A política de compras é um pilar fundamental para a gestão eficiente das aquisições dentro de uma organização. Ela estabelece as diretrizes e normas que regem o processo de compra de bens e serviços, desempenhando um papel vital na sustentabilidade financeira e no alinhamento estratégico da empresa.
Ao fornecer um conjunto claro de regras e procedimentos, a política de compras não apenas otimiza a eficiência operacional, mas também promove a transparência e a conformidade.
Neste contexto, exploraremos a importância da política de compras, destacando seu impacto na eficácia organizacional e apresentando considerações essenciais para sua elaboração e implementação bem-sucedidas. Confira!
O que é uma política de compras?
Uma política de compras consiste em um conjunto de regras que controlam o processo da requisição de algum produto ou serviço. Ela orienta as decisões sobre o que comprar e quando fazer isso, oferecendo orientação necessária para que os colaboradores responsáveis por essa parte naveguem com tranquilidade em cenários comuns de compras.
A ideia da política de compras é fornecer um quadro claro para as atividades de compras, definindo regras, responsabilidades e critérios para garantir que as aquisições sejam conduzidas de maneira eficiente, transparente e ética.
Além disso, ela visa assegurar que o melhor custo-benefício seja obtido em qualquer compra, além de reduzir fraudes, desperdícios e também abusos nas transações. Ou seja, orienta tomada de decisões, aquisições e também metas.
Por que a sua empresa precisa de uma política de compras?
A compra pode ser considerada uma atividade crítica, pois o seu impacto tem reflexo em todos os setores de um negócio. Caso as aquisições não atendam às demandas da sua empresa, isso pode levar a redução da eficácia das operações.
De maneira geral, o material comprado seja para fabricação ou revenda deve atender a um nível de qualidade, além de ter um preço competitivo, caso contrário, isso pode gerar a insatisfação dos clientes. A política de compras deve servir como guia para o planejamento de compras e orçamento.
Nesse documento estarão especificadas as diretrizes de qualidade que devem ser seguidas na hora da compra com um fornecedor, além disso, inclui itens para a qualificação de parceiros.
Isso vai contribuir para:
- controle de custos;
- orientação na tomada de decisões;
- equilíbrio do estoque;
- controle e visibilidade das compras realizadas;
- análise de metas financeiras;
- melhora na previsibilidade de gastos.
Quais os itens devem estar no documento?
Apesar dos detalhes exatos variarem dependendo do tipo e do tamanho da organização, aqui estão alguns elementos gerais que podem ser incluídos em uma política de compras!
Objetivos e escopo
O primeiro passo é ter bem clara uma declaração do propósito da política de compras. Além disso, o documento precisa contar com a definição do escopo, indicando quais transações ou tipos de compras serão abrangidos.
Nessa parte é interessante também identificar os benefícios esperados da implementação efetiva da política, como economia de custos, gestão de riscos e conformidade.
Responsabilidade
No tópico responsabilidade será apresentada a identificação das autoridades responsáveis pela implementação e execução da política. Além de esclarecer, as responsabilidades de todas as partes envolvidas no processo de compras.
Procedimentos de compra
Aqui teremos uma descrição detalhada dos passos a serem seguidos no processo de compra, desde a identificação da necessidade até a conclusão da transação. Lembrando que as demandas podem surgir de diferentes departamentos ou unidades da organização, caso haja alguma particularidade é preciso que esteja claro.
Requisições de compras
Neste tópico vão estar estabelecidas as diretrizes para a submissão, aprovação e rastreamento de requisições de compras. Defina com clareza o que constitui uma requisição de compra na organização, incluindo detalhes sobre quando e como deve ser gerada.
Coloque também o formato padrão da requisição de compra, incluindo campos obrigatórios, como descrição do item, quantidade, prazo de entrega e justificativa. Além de procedimentos para rastrear o status das requisições, desde a submissão até a aprovação final, permitindo uma comunicação eficaz sobre o andamento.
Avaliação de fornecedores
A avaliação de fornecedores é um instrumento indispensável quando se fala em política de compras. Por isso, o documento deve ter especificados quais os critérios para a seleção e avaliação desses parceiros comerciais, incluindo desde aspectos como qualidade, preço, prazo de entrega até o histórico de desempenho.
Concorrência e negociações
Outro ponto que não pode ser negligenciado são as diretrizes sobre como lidar com processos de concorrência, leilões ou negociações para obter as melhores condições para a organização. Isso inclui expedição da consulta, abertura, análise e avaliação de propostas e negociação com fornecedores.
Estabeleça quando não haverá exigência de concorrência com três cotações em casos de compras e contratações com valores inferiores a X, quando já existir um contrato guarda-chuva e outros.
Contratos
No caso da parte de contratos devem estar as especificações sobre a elaboração, revisão e aprovação de contratos, bem como as diretrizes para a gestão de contratos, incluindo renovações, modificações e rescisões.
A ideia é que o relacionamento entre cliente e fornecedor corra da melhor forma possível, evitando assim atrasos de pagamento, penalidades e multas de serviços ou renovações desnecessárias. Por isso, assim que tiver o escolhido solicite as certidões para o correto preenchimento do documento.
Ética
A questão ética na política de compras ajuda a evitar conflitos de interesse e promover a transparência. Ela também contempla a questão do antissuborno com boas práticas e regras para tomadas de decisões de compras, escolha de fornecedores e redação de contratos.
Gestão de riscos
O documento deve também enfatizar a identificação e abordagem dos riscos associados ao processo de compras, com estratégias para mitigação.Para isso, é importante especificar os principais riscos, da natureza até o seu nível, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da aquisição.
Treinamento e conscientização
Neste tópico, estarão as instruções sobre a necessidade de treinamento regular para os envolvidos no processo de compras, bem como a promoção da conscientização sobre a política e procedimentos de compras.
Revisões e atualizações
Os procedimentos para revisar e atualizar a política de compras conforme necessário, para garantir que esteja alinhada com as práticas e objetivos em constante evolução da organização.
Lembrando que uma política de compras deve ser adaptada às necessidades específicas da organização e estar em conformidade com regulamentações locais e leis aplicáveis.
Boas práticas para a sua política de compras
Quer tornar o seu documento de política de compras mais eficiente? Siga essas dicas!
Foque na escalabilidade
A criação de uma política de compras não é uma tarefa fácil, aliás, costuma ser trabalhosa. Por isso, busque elaborá-la de maneira escalável, ou seja, que ela tenha maior durabilidade, mas também possa ser adaptada sem maiores dificuldades. Olhar para o compliance e ser consistente são as chaves para que esse processo de construção do documento seja possível.
Promova a transparência
A transparência no processo de compras é crucial para garantir a integridade, a confiança e a eficiência. Sendo assim, torne as informações sobre as necessidades de compras disponíveis internamente para todas as partes interessadas relevantes. Disponibilize informações sobre o processo de compras, cronogramas e critérios de seleção.
Assim, você garante que as políticas e procedimentos relacionados às compras serão comunicados de forma clara e compreensível.
Como visto, a política de compras é um documento que conta com uma série de dados detalhados. Contar com a tecnologia para otimizar o seu processo de compras e mantê-lo sempre adequado às políticas é fundamental.
Um software de gestão de documentos vai ajudá-lo no gerenciamento de arquivos. Com a Wehandle, você consegue automatizar e agilizar o processo de diligência, além de ter mais segurança na manutenção de dados importantes da operação.
Quer saber mais sobre como funciona o software de gestão de documentos e quais os benefícios a sua empresa pode obter para a sua política de compras? Fale com um de nossos consultores!
