A auditoria documental é uma maneira eficaz de detectar erros em controles internos e fraude de documentos, resultando em maior segurança.
Quer saber mais sobre como proteger seu negócio contra a fraude de documentos e ainda se beneficiar com os processos de auditoria documental? Então acompanhe esse artigo!
Entenda os fundamentos da fraude de documentos
A fraude de documentos ocorre quando alguém usa informações falsas, alteradas ou deturpadas para obter acesso a um benefício específico. Portanto, ela é usada de várias maneiras diferentes, como a falsificação de documento público ou particular, falsidade ideológica, a apresentação de certidão ou atestado falso, entre outras situações.
É importante que as empresas entendam os fundamentos da fraude documental para detectar adequadamente esses tipos de golpes e se proteger contra danos causados por essas atividades.
Por isso, os gestores, diretores e administradores devem estar sempre atentos e implementar medidas protetivas específicas, como:
- técnicas de identificação;
- análise de riscos;
- contenção de ataques virtuais etc.
Medidas para identificar possíveis fraudes de documentos
As empresas devem ter um sistema para verificar a autenticidade dos documentos. Tais processos envolvem a procura de certos indicadores que fornecem pistas sobre se uma identidade, documento ou registro é genuíno ou não.
Desta forma, fatores a serem procurados incluem anomalias no papel e na impressão, inconsistências entre as informações fornecidas no documento e outras fontes, inconsistências entre informações biográficas e fatos conhecidos ou discrepâncias nas marcas d’água.
Os recursos de segurança visual são projetados para dificultar a criação de documentos falsificados. Ou seja, esses recursos incluem hologramas, tintas especiais, micro impressão e impressão ultravioleta.
Técnicas de reconhecimento, como equiparação de documentos, também são usadas para garantir que cada documento seja genuíno, desse modo, envolvem a comparação das imagens com outras fontes de dados conhecidas, como bancos de dados ou imagens anteriores de documentos legítimos.
Outra estratégia para minar a prática da fraude de documentos é a auditoria documental, especialmente quando tratamos da gestão de terceiros.
Mas você sabe o que é uma auditoria documental? E mais… como ela pode beneficiar o seu negócio contra fraudes?
O que é Auditoria Documental?
A auditoria documental é um tipo de monitoramento que envolve o exame de documentos, como registros financeiros de uma empresa, contratos e outros documentos escritos.
Esse tipo de vistoria normalmente ocorre antes ou durante processos investigativos internos e externos e ajuda a identificar possíveis problemas ou irregularidades. Ao usar auditorias documentais, as organizações podem obter informações importantes sobre a precisão e integridade de suas informações financeiras.
A auditoria documental também ajuda as empresas a detectarem distorções relevantes, possíveis fraudes e problemas com controles internos, portanto, ela é altamente detalhista e geralmente envolve o exame de grandes volumes de documentos e a classificação de pilhas de papéis.
O objetivo das auditorias documentais é garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis, bem como identificar oportunidades em que os processos possam ser melhorados ou alterados.
Quais as vantagens de fazer uma auditoria documental?
1) Identificar documentos críticos
Antes de iniciar uma auditoria documental, é importante que se identifiquem os documentos críticos que precisam ser auditados. Isso pode incluir registros financeiros, contratos, listas de clientes e muito mais.
Depois de identificados os documentos que são de particular importância para o processo de auditoria, você pode priorizar sua revisão para garantir a precisão e integridade de quaisquer relatórios resultantes. Além disso, considere quais novos documentos precisam ser gerados para que essa validação seja bem-sucedida.
Além disso, é benéfico ter um membro da equipe de contabilidade para ajudá-lo a coletar informações críticas de várias fontes, a fim de garantir um processo de revisão completo.
Por fim, ao decidir quais documentos precisam de exame adicional ou devem ser acompanhados após a geração de perguntas ou registros adicionais, priorize os relatórios que serão os principais impulsionadores dos resultados da auditoria. Seguindo essas etapas e implementando uma lista de documentos priorizados para uma auditoria, qualquer possível imprecisão de relatório pode ser minimizada.
2) Controle da documentação
Como estamos tratando de forma específica do gerenciamento de prestadores de serviços, para realizar uma auditoria abrangente de seus contratos de terceirização, lembre-se de que sua organização precisará coletar diferentes tipos de documentos de fornecedores:
Documentos da empresa: contrato social, certidões, PCMSO (Plano de Controle Médico de Saúde Ocupacional), PPRA (Plano de Prevenção de Riscos Ambientais), etc.
Documentação para empregados terceirizados: CTPS (carteira de trabalho), ASO (atestado de saúde ocupacional), NR para atividades contratuais, treinamento, EPI, etc.
3) Manutenção dos padrões de qualidade
O primeiro passo em qualquer processo de auditoria documental é determinar os critérios e padrões de qualidade relevantes que precisam ser verificados. Isso inclui protocolo de segurança seguido para documentos, formatos esperados, verificações de controle de qualidade e conformidade com as regras e regulamentos aplicáveis. Uma vez estabelecidos esses critérios e padrões, será mais fácil estabelecer um procedimento de revisão de documentos que atenda aos requisitos desejados.
A revisão documental envolve o exame cuidadoso e minucioso dos documentos para garantir sua conformidade.
Isso garante o uso eficiente dos recursos e a aplicação adequada dos princípios, políticas e procedimentos legais e contábeis. Também ajuda a detectar possíveis deturpações em saldos de contas ou relatórios financeiros, bem como identificar quaisquer outras discrepâncias que possam levar a distorções materiais ou fraudes.
Além disso, também permite que os auditores emitam uma opinião confiável sobre a descrição da administração de controles internos, processos de negócios, riscos associados e requisitos regulatórios.
4) Redução de custos e desburocratização dos processos
Quantos profissionais sua empresa precisa contratar para garantir uma auditoria completa de toda a operação terceirizada?
Com um software configurável para atender às suas operações, sua empresa poderá organizar e monitorar todas as necessidades de documentação relacionadas a fornecedores com mais facilidade e flexibilidade. Ao contratar um fornecedor, todos os documentos podem ser enviados diretamente pela internet, desburocratizando os processos manuais.
Além disso, por meio de relatórios e dashboards, você consegue acompanhar os riscos de passivos de perto, de qualquer lugar e a qualquer hora. Todos podem acessar simultaneamente o sistema e conferir, do celular, do tablet, do notebook em home office e do seu escritório, o status de uma documentação, por exemplo, antes de uma reunião estratégica, de forma simples e segura.
Como a wehandle pode ajudar a combater a fraude de documentos?
A wehandle pode ajudá-lo a proteger sua empresa e evitar fraudes documentais. Nossa tecnologia faz consultas de dados para fornecer respostas transparentes e oferecer segurança e confiança para as empresas.
Realizamos as validações de todos os documentos trabalhistas e financeiros, analisando a autenticidade de todos eles. Além disso, através da nossa plataforma, é possível gerenciar toda documentação de fornecedores e colaboradores. Dessa forma, você tem mais transparência na hora de contratar terceiros.
Por fim, saiba mais sobre como podemos ajudar a automatizar e simplificar seus processos de diligência, validação de documentos e homologação de fornecedores.
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