Você já deve ter sentido uma experiência semelhante: ficar horas procurando um documento importante para perceber, no fim das contas, que perdeu o seu tempo com esta busca. Problemas como estes são comuns em empresas de todos os portes. Mas sabia que é possível evitá-los com a gestão de documentos?
Neste post, vamos mostrar por que a gestão de documentos não pode mais ser subestimada por sua empresa. Explicaremos o que é e como esse processo funciona, quais são as principais vantagens competitivas que ele traz para o negócio e, ainda, como implementar as melhores práticas e usar as ferramentas mais eficientes para garantir um controle documental de excelência. Ficou interessado? Então continue a leitura!
O que é Gestão de Documentos?
As empresas costumam usar e gerar um grande volume de documentos todos os dias, sendo de diferentes particularidades e com várias finalidades: contratos de trabalho, contratos de venda, cadastros de clientes, fichas funcionais, contas de luz e água, notas fiscais, guias de impostos e assim por diante. Para operar esse grande volume de papéis ou arquivos digitais, é preciso de métodos e usar ferramentas certas.
A gestão de documentos é a criação de processos que garantem o arquivamento correto de qualquer documento, considerando sua natureza e particularidades de manuseio. Uma boa gestão exige muito mais que um gaveteiro, fichários ou pastas para armazenamento de documentos estratégicos.
Um dos objetivos da gestão documental é organizar os documentos correntes, sejam fáceis de serem localizados e tenham um arquivamento rápido. Como também os documentos na fase intermediária, que são menos acessados. Todos devem ser armazenados em um lugar protegido de extravios ou danos.
Qual a Importância da gestão de documentos?
No dia a dia, toda empresa precisa lidar com uma série de documentos diferentes, desde contas a pagar até contratos com fornecedores. Como é preciso dar atenção a todos eles, a gestão de documentos surge como ação primordial a ser tomada pela organização, pois prevê a criação de procedimentos para garantir o arquivamento de documentos, levando sempre em consideração suas especificidades e também a segurança do armazenamento.
Por essas e outras, é preciso reservar mais que um espaço quando se trata de documentos estratégicos. A ideia é que esse trabalho proporciona não só mais eficácia no dia a dia da empresa, mas que também evite problemas — como a perda de documentos importantes, multas por falhas e complicações na administração como um todo. Com isso, logo surge a redução de custos, bem como a padronização dos processos, aumentando a qualidade do trabalho e garantindo a preservação jurídica da companhia.
Além disso, o gerenciamento documental permite a otimização do uso das informações que circulam na corporação. Quando os documentos da empresa (contratos, cadastros de clientes, fluxos de caixa, dados de estoque, etc.) são integrados, a empresa pode efetuar um controle mais preciso de seu funcionamento, tendo base sólida para planejar e implementar ações de diferentes naturezas.
Por que fazer a gestão de documentos?
A gestão documental tem um papel importantíssimo na organização empresarial, que pode funcionar como uma verdadeira estratégia de ação da companhia. Como mostramos no item anterior, é preciso contar com uma série de processos e práticas para assegurar a efetividade do gerenciamento documental. Mas quais são exatamente os benefícios que esse tipo de procedimento traz para a empresa?
1. Aumento da Qualidade
O acesso aos arquivos é mais fácil e rápido, não é apenas isso que importa. Um ponto que precisa de atenção na gestão de documentos é a qualidade do material usado na documentação e forma de arquivamento. Os arquivos para serem analisados precisam estar em condições ideais, para serem consultados e enviados para destinatários externos ou até mesmo para ações dentro da empresa.
2. Agilidade no Acesso
A gestão de documentos tem o motivo de organização digna de papéis e arquivos digitais que necessitam ser acessados. Quando um funcionário perde tempo procurando documentos para encaminhar para alguma ação específica estará perdendo dinheiro.
Para empresas que têm alta rotatividade de funcionários, precisam que o setor de Recursos Humanos tenha acesso fácil aos contratos de trabalho. Por conta disso, todos os documentos que englobam a contratação do funcionário devem estar mais visíveis.
3. Garantia de Segurança Jurídica
Para as empresas, os documentos são garantias jurídicas que a empresa está realizando as ações necessárias com a legislação e boas práticas. Uma forma de prova com os externos, que vai desde os fornecedores até chegar aos clientes. Garantia de acordo se demandas estabelecidas entre as partes.
A gestão documental garante a integridade desses documentos, onde sempre estarão disponíveis assim que requisitados. Essa integridade é muito importante em situações em que a empresa se envolve em ações judiciais, onde precisa apresentar documentos para provar alegações perante a lei.
A estrutura de gerenciamento documental também garante que os arquivos sejam válidos, que estejam assinados, carimbados ou certificados. Com essa prática gerencial sentem um cuidado de analisar se os documentos estão todos legalmente completos, legítimos e seguros.
A garantia de segurança jurídica se aplica também a documentos digitais, também precisam contar com particularidades que os tornem válidos diante da legislação, também que fiquem protegidos de acessos de pessoas não autorizadas, desvios ou fraudes.
4. Preservação da Memória
Para todas as empresas é importante manter um histórico corporativo, isto só é possível quando se tem dados do passado armazenados corretamente. A gestão de documentos é fundamental para a organização e o planejamento estratégico. Além disso, arquivos históricos da empresa também são fundamentais para garantir a segurança jurídica no longo prazo, caso surjam processos e ações que determinarão a consulta de documentos não tão recentes — de 5 ou 10 anos atrás.
Quais são as melhores práticas?
Você já deve ter entendido que a gestão documental é uma ferramenta que traz muitos benefícios para a empresa, desde a diminuição de despesas, melhoria da produtividade dos setores até ao aumento da garantia jurídica. Então, chegou a hora de entender o que é preciso fazer para que seja ainda mais efetivo.
1. Tenha um espaço estruturado
Uma dificuldade que muitas empresas ainda têm é alocar os documentos, permitindo que sejam armazenados de forma dispersa, em gavetas, armários e pastas espalhadas por setores diferentes. Outras até um depósito com várias caixas e sem nenhuma organização. Alguma dúvida que isso gera retrabalho e perda de tempo?
Pensando em uma solução para este problema, organize um setor exclusivo para arquivamento de documentos, com prateleiras e corredores identificados, para facilitar o controle da armazenagem. Assim, toda a documentação estará organizada conforme as categorias e que possam ser facilmente identificadas pelos funcionários que a utilizam.
A empresa sempre deve pensar ao longo prazo e ter um ambiente espaçoso e climatizado para evitar danos aos documentos físicos. Pensando também, nos documentos que são utilizados frequentemente, estes exigem um espaço para movimentação de caixas e arquivos.
2. Considere a temporalidade
Não são todos os documentos que são obrigatoriamente necessários para serem arquivados. Uma atividade fundamental para liberação de espaço é o descarte e garantir que a empresa não perca tempo com documentos desnecessários e encontrar mais rápido o que realmente importa. Para realizar esta atividade, precisa considerar a temporalidade de cada documento.
Por exemplo, um dos documentos de Recursos Humanos a carta de pedido de demissão, precisa ser mantido arquivado por 5 anos. Já os documentos que comprovam a quitação de obrigações com a previdência social dos funcionários têm que ser guardados por 30 anos. Para organizar todos esses prazos, utilize uma tabela de temporalidade com a lista de documentos de acordo com a natureza, localização e data de descarte. É uma forma para evitar o descarte de documentos que precisam ser arquivados ou até mesmo os que não precisam.
3. Digitalize os documentos
Já pensou fazer essa gestão de documentos, sem muitos papéis e muitas caixas de arquivos? É quase impossível não pensar nesse volume enorme, não é mesmo. Mas, um cenário que vem mudando de maneira considerável com o avanço da tecnologia, é a utilização da digitalização, que vem sendo uma ação estratégica, onde traz muitos benefícios para a empresa.
O uso de documentos eletrônicos traz muitas vantagens para a empresa, principalmente pelo fato de ser mais seguro do que em papel. Porque quando utiliza ferramentas adequadas, os arquivos digitais não podem ser adulterados, tem o acesso restrito a usuários autorizados e tem o fácil armazenamento e evita o extravio.
Outro benefício do arquivo digital é o baixo volume de espaço físico, são de fácil localização, acessados e transportados, não sofrem danificação como documentos de papel e ainda contribuem para a preservação do meio ambiente. Outro exemplo, na questão de redução de custo com impressoras, tintas e outros insumos de escritório. Muito menos, gastar com envio de papelada de um lugar para outro.
Este processo eletrônico é muito mais prático, eficaz e seguro para as partes envolvidas em uma transação, pois quando existem ferramentas especializadas em garantir a validade diante a legislação. Gerando mais confiabilidade para o processo.
E quais são as melhores ferramentas?
Temos uma boa notícia, existem ferramentas associadas para manutenção de uma política documental eficiente e econômica. Vamos falar dos aliados que são para desenvolver boas práticas para a gestão de documentos, onde exige infraestrutura tecnológica.
1. Computação na Nuvem
Os arquivos digitais não necessitam de um espaço físico grande quanto aos arquivos de papel, mas os documentos eletrônicos também necessitam investimento em infraestrutura para a empresa. Para isso, exige o uso de máquinas e servidores, onde também ocupam um espaço físico, precisam de manutenção e geram gastos de energia para controle de temperatura.
Uma tecnologia para armazenamento remoto, que pode ser muito eficiente para armazenamento de documentos e fazer toda a gestão documental. Onde todas essas soluções físicas podem ser substituídas por servidores na nuvem. O desempenho é simples, onde é realizado o envio para o servidor remoto os arquivos da empresa, que ficaram sob a guarda do fornecedor escolhido.
Um recurso que aumenta a mobilidade da empresa, que pode acessar os dados importantes a qualquer momento e de qualquer lugar, ou seja, podem ser acessados através de qualquer dispositivo com conexão a internet, como notebook, celular ou tablet. Podendo ter a hospedagem dos arquivos com o cuidado com o processo de manutenção do serviço para sua atualização periódica, garantindo o funcionamento e com protocolos de segurança. E, por falar em proteção, essa é uma solução indispensável para que a gestão esteja alinhada com regras específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Como evitar vazamento de dados pessoais e sensíveis, sua empresa se adapta às novas demandas.
2. Assinatura Eletrônica
As empresas hoje podem contar com os serviços de assinatura eletrônica, com isso, os documentos não precisam mais serem impressos para receber aquilo que legaliza, garantindo que toda a transação pode ser realizada em ambiente virtual. São muitas as vantagens que vão além da economia de material físico.
Todo o processamento de documentos que levavam horas ou até dias para passar por todos os envolvidos, com este recurso tecnológico tudo funciona de modo instantâneo pela internet, possibilitando o envio para outras cidades ou até mesmo em outro estado ou país. Tudo isso, com alto nível de segurança online com criptografia.
Os benefícios não param por aí, as plataformas usadas para esta gestão tem outras funções, como o armazenamento digital dos arquivos gerados e até mesmo a organização automática. Além de possibilitar o acesso rápido pelos gestores. Podem também informar quem abriu o documento, local e hora. Dados que são importantes para garantir a integridade e aumentar o nível de compliance da empresa. Por fim, a assinatura eletrônica é 100% válida judicialmente, além da segurança jurídica, também existe segurança dos dados. Pois, os softwares têm controle de autorização de usuários via senhas e outras diretrizes de segurança.
3. Sistemas para Gestão de Documentação
Para uma gestão de documentos ser mais eficiente, imagine ter uma plataforma que centraliza todas as informações necessárias dos funcionários, assim toda tomada de decisão e os procedimentos de controle converse de maneira efetiva com outros procedimentos da empresa.
O software para gestão de documentos é uma solução que integra dados de todos os setores da empresa e gera relatórios para a tomada de decisão dos gestores. Muito eficiente para ter acesso a documentos digitais seguros, como contratos assinados, notas fiscais eletrônicas e todos os documentos para execução de alguma tarefa específica. Por fim, ter controle total das documentações dos funcionários para que eles entrem com facilidade nos seus clientes sem burocracia em ficar parado na portaria.
Para o cenário de prestadores de serviço, há ganhos mútuos organizacionais desde a organização, controle e o uso dos arquivos. Tendo uma visão global dos seus funcionários, eles estarão mais disponíveis para seus clientes, sem documentação vencida e atrasada no momento que o cliente necessita do seu serviço.
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