deles por meio de outras empresas. Além disso, solicite demonstrações para avaliar as funcionalidades da tecnologia oferecida e como ela se adapta à realidade da sua empresa
Facilidade de uso e interface intuitiva
O software deve ser fácil de usar para todos os usuários. Desde os que lidam com contratos diariamente até aqueles que raramente interagem com o sistema, os profissionais precisam estar treinados para lidar com a ferramenta.
Além disso, é importante que o software ofereça uma boa navegação. Uma interface intuitiva facilita o trabalho de localizar contratos. Mas também contribui para a criação de novos documentos e a execução de tarefas relacionadas a contratos sem necessidade de treinamento extensivo.
Integração e compatibilidade
Outro aspecto a ser considerado antes de escolher a ferramenta é a integração com sistemas existentes. Verificar se o software pode se integrar facilmente com outros sistemas utilizados pela empresa, como ERP, CRM e sistemas de e-mail.
Não se esqueça da compatibilidade com formatos de arquivo. Assim, cheque o suporte para uma variedade de formatos de arquivo comuns, como PDF, Word, Excel, entre outros.
Alinhamento com as necessidades da empresa
Além dos aspectos citados, um ponto que a empresa não pode deixar de observar é o alinhamento do software de gerenciamento de contato com as demandas internas. Logo, é muito importante que os fluxos de trabalho sejam avaliados antes da escolha da ferramenta.
Busque por opções que se encaixem nos sistemas da sua empresa e também atenda às necessidades dos colaboradores.
Por exemplo, se os profissionais não são tão experientes em tecnologias, a escolha de um sistema muito complexo pode atrapalhar o fluxo de trabalho. Logo, optar por uma solução mais simples e intuitiva contribui para otimizar a operação e obter os ganhos necessários.
Como vimos, um software de gerenciamento de contrato não é só útil, como também facilita a gestão das demandas no dia a dia. No entanto, para obter tais benefícios é preciso escolher a ferramenta certa, observando critérios importantes para a sua empresa.
Agora que você já sabe mais sobre a tecnologia, o convidamos a ler o nosso outro artigo para complementar o seu conhecimento: 5 dicas mais importantes para integrar as áreas da sua empresa e fazer uma gestão de contratos eficiente!
