A organização de documentos empresariais é fundamental para o bom funcionamento e gestão de qualquer empreendimento, não importa o tamanho. Se você é tomador ou prestador de serviços ou ainda gestor, precisa entender como agrupar os documentos da maneira certa.
Além de melhorar o trabalho de toda a equipe — diretamente e indiretamente — você também consegue evitar as multas pela perda de prazos. Essa organização de documentos empresariais também reduz consideravelmente os problemas na Justiça do Trabalho.
Bom, com tantas vantagens, é lógico que organizar os documentos da empresa é essencial e fundamental para você e sua equipe. Por isso, fizemos este conteúdo. Para te ajudar com dicas práticas a organizar tudo da melhor forma possível. Confira!
O que são documentos empresariais?
Estamos falando de qualquer documento que tenha um certo grau de importância para a empresa. Normalmente, são papéis que comprovam que um determinado evento aconteceu.
Por exemplo, durante algumas reuniões é feita uma ata. Nela é descrito tudo o que foi decidido e todos os participantes assinam ao final, comprovando que estão de acordo com o que foi acordado ali.
Além da ata, existem diversos outros documentos que são de grande relevância como os contratos realizados com empregados ou empresas prestadoras de serviço, alvará de funcionamento, licenças e outros.
Quais são os principais documentos de uma empresa?
Vejamos agora quais são os documentos mais essenciais de uma empresa e que você deve ter maior atenção.
Contrato social
Nesse documento estão todas as informações relativas aos sócios do empreendimento. Nele, é possível encontrar dados como os direitos e deveres de cada um, qual foi a quantia que cada sócio investiu no negócio, principais atividades do empreendimento, o que acontece em caso de falência, entre outros.
Licenças
Há diversos tipos de licenças, sendo a mais conhecida, a licença para funcionamento. Mas alguns locais precisam de documentos mais específicos como licença ambiental, licença sanitária e outras.
Registros contábeis
É um documento de grande importância, pois é nele que fica registrada toda a movimentação financeira do negócio. Lembram da situação que aconteceu com as Lojas Americanas? Foi justamente por informações erradas nos registros contábeis que a empresa passou por diversos problemas financeiros.
Registros tributários
Daqui fazem parte todos os documentos que comprovam o pagamento dos tributos da empresa. Os comprovantes devem ficar guardados em locais seguros e por 6 anos (o ano referente à data de pagamento + 5 anos de acordo com o CTN).
Recursos humanos
Aqui ficam todos os documentos relacionados aos empregados como contratos, folhas de ponto, comprovantes de pagamento salarial, desligamento, exames (admissionais, demissionais e os que houver), entre outros.
Confira também: Contrato de prestação de serviços: entenda a importância da formalização!
Além desses, também temos como principais documentos empresariais as notas fiscais, alvarás, registros previdenciários e outros. E claro que a importância de determinadas informações vai depender muito de cada empreendimento.
Passo a passo para fazer a organização de documentos empresariais
Passo 1: Defina o local onde guardar
São muitas as opções aqui e, justamente por isso, pode causar uma certa confusão. A organização de documentos empresariais pode ter uma sala própria dentro da empresa, como uma sala de arquivos.
Porém, eles também podem ficar armazenados por setor, de acordo com a necessidade de cada equipe. Por exemplo, os registros contábeis devem ficar com o setor financeiro, enquanto que os contratos realizados com os empregados devem ficar no departamento de recursos humanos.
Ou então, todos os documentos podem ser digitalizados e guardados em uma nuvem. Essa é a forma mais segura e prática de armazená-los. Dessa forma, todos os departamentos têm acesso às informações que precisam a qualquer momento e sem o risco de elas apagarem com o passar do tempo.
Passo 2: Crie um padrão de organização
Existem diversos padrões que você e sua equipe podem seguir para organizar os documentos da empresa. Mas é de grande importância que todos sigam, pois, ao não fazer isso, uma grande confusão pode ser criada para encontrar uma simples informação.
Entre as opções de métodos de padronização de documentos, podemos pensar em alguns como:
- por ordem alfabética;
- por data;
- por ordem numérica;
- por método ideográfico;
- por método cronológico.
Você precisará testar e encontrar qual o que funciona melhor para a sua empresa e equipe. Talvez, a primeira tentativa não dê certo, mas nada impede que o padrão seja personalizado de acordo com a necessidade de cada negócio.
Passo 3: Observe a temporalidade
Os arquivos, de uma forma geral, possuem um prazo de validade. Sendo assim, depois desse período, eles podem ser eliminados e é justamente por isso que é necessário ter bastante cuidado.
Vamos fazer uma analogia para você entender melhor. Quando vamos organizar o armário de casa onde ficam os alimentos, a recomendação é que os que estão perto da data de vencimento fiquem na frente. Isso faz com que eles sejam utilizados antes daqueles que podem esperar mais para serem usados.
Sendo assim, é interessante que os documentos que estão perto de vencer — a maioria costuma perder a validade após 5 anos — mas não é uma regra universal.
Veja também: Guarda de documentos trabalhistas: saiba por quanto tempo você deve manter na sua empresa.
Passo 4: Classifique os documentos
Você já sabe qual padrão de organização vai usar, o local de armazenamento e que precisa ter atenção à questão da temporalidade. Então, chegou o momento de classificar os documentos.
É como fazer um tipo de triagem na qual você vai separá-los de acordo com o critério que achar melhor. Por exemplo, pode separar os arquivos por cada departamento, por frequência de uso, por grau de importância, entre outros. Também pode fazer subdivisões.
E essas categorias servem tanto para o armazenamento de documentos físicos, quanto online.
Passo 5: Faça a digitalização dos documentos
Se a sua empresa ainda lida apenas ou, na maioria das vezes, com documentos físicos, é importante fazer a digitalização.
Isso não só facilita o acesso a eles (quando você coloca em pastas na nuvem ou em drives compartilhados diretamente pelo computador da empresa), mas também ajuda na hora de encontrá-los e também preserva as informações contidas ali.
Nem todos os documentos precisam ser digitalizados. Caso você acredite que alguns devem permanecer no formato de papel, mantenha. Mas sempre é bom deixar uma cópia digitalizada por precaução.
Passo 6: Separe conforme o uso
Esse é um passo de grande importância, pois está diretamente relacionado à eficiência dos profissionais.
Olhe para sua mesa de trabalho e veja o que tem nela. Provavelmente, vai encontrar os itens que usa com maior frequência e, nas gavetas, aquilo que é importante, mas de uso menos constante,
A organização de documentos empresariais pode seguir a mesma lógica e deixar de mais fácil acesso aqueles arquivos que são usados com maior frequência. Assim, facilita a vida de todos e torna a gestão do empreendimento mais fácil de ser colocada em prática.
Terceirizar a gestão da organização de documentos vale a pena?
Por ser algo de grande importância para qualquer negócio, inclusive o seu (ou o qual você gerencia), contratar uma empresa para cuidar especificamente da organização dos arquivos vale sim a pena.
Você deixará documentos importantes aos cuidados de pessoas que são profissionais no assunto, que têm experiência na gestão de documentos. Isso, por sua vez, dará maior liberdade e tempo para que os empregados lidem com questões mais importantes e urgentes.
Há diversas vantagens em terceirizar a gestão de documentos e se você pensar na grande quantidade de tempo em que os funcionários ficarão ocupados cuidando disso, vai perceber que é um excelente custo-benefício.
Agora que você já entendeu a importância de fazer a organização de documentos empresariais e sabe como colocar em prática, veja também o nosso conteúdo sobre Como a Auditoria Documental pode ajudar a combater a fraude de documentos?