Lidar com a grande quantidade de informações produzidas e ainda ter um espaço para armazenamento são dois dos grandes desafios da gestão documental. Não por acaso, nos últimos anos vimos surgir softwares GED ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Tal tecnologia é a resposta para a preservação de documentos, facilitação do acesso a dados, segurança às informações e potencialização de fluxos de trabalho. A ideia é que a companhia consiga executar os processos do dia a dia com mais facilidade, mas também tomar decisões mais estratégicas.
Neste artigo, vamos explicar mais sobre o impacto da GED na operação e o porquê a sua empresa deve apostar na solução!
O que é GED?
GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, que consiste em uma tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para o armazenamento, classificação, compartilhamento e permissão de acesso às informações.
O objetivo desse sistema é concentrar em um único lugar todos os dados do negócio, facilitando assim o acesso e tornando as informações mais seguras. Com isso, haveria impacto na produtividade e eficiência operacional.
Por que investir na Gestão Eletrônica de Documentos?
O principal papel da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é trazer a transformação digital para as organizações, especialmente no que diz respeito à documentação.
O sistema facilita a localização, classificação e compartilhamento de documentos digitais. Para uma empresa, isso faz toda diferença na hora de se manter organizada e em dia com as obrigações, sejam elas trabalhistas, fiscais ou outras.
Além de permitir o armazenamento e a organização dos arquivos, a GED é bastante útil para reduzir as impressões de papel, o que é crucial para empresas serem ambientalmente responsáveis. Mas também para administrar o fluxo de documentos, trazendo assim maior fluidez no desenvolvimento das atividades, em tempo real.
Qual a diferença entre ECM e GED?
O Enterprise Content Management (ECM) pode ser considerado uma evolução natural da GED. Enquanto a Gestão Eletrônica de Documentos disponibiliza dados armazenados para que sejam analisados, o ECM organiza, armazena e integra dados críticos ao negócio em fluxos de trabalho, a fim de otimizar a entrega da informação.
Além de permitir fazer a gestão e organização de documentos, o ECM também faz toda a gestão de dados do negócio, de maneira estruturada. Com isso, é possível ter maior rastreabilidade dos dados ao gerenciar a relação existente entre eles.
De forma geral, o ECM tem uma aplicação mais ampla. Isso porque é usado para gerenciar todo o ciclo de vida da informação, desde a criação e armazenamento até a publicação e distribuição de documentos. Ou seja, permite a gestão documental de toda a empresa, não apenas aqueles ligados ao setor administrativo.
Como funciona um sistema GED?
De forma resumida, a Gestão Eletrônica de Documentos funciona a partir da digitalização e arquivamento de documentos. Assim, planilhas, recibos, contratos e outros dados passam a ser parte integrante de um arquivo digital.
Contudo, para proporcionar uma melhor amplitude é necessário entender as etapas que compõem a GED!
Capture
Nessa primeira fase, a ideia é fazer a captura dos dados. Logo, aqui são aplicadas metodologias e processos para a obtenção de documentos e posterior digitalização.
Existem diferentes maneiras de se fazer isso, mas seguindo o preceito de agilidade e modernidade são usados scanners que transformam imagens em arquivos de textos digitais. Assim, eles podem receber metadados, facilitando assim a organização, armazenamento bem como a integração dos documentos com o sistema.
Document Management
O document management é a gestão de documentos e está relacionada a uma solução tecnológica que permite criar, editar, revisar e eliminar arquivos digitais. Alguns sistemas GED permitem fazer um gerenciamento eficaz para a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos e arquivos.
Assim, é possível checar dados como a data de criação, autoria, revisão, versão, segurança, se o documento conta com versões anteriores. Além do mais, nessas plataformas é possível procurar os arquivos com precisão por meio de metadados previamente registrados.
Business process management
Por fim temos o business process management, que se refere à melhoria contínua de processos dentro das organizações. Dessa maneira, essa fase consiste no uso de tecnologias e automação de processos que facilitem o gerenciamento dos documentos.
Isso pode ser feito através da determinação de prazos, especificação de tarefas e redução de burocracias, por exemplo. Assim, é possível otimizar o fluxo de trabalho e melhorar o gerenciamento da empresa como um todo.
Quais os benefícios de implementar a Gestão Eletrônica de Documentos?
Agora é o momento de conhecer mais sobre os benefícios que o GED traz para a operação!
Redução de gastos
Uma das principais vantagens trazidas pelo GED é a possibilidade de agilizar o andamento das tarefas, por meio da economia de tempo, custos com cópias e recursos humanos.
Imagine a cada processo, ser necessário resgatar papéis com dados das últimas compras do cliente, registros de seus interesses, formas de pagamento ou mesmo contratos.
Facilidade na recuperação
Documentos perdidos ou danificados podem trazer vários prejuízos para diferentes setores de uma empresa. Ao realizar o gerenciamento dos seus documentos segundo os preceitos da GED, os contratos, as notas e relatórios estarão resguardados em locais seguros.
Além do mais, é possível pesquisar pelo documento para localizá-lo de maneira mais simples. Ou seja, você não perderá tempo buscando onde está aquele dado importante e terá mais facilidade de recuperar um documento importante.
Padronização de documentos
A GED exige a criação de procedimentos e normas para a catalogação de documentos, mas também para salvá-los, transferi-los ou mesmo removê-los. Logo, a empresa precisa definir quais as diretrizes permitem a padronização dos arquivos.
Isso significa que é preciso criar modelos de relatórios, notas, contratos, entre outros, de maneira que mantenha o sistema organizado. O resultado desse trabalho torna o monitoramento e avaliação do status de cada arquivo bem mais fácil.
Gestão remota
Com os novos modelos de trabalho é necessário manter um sistema que permita fazer a gestão documental de maneira remota. Assim, o colaborador não precisa se deslocar para ter acesso a um arquivo.
Além de trazer maior transparência dos dados, tal característica permite que gestores e funcionários acessem arquivos mesmo quando estão distantes da empresa. De forma geral, viabiliza regimes de trabalhos híbridos e remotos, sem comprometer o monitoramento de métricas e informações.
Segurança da informação
Outro benefício de investir na Gestão Eletrônica de Documentos traz segurança no acesso à informação. Como os documentos gerenciados por meio da GED podem ser organizados em sistemas digitais e armazenados em nuvem, é possível proteger os dados corporativos de danos dos mais variados.
Sem contar que os arquivos digitais ainda podem receber recursos extras de proteção de dados, como a criptografia. Dessa forma, fica mais fácil para a organização seguir as diretrizes estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitar a perda ou o extravio de dados e controlar o acesso a documentos corporativos.
Cabe destacar ainda sobre esse ponto é que a GED também traz segurança jurídica. Documentos armazenados cuidadosamente ajudam na sua localização. Assim, caso a empresa passe por algum tipo de fiscalização através dos órgãos públicos, ela conseguirá apresentar os arquivos e sua conformidade com as leis. Isso evita multas e autuações que poderiam acontecer devido a perdas ou falta de controle.
A necessidade de organização e gestão de documentos é algo presente no dia a dia de qualquer negócio. Independente do tamanho, digitalizar o seu acervo e estruturar os dados corporativos dentro de um sistema como a GED é a melhor maneira de manter o funcionamento do negócio.
A Wehandle pode te ajudar nessa missão de gerenciar seus documentos com eficiência, qualidade e segurança. Entre em contato conosco para saber mais!