Folha de pagamento no eSocial: entenda como funciona
Fechar a folha de pagamento no eSocial é a última missão do departamento pessoal que lida com o sistema. Por meio dessa rotina administrativa, as guias de pagamento dos funcionários são geradas e, com seu preenchimento, você pode ficar tranquilo para lidar com as demais demandas do setor.
A implantação da folha de pagamento no eSocial é uma grande mudança na gestão de pagamentos e visa simplificar os processos que antes eram muito burocráticos. Agora, com o eSocial, o cálculo da folha de pagamento ficou ainda mais simples. Com um único sistema para registrar todos os dados e calcular a remuneração dos colaboradores da empresa.
Por outro lado, esse novo sistema ainda gera muitas dúvidas, tanto para os empregadores quanto para os colaboradores do departamento de pessoal. Por isso, é preciso atenção aos prazos e cuidado com a veracidade das informações.
No artigo a seguir, explicamos com mais detalhes como funciona esse novo recurso e quais mudanças positivas ele traz para os setores administrativos das empresas. Continue lendo e confira!
O que é a Folha de Pagamento?
Primeiramente, a folha de pagamento é o documento que a empresa deve emitir mensalmente contendo os valores dos salários pagos aos colaboradores. Este documento deve incluir todos os descontos ou valores que afetam o pagamento dos funcionários. Sendo assim, o empregador deve inserir o salário acordado com o empregado e deduzir o que for necessário, como impostos, faltas e atrasos. Da mesma forma, deve conter comissões e outros bônus.Quais são as informações obrigatórias da folha de pagamento?
Devido aos seus inúmeros detalhes, essa rotina administrativa do departamento de pessoal requer muita atenção. Para saber exatamente como fazer a folha de pagamento, conheça os dados que devem constar no documento:- Dados do empregador;
- Valor de horas extras, adiantamentos;
- Cargo ou função do empregado;
- Valor bruto do salário;
- Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
- Número de dias trabalhados;
- Valor líquido do salário.
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto desenvolvido e implementado pelo Governo Federal, em parceria com a Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Emprego e outros órgãos. Sua finalidade essencial é centralizar o envio de dados referentes aos empregados de uma empresa, para tornar esse procedimento mais ágil e eficiente.
O sistema busca modernizar diversos processos envolvendo obrigações tributárias e, assim, desburocratizar o setor empresarial brasileiro. Aliás, quem tem empregado deve adotar o eSocial para cumprir diversas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, como realizar a folha de pagamento e outras exigências legais.
Qual a importância da folha de pagamento no eSocial?
No que diz respeito à folha de pagamento de uma empresa, o recurso eSocial permite a unificação dos dados referentes às áreas fiscal, previdenciária e trabalhista de todos os profissionais da empresa em um único sistema. Como resultado, isso facilita o cálculo em relação à remuneração de cada funcionário, além de tornar essa operação mais rápida e assertiva. Por ser feito digitalmente, os cálculos salariais já integram todos os componentes da remuneração: horas extras, folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF e vale-transporte, por exemplo.Vantagens da folha de pagamento no eSocial
A princípio, pode parecer difícil se adaptar ao sistema de folha de pagamento no eSocial, mas esse recurso realmente facilitará o trabalho do departamento de pessoal. O primeiro motivo é que antes era necessário fazer os cálculos manualmente, agora o sistema cuida disso. Basta inserir os dados e o eSocial faz os cálculos automaticamente. Como resultado, é uma economia de tempo e uma rotina de RH mais simples, eliminando a necessidade de conferências.Cálculos de compensação simplificados
Com o advento da folha de pagamento no eSocial, a atuação do departamento pessoal de qualquer empresa se torna mais eficiente. Antes da implantação desse sistema digital, os cálculos em relação a todos os componentes que envolviam remuneração e questões trabalhistas dos profissionais empregados da corporação eram de forma manual.
Com a folha de pagamento no eSocial, esses cálculos são feitos pelo próprio sistema, que pega os dados disponíveis e gera automaticamente os valores de desconto e remuneração. Por meio desse recurso, fica mais prático calcular reajustes salariais, por exemplo, já que as atualizações da legislação trabalhista tem monitoramento automático pelo sistema.
Inspeção automática e agilidade nos procedimentos
Entre as principais vantagens trazidas pela folha de pagamento no eSocial, está o fato de que a fiscalização passa a acontecer automaticamente, diferente da forma anterior, que era através da solicitação de todos esses dados pelo Ministério do Trabalho ou Receita Federal.
Além disso, o sistema eSocial, no que diz respeito à folha de pagamento, agiliza e dinamiza os procedimentos para contratação de um novo profissional, já que o cadastro é realizado online, o que proporciona uma rápida verificação das informações. O mesmo vale para o processo de demissão, que se torna mais ágil.
A importância da qualidade da informação para o fechamento da folha de pagamento no eSocial
O fechamento correto da folha de ponto no eSocial começa muito antes do envio do evento S-1200. Nesse sentido, precisamos garantir o correto registro de contratações e demissões, fechamento de folha de ponto sem erros e otimizado, análise e conferência de benefícios, comissões e descontos aplicáveis. É importante garantir a qualidade das informações, dessa forma, evita-se divergências com o sistema eSocial. Além disso, erros de postagem e falta de prazos podem gerar penalidades.Como fazer o envio da folha de pagamento no eSocial?
Agora que você já entendeu os conceitos básicos sobre a folha de pagamento no eSocial e conheceu a importância e vantagens. Você verá a seguir o passo a passo para garantir o fechamento e envio da folha de pagamento no eSocial. Confira!
1 Passo - Conferência da folha de pagamento
Primeiro você precisa fazer os cálculos e processar a planilha no seu sistema de RH. Com isso, confira a remuneração, adicionais e descontos gerados para cada funcionário pela sua plataforma de gestão.2 Passo - Eventos de remuneração (S-1200)
Tendo processado e certificado que está tudo certo com a folha, você terá que iniciar o evento de compensação (S-1200). Este evento deve ser registrado até o dia 7 do mês subsequente. O S-1200 é o primeiro evento que precisa ser feito para folha de pagamento no eSocial. Feito o envio, o sistema eSocial retornará os valores calculados de INSS e FGTS. Com isso, faça a conferência entre os valores do seu sistema com os do eSocial.3 Passo - Demais eventos periódicos
Caso tenha movimento de aquisição de produção rural (S-1250), comercialização de produção rural para pessoa física (S-1260), informação de isenção (S-1270) entre outros eventos periódicos, deve enviar, pois influencia diretamente no cálculo do empregador.4 Passo - Eventos de pagamento (S-1210)
O evento S-1210 refere-se a pagamentos de remuneração de funcionários. Deve ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ou antes do evento S-1299, o que ocorrer primeiro. Para S-1200 e S-1210 é importante verificar se todo o processamento do trabalhador foi executado corretamente pelo seu sistema (como adiamentos e férias).5 Passo - Eventos de Fechamento (S-1299)
Por fim, para fechar o mês no eSocial, agora é hora de enviar o evento S-1299 referente ao fechamento do período. Lembrando que todos esses eventos (S-1200, S-1210, S-1299) devem ser enviados ao eSocial até o dia 7 do mês seguinte. Se até o dia 7 você não conseguir fechar a planilha de todos os funcionários, é possível enviar o evento S-1295. Assim, serão calculados os valores parciais de INSS e IRRF. De qualquer forma, é fundamental buscar a regularização o quanto antes, tendo em vista que o S-1295 não substitui o S-1299 na folha de pagamento do eSocial.
Como garantir que as documentações estejam corretas?
Agora que você acompanhou como enviar a folha de pagamento no eSocial , para que não haja mais dúvidas sobre a importância e funcionalidade do eSocial, resta estar preparado para utilizá-lo da melhor forma possível, pois o eSocial evitará grandes prejuízos para sua empresa, e menos dor de cabeça para você.
Sendo assim, se você trabalha no departamento pessoal de uma empresa, deve saber que o sistema eSocial está em constante atualização e apresenta novas atualizações a cada ano, principalmente no que diz respeito ao fechamento da folha de pagamento. E embora essas melhorias sejam para aumentar a produtividade dos profissionais, é natural que eles tenham dúvidas e tenham receio de perder alguma novidade imposta pelo Fisco.
Portanto, para garantir que os dados transmitidos estejam livres de erros e que todas as documentações estejam corretas, ter um sistema de gestão de terceiros é uma excelente solução para ter a certeza que você esteja cumprindo a legislação para evitar penalidades.
Por isso, invista em softwares que acompanham todas as documentações previdenciárias e trabalhistas de terceiros, como o sistema da wehandle . Nossa solução reúne os documentos necessários dos funcionários terceirizados para que você possa enviá-los ao governo sem erros.