Você já parou para pensar o quanto pode ser importante o processo de homologação de fornecedores para a sua empresa? Muita gente não sabe, mas esse processo pode trazer muitos benefícios, entre eles, o aumento da qualidade dos serviços e a redução de riscos.
Por meio desse processo tão importante, é possível mitigar os mais diversos riscos que esses parceiros podem representar, garantindo uma contratação mais segura, eficaz e transparente.
Sabemos que encontrar bons fornecedores é um dos maiores desafios para muitas empresas. Afinal, não se trata apenas de ter parceiros que ofereçam preços e prazos atrativos, eles devem cumprir uma série de requisitos para fechar um bom negócio, que também aborda questões de segurança e conformidade. E é exatamente para isso que serve a homologação de fornecedores.
Neste artigo, você entenderá melhor sobre esse assunto, qual a importância, para que serve e como fazer a homologação. Vamos lá?!
O que é a homologação de fornecedores?
Primeiramente, a homologação é o processo realizado pela empresa para aplicar determinadas condições aos seus parceiros, com o objetivo de garantir o fornecimento dos serviços ou insumos necessários ao seu funcionamento. Afinal, para atender a demanda, a empresa precisa de fornecedores que cumpram sua parte nos prazos e condições acordadas.
Esse procedimento envolve a definição de ações e diretrizes que buscam otimizar o tempo e a utilização de outros recursos para garantir a eficácia do contrato firmado. Sendo assim, após a homologação, é muito improvável que ocorram problemas relacionados ao fornecimento de insumos ou execução dos serviços.
Em outras palavras, a homologação é onde as empresas avaliam a capacidade de seus fornecedores em fornecer determinado produto ou serviço. Dessa forma, é possível mitigar os riscos, bem como ter um conhecimento profundo de sua cadeia de suprimentos e antecipar problemas.
Qual a importância do processo de homologação de fornecedores?
Não há dúvidas de que a homologação é um processo extremamente importante para ajudar a garantir a qualidade dos serviços e produtos dos parceiros. Muitas empresas possuem uma área dedicada exclusivamente a este assunto, e eles precisam buscar novas formas de desenvolver, implantar e manusear ferramentas automatizadas para verificação de documentos de fornecedores.
Como empresa, você deve decidir quais fornecedores atendem aos seus padrões de aquisição e quais critérios eles devem seguir. Esse processo é uma parte importante e extensa da gestão do relacionamento com fornecedores, pois ocorre antes da primeira entrega.
A homologação pode fazer parte da aprovação estratégica e posteriormente servir de base para auditorias e avaliações. A homologação e avaliação também são obrigatórias para algumas certificações, como a ISO 9001, por exemplo.
Para quê serve a homologação de fornecedores?
A verdade é que encontrar fornecedores confiáveis e de qualidade pode ser uma tarefa bastante complexa para muitas empresas. Quando uma empresa encontra um bom fornecedor, é fundamental que ela busque garantir que a qualidade do fornecimento comece elevada e que assim permaneça. Dessa forma, a empresa que realiza a homologação ganha, acima de tudo, tranquilidade em suas operações.
Tudo isso garante que todos os parceiros estejam alinhados aos valores e à política de compras da empresa, reduzindo as chances de problemas e riscos operacionais. Além disso, como já mencionamos, a homologação pode refletir-se na redução de custos, maior qualidade nas entregas, prazos mais atrativos e, sobretudo, redução dos riscos. Assim, esse processo cria um relacionamento mais harmonioso, gerando negociações que beneficiam ambas as partes.
A homologação também permite à empresa que pretende transferir parte da execução das suas atividades para terceiros, a oportunidade de conhecer as possíveis fragilidades e riscos do prestador de serviços.
Como fazer o processo de homologação de fornecedores?
Como regra, esse processo geralmente passa por três etapas, que são elas:
- Pré-cadastro: fase em que o fornecedor estabelece contato com a empresa;
- Homologação: verificação dos requisitos de adequação, para saber se o fornecedor é capaz de atender à demanda e aos critérios da empresa tomadora;
- Cadastro: fase em que os dados dos fornecedores que passaram na verificação, são inseridos no sistema da empresa.
Mas para deixar isso ainda mais claro, vamos ver um passo a passo para realizar a homologação. Confira abaixo as 4 etapas essenciais para o processo de homologação de fornecedores.
Avaliação dos documentos
A qualidade do serviço e a transparência devem estar na base de qualquer relação comercial, visto que têm impacto direto nas operações de qualquer empresa. Portanto, é fundamental avaliar as documentações que o fornecedor apresenta para atestar que ele tem capacidade para entregar com a qualidade necessária.
Esse processo envolve a avaliação das informações do parceiro, como a verificação do CNPJ, se ele atua dentro da legalidade, a verificação dos registros estaduais e municipais, a avaliação da necessidade de alvarás para seu funcionamento, entre outros documentos. Além disso, é necessário verificar a existência de certificações, principalmente aquelas que atestam sua capacidade técnica.
Análise de riscos
Como você já viu, um dos principais objetivos da homologação é a redução de riscos. Portanto, é imprescindível realizar uma avaliação ainda mais completa das empresas parceiras, garantindo que operem em conformidade, de acordo com todas as leis e regulamentos aplicáveis ao setor.
Essa análise de risco também deve incluir um rastreamento da reputação dos fornecedores, verificando se a empresa está bem avaliada no mercado, cumprindo seus contratos e se possui outros parceiros importantes. Afinal, os fornecedores podem ser vistos como uma extensão da sua empresa.
Cotação de preço
Embora o preço não seja o critério mais importante para a aprovação de fornecedores, isso não significa que deva ser ignorado. Afinal, os valores praticados pelos parceiros terão impacto direto nos resultados do negócio. Atente-se se o preço estiver muito abaixo da média do mercado.
Para manter a margem de lucro, a empresa precisa garantir que os preços sejam compatíveis com a qualidade dos produtos e serviços entregues. Com a homologação dos fornecedores, é possível obter preços mais atrativos por meio de acordos prévios.
Aprovação do fornecedor
Finalmente, o processo de homologação implica o estabelecimento de uma relação profissional baseada em valores comuns. E isso deve ser estabelecido em contrato, incluindo as devidas garantias prestadas por ambas as partes.
Uma vez que o parceiro tenha aprovado, o contrato firmado deve ser seguido à risca. Caso contrário, se houver violação do acordo, a relação poderá ser encerrada por uma das partes.
É importante ressaltar que todas essas etapas mencionadas estão relacionadas à realização de due diligence de fornecedores, que ocorre antes da entrada em vigor do contrato e tem como objetivo avaliar todos os terceiros e fornecedores.
Conte com a ajuda da tecnologia na homologação de fornecedores
Por fim, como vimos, a homologação de fornecedores visa trazer confiança e segurança no relacionamento entre a empresa contratante e parceiros, mitigando riscos e reduzindo custos. Embora seja algo complexo, todo esse processo pode ser otimizado e simplificado por meio da tecnologia.
Além de agilizar a verificação da documentação e a análise da situação financeira, jurídica, fiscal e tributária e do histórico dos fornecedores, essas ferramentas contribuem para a aplicação do compliance, garantindo que as relações também sejam pautadas pela ética e pela transparência.
Por meio de nossa plataforma tecnológica, a wehandle oferece aos clientes a possibilidade de otimizar os processos de homologação e avaliação de fornecedores. Avaliamos o desempenho, a qualidade das atividades e serviços desenvolvidos por empresas terceirizadas, garantindo a conformidade na homologação de fornecedores. Afinal, queremos que nossos clientes tenham certeza de que tudo está sob controle.
Você precisa melhorar seus processos de aprovação e monitoramento de fornecedores? Entre em contato conosco e saiba como as nossas soluções podem ajudar a sua empresa.