Você sabia que a fraude documental é uma das maiores atividades criminosas do mundo? Todos os anos, a tentativa de fraude afeta 7 em cada 10 empresas e o custo pode ser alto. A fraude de documentos é uma das coisas mais frustrantes com as quais as organizações precisam lidar atualmente.
O processo tradicional de validação de documentos geralmente são lentos, não confiáveis e difíceis de dimensionar. No entanto, os avanços modernos nas tecnologias de machine learning (ML) e inteligência artificial (IA) felizmente podem ajudar a resolver todos esses problemas.
Continue lendo para descobrir tudo o que você precisa saber sobre fraude documental e como detectar documentos falsos com sistemas modernos de verificação de documentos.
E, por fim, mostraremos como a wehandle pode ajudá-lo a detectar as fraudes de documentos na sua empresa.
O que é fraude documental?
A fraude documental é o processo criminal que consiste em qualquer tipo de alteração do documento original, praticada de má-fé, com o objetivo de enganar terceiros e, assim, obter vantagem ilícita e indevida. É a adulteração da verdade dos elementos presentes no documento.
A fraude documental pode ocorrer de diversas formas, como falsificação de documento público ou particular, falsidade ideológica ou apresentação de certidões falsas, entre outras situações.
Essa ação pode trazer muitos prejuízos para as empresas. Por isso, gestores, diretores e administradores devem estar sempre atentos e implementar medidas protetivas.
Uma transação financeira ilegal usando registros de documentos pode acabar perdendo a confiança dos clientes e aumentar os custos de acompanhamento. Os sistemas de detecção de fraudes tradicionais estão se mostrando ineficazes, pois os fraudadores estão ficando mais espertos com suas falsificações.
Quais são os riscos da fraude documental?
As consequências da fraude documental são claras: elas colocam as empresas em risco. Eles podem dar a impressão de que as coisas estão seguras quando não estão. Existem inúmeras situações em que a fraude pode ocorrer e é algo que as empresas precisam estar sempre alerta.
O comportamento fraudulento em saúde e segurança do trabalho, por exemplo, pode incluir a falsificação de registros e documentos de SST, bem como mentir e enganar as pessoas sobre as qualificações e competências de um indivíduo ou empresa.
Este comportamento também constitui um crime grave: quando descoberto pelas autoridades, conduz inevitavelmente a processos criminais, que podem resultar em penas de prisão e multas.
As empresas precisam tomar medidas para minimizar o risco de serem vítimas da fraude documental. Portanto, eles precisam estar cientes das possíveis consequências e dos possíveis resultados legais.
Como identificar?
Para combater a fraude documental, as empresas agora são forçadas a investir em tecnologias mais inteligentes.
No entanto, abaixo estão dicas importantes para detectar e prevenir fraudes de documentos:
1. Analisando as características do documento
Conheça as características do documento. Dessa forma, será possível fazer uma comparação entre o documento supostamente falsificado e aquele que está sendo apresentado e o padrão original. Para isso, é necessário avaliar alguns detalhes, como:
- Qualidade da foto;
- Colocação e tamanho de símbolos e brasões de órgãos oficiais;
- Presença de marcas d’água, carimbos, adesivos metálicos e letras em relevo.
2. Questionando sobre o documento
Caso tenha dúvidas sobre a veracidade e autenticidade do documento, poderá perguntar ao suposto titular do documento sobre o local e data de emissão, bem como solicitar informações pessoais.
Esta é também uma forma de validar o documento. Geralmente, os criminosos utilizam vários documentos e não costumam memorizar as informações de cada um.
3. Verificando a validação
A implementação da validação cadastral também tem efeitos positivos no combate à fraude documental. A validação de dados tem a função de verificar informações e dados de fornecedores em potencial.
Dessa forma, a empresa pode se proteger antecipadamente, desde o primeiro contato com o fornecedor. Isso é possível por meio de ferramentas específicas que proporcionam a verificação de dados pessoais, como CPF, CNPJ, endereço e telefones. Além disso, é criado um banco de dados cadastral para facilitar o trabalho da equipe.
4. Utilizando a assinatura digital
A fraude documental é um problema que vem preocupando empresas em todo o mundo. A boa notícia é que a maioria dos riscos existentes pode ser eliminada por meio de medidas de segurança. A assinatura digital é o principal exemplo nesse sentido. É uma ferramenta fácil e segura de usar e que fornece a proteção necessária.
A assinatura digital equivale à assinatura comum do usuário, seja pessoal ou jurídica, com a diferença de que utiliza alta tecnologia por meio de mecanismos de criptografia que verificam a autenticação.
Nesse sentido, a assinatura digital possui validade jurídica e proporciona a garantia de integridade e autenticidade, proporcionando segurança nas operações realizadas no ambiente digital.
Como proteger sua empresa contra a fraude documental?
As verificações manuais de documentos ainda são usadas até hoje. Mas os métodos tradicionais de verificação não são suficientes, pois há uma margem para erro humano.
Sinais óbvios em documentos falsos podem ser detectados verificando a ortografia e erros, inconsistências em fontes e tipos de letra e vendo textos borrados. A formatação de fonte estranha também pode ser detectada a olho nu.
No entanto, quando você está lidando com grandes volumes de documentos, isso se torna impossível de acompanhar. O uso de software de detecção de fraude de documentos que usa fluxos de trabalho automatizados para validar e verificar a estrutura de informações e detalhes visuais é essencial para detectar casos fraudulentos.
Porém, existem alguns cuidados para proteger a sua empresa. Veja quais são eles:
1. Estabeleça programas de compliance
As boas práticas de compliance devem descrever claramente quem é responsável por identificar a fraude de documentos e quais são suas funções. É necessário especificar as obrigações, de acordo com o código de ética da empresa e os princípios gerais adotados.
2. Utilize ferramentas de gestão de documentos
O software da wehandle, por exemplo, armazena arquivos digitalizados e permite o controle total desses documentos. Eles ainda agem de acordo com as prerrogativas de segurança para impedir o acesso não autorizado.
Um dos principais benefícios da nossa plataforma, é verificar quais fornecedores possuem todas as documentações atualizadas e se não há nenhuma irregularidade.
3. Digitalize os documentos da empresa
Os arquivos digitais têm novos níveis de segurança, como criptografia e blockchain, que preservam o documento de intrusões e impedem que pessoas não autorizadas o leiam.
Por meio de recursos específicos, é possível verificar problemas de conformidade, além disso, é possível autenticar a chave de segurança e verificar os registros de autoria. O resultado é um monitoramento completo das ações realizadas no arquivo.
Ao adotar essas medidas, a empresa também é mais eficiente na aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso porque preserva a integridade do documento e gerencia melhor as ações a serem tomadas. Além disso, em caso de perda ou adulteração do documento, é fácil recuperar o original.
4. Utilize o certificado digital
Como já falamos anteriormente, o certificado digital é uma ótima forma de identificar a fraude documental. O certificado digital consiste em uma identidade eletrônica que mantém a política de privacidade e integridade dos documentos por meio de chaves criptografadas. É usado por pessoas físicas e jurídicas para garantir transações online autênticas e reconhecidas eletronicamente.
5. Invista na tecnologia
Primeiramente, apostar em soluções como consulta automatizada ao CPF e CNPJ é a melhor alternativa para evitar fraudes. De forma rápida e em poucos cliques, você pode verificar se existe alguma restrição de qualquer fornecedor.
No entanto, é possível aumentar os cuidados com ferramentas de fraude ainda mais específicas, que automatizam o monitoramento por meio da validação, verificação e associação de informações.
Como a Wehandle pode ajudar a combater esse problema?
Tradicionalmente, a verificação de documentos tinha que ser realizada manualmente, com especialistas de segurança treinados examinando cada aplicação. Este método é, naturalmente, muito lento, impreciso e caro. Mas você acredita que ainda há empresas que fazem dessa forma?
Não importa o tamanho de sua equipe, processar milhares de documentos por dia nunca será um processo rápido e conveniente. Além disso, humanos são humanos, e mesmo os especialistas mais experientes irão cometer erros.
Felizmente, as tecnologias de machine learning e inteligência artificial estão chegando para ajudar as empresas a combater a fraude documental de uma maneira muito mais eficiente.
A Wehandle pode ajudá-lo a proteger sua empresa e evitar fraudes documentais. Nossa tecnologia faz consultas de dados para fornecer respostas transparentes e oferecer segurança e confiança para as empresas.
Realizamos as validações de todos os documentos trabalhistas e financeiros, analisando a autenticidade de todos eles. Além disso, através da nossa plataforma, é possível gerenciar toda documentação de fornecedores e colaboradores. Dessa forma, você tem mais transparência na hora de contratar terceiros.
Saiba como podemos ajudar sua empresa a evitar a fraude documental. Fale com um de nossos especialistas agora mesmo!