Uma das perguntas mais comuns que nos fazem é: “Qual o tempo de guarda de documentos trabalhistas?” E esta é uma excelente pergunta – descartar registros que você deveria estar guardando pode causar sérios problemas legais. Por outro lado, manter um grande volume de arquivos por muito tempo também não é aconselhável.
A guarda de documentos trabalhistas é uma tarefa muito importante para qualquer empresa. Essa não é apenas uma exigência legal, mas também uma forma de proteger a organização contra possíveis demandas legais.
Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.
No entanto, nem todas as empresas mantêm um processo eficaz para manter os documentos trabalhistas. Muitos nem sabem ao certo quanto tempo guardar os arquivos e como fazer isso corretamente.
Por isso, neste artigo vamos falar qual o tempo de guarda de documentos trabalhistas e a melhor forma de fazer isso.
Qual o tempo de guarda de documentos trabalhistas?
Diferentemente de outros tipos de documentos, como documentos fiscais e tributários, por exemplo, para os quais o período recomendado de armazenamento é, via de regra, 5 anos, os papéis referentes às relações trabalhistas da empresa precisam ser preservados por períodos diferentes, conforme sua importância.
Assim, um simples termo de rescisão de contrato perde sua validade em apenas dois anos, podendo ter descarte após esse período. Por outro lado, a documentação referente ao FGTS, por exemplo, precisa ser guardada por 30 anos.
As regras que estabelecem esses prazos são distribuídas pela CLT e pela Constituição Federal, além de alguns outros decretos. Mas para facilitar o entendimento, confira na lista abaixo o tempo de guarda de alguns documentos trabalhistas devem ser guardados.
2 anos
- TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho);
- Aviso prévio;
- Pedido de demissão.
5 anos
- Recibos diversos (salários, 13º salário, férias);
- Controle de ponto;
- Registro PIS/PASEP;
- Guia da Segurança Social;
- Contribuição sindical (GRCSU);
- Recibo de pagamentos de salários, férias, 13° salário e controle de ponto;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
10 anos
- Folhas de pagamento;
- Guias de recolhimento do INSS, salário educação, PIS/PASEP;
- Atestado médico;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.
20 anos
- Exames médicos para qualquer finalidade.
30 anos
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- Informações à previdência social (GFIP);
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).
Prazo indeterminado
- Contrato de trabalho;
- Livro ou ficha de registro de empregado.
Por que é importante armazenar corretamente os documentos?
Talvez você não tenha problemas em colocar seus documentos em um arquivo em seu escritório, ou talvez você seja uma pequena empresa que guarda documentos trabalhistas em uma gaveta simples em sua mesa.
Embora esses métodos sejam baratos, confiáveis e muitas vezes preferidos por muitas empresas, sempre haverá alguns problemas que você encontrará que precisam ser resolvidos eventualmente, especialmente se você planeja expandir seus negócios no futuro.
Mas digamos que você seja uma empresa que lida com muitos terceiros que precisa sempre manter as documentações atualizadas, como contratos, registros de funcionários e certificações. Esses documentos são imprescindíveis por diversos motivos, como para auditorias futuras.
Gerenciar todos esses documentos pode ser trabalhoso e, quando você precisa procurar um registro ou documento específico, precisa percorrer os arquivos apenas para encontrar uma única peça manualmente. Portanto, isso pode se tornar incrivelmente demorado e há maneiras muito mais eficientes de gerenciar sua solução de armazenamento seguro de documentos.
A manutenção adequada da documentação de uma empresa, não só trabalhista, mas também tributária, por exemplo, é importante para garantir a segurança jurídica da empresa. Os prazos estipulados por lei para a sua guarda destinam-se ao cumprimento de eventuais fiscalizações.
Além disso, no que se refere às questões trabalhistas, no caso de ação judicial, os documentos comprovam que toda a legislação foi cumprida à risca e que todos os direitos devidos foram pagos ao trabalhador.
Os problemas com o armazenamento tradicional de documentos
Se você ainda não atualizou de uma solução de armazenamento de documentos tradicional, aqui estão algumas das desvantagens que você provavelmente enfrenta diariamente:
- Você está dedicando muito espaço de escritório para armazenar seus documentos. Afinal, esse espaço poderia ser útil para mais funcionários ou um ser espaço de trabalho menos confuso.
- Você precisa de alguém dedicado a gerenciar esses documentos, como saber onde armazenar o quê, como é classificado, onde os registros individuais estão localizados e assim por diante.
- Sua empresa corre o risco de perder registros devido ao desbotamento da tinta, danos físicos aos documentos ou até mesmo perder os papéis devido ao manuseio incorreto e esquecimento.
- Você gasta muito dinheiro em tinta e papel de impressora.
- Como seu armazenamento de documentos não é digital, leva muito tempo para alguém encontrar o que deseja e acessá-lo porque precisa estar fisicamente em seu escritório.
- Você não consegue compartilhar informações e registros com eficiência porque a única cópia é física.
Todos esses problemas podem ser frustrantes de se lidar, e é por isso que muitas empresas estão mudando para soluções seguras de armazenamento de documentos que sejam acessíveis e mais eficientes.
Qual a forma mais eficaz de guardar documentos trabalhistas?
Então, se as soluções tradicionais de guarda de documentos trabalhistas são lentas e caras, qual é a alternativa?
É aí que devemos começar a procurar soluções digitais. Ao transformar todo o seu armazenamento de papel em registros digitais, eles se tornam muito mais acessíveis para categorizar e localizar.
Por exemplo, se você estiver procurando por um documento específico enviado há alguns meses, poderá usar um software para pesquisar seus registros e encontrar o documento relevante. Isso é muito mais rápido e fácil do que olhar uma caixa de papéis, isso economizará tempo, dinheiro e muito esforço.
Como a wehandle pode ajudar nesse processo?
Por fim, uma excelente alternativa é contratar empresas especializadas em armazenamento e gestão de documentos, como a wehandle.
Ao introduzir um sistema de gestão de documentos, viabilizado a partir da digitalização de arquivos, a empresa verifica o aumento da produtividade das equipes que têm de lidar diariamente com a consulta desta informação. Além disso, o software permite validar documentos, monitorar os prazos e a gestão total dos registros trabalhistas.
Nossa equipe está preparada para garantir que toda documentação dos terceiros estejam corretas e seguras. Dessa forma, você não precisa perder tempo avaliando se todas elas estão de acordo com a legislação e dentro do prazo de guarda.
Como você pode ver, o prazo para guarda de documentos trabalhistas é extenso e a empresa que não o observar pode ter sérios prejuízos. Por isso, a dica para garantir a conservação dessas informações é investir na digitalização e no armazenamento em nuvem. Estas tecnologias que a wehandle oferece, permitem aumentar a produtividade, melhorar a comunicação e simplificar a consulta de documentos.
Você gostou do artigo? Que tal se aprofundar no tema? Confira o post “O que é gestão de documentos?” e domine ainda mais esse assunto!
