Fechar a folha de pagamento no eSocial é a última missão do departamento pessoal que lida com o sistema. Por meio dessa rotina administrativa, as guias de pagamento dos funcionários são geradas e, com seu preenchimento, você pode ficar tranquilo para lidar com as demais demandas do setor.
A implantação da folha de pagamento no eSocial é uma grande mudança na gestão de pagamentos e visa simplificar os processos que antes eram muito burocráticos.
Agora, com o eSocial, o cálculo da folha de pagamento ficou ainda mais simples. Com um único sistema para registrar todos os dados e calcular a remuneração dos colaboradores da empresa.
Por outro lado, esse novo sistema ainda gera muitas dúvidas, tanto para os empregadores quanto para os colaboradores do departamento de pessoal. Por isso, é preciso atenção aos prazos e cuidado com a veracidade das informações.
No artigo a seguir, explicamos com mais detalhes como funciona esse novo recurso e quais mudanças positivas ele traz para os setores administrativos das empresas.
Continue lendo e confira!
O que é a Folha de Pagamento?
Primeiramente, a folha de pagamento é o documento que a empresa deve emitir mensalmente contendo os valores dos salários pagos aos colaboradores.
Este documento deve incluir todos os descontos ou valores que afetam o pagamento dos funcionários.
Sendo assim, o empregador deve inserir o salário acordado com o empregado e deduzir o que for necessário, como impostos, faltas e atrasos. Da mesma forma, deve conter comissões e outros bônus.
Quais são as informações obrigatórias da folha de pagamento?
Devido aos seus inúmeros detalhes, essa rotina administrativa do departamento de pessoal requer muita atenção. Para saber exatamente como fazer a folha de pagamento, conheça os dados que devem constar no documento:
- Dados do empregador;
- Valor de horas extras, adiantamentos;
- Cargo ou função do empregado;
- Valor bruto do salário;
- Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
- Número de dias trabalhados;
- Valor líquido do salário.
Na realidade, não existe um modelo padrão oficial, cada empresa pode desenvolver seu próprio formato. Mas independente de como fazer a folha de pagamento, é importante ficar atento aos dados acima.
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto desenvolvido e implementado pelo Governo Federal, em parceria com a Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Emprego e outros órgãos.
Sua finalidade essencial é centralizar o envio de dados referentes aos empregados de uma empresa, para tornar esse procedimento mais ágil e eficiente.
O sistema busca modernizar diversos processos envolvendo obrigações tributárias e, assim, desburocratizar o setor empresarial brasileiro.
Aliás, quem tem empregado deve adotar o eSocial para cumprir diversas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, como realizar a folha de pagamento e outras exigências legais.
Qual a importância da folha de pagamento no eSocial?
No que diz respeito à folha de pagamento de uma empresa, o recurso eSocial permite a unificação dos dados referentes às áreas fiscal, previdenciária e trabalhista de todos os profissionais da empresa em um único sistema.
Como resultado, isso facilita o cálculo em relação à remuneração de cada funcionário, além de tornar essa operação mais rápida e assertiva.
Por ser feito digitalmente, os cálculos salariais já integram todos os componentes da remuneração: horas extras, folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF e vale-transporte, por exemplo.
Vantagens da folha de pagamento no eSocial
A princípio, pode parecer difícil se adaptar ao sistema de folha de pagamento no eSocial, mas esse recurso realmente facilitará o trabalho do departamento de pessoal.
O primeiro motivo é que antes era necessário fazer os cálculos manualmente, agora o sistema cuida disso. Basta inserir os dados e o eSocial faz os cálculos automaticamente.
Como resultado, é uma economia de tempo e uma rotina de RH mais simples, eliminando a necessidade de conferências.
Cálculos de compensação simplificados
Com o advento da folha de pagamento no eSocial, a atuação do departamento pessoal de qualquer empresa se torna mais eficiente.
Antes da implantação desse sistema digital, os cálculos em relação a todos os componentes que envolviam remuneração e questões trabalhistas dos profissionais empregados da corporação eram de forma manual.
Com a folha de pagamento no eSocial, esses cálculos são feitos pelo próprio sistema, que pega os dados disponíveis e gera automaticamente os valores de desconto e remuneração.
Por meio desse recurso, fica mais prático calcular reajustes salariais, por exemplo, já que as atualizações da legislação trabalhista tem monitoramento automático pelo sistema.
Inspeção automática e agilidade nos procedimentos
Entre as principais vantagens trazidas pela folha de pagamento no eSocial, está o fato de que a fiscalização passa a acontecer automaticamente, diferente da forma anterior, que era através da solicitação de todos esses dados pelo Ministério do Trabalho ou Receita Federal.
Além disso, o sistema eSocial, no que diz respeito à folha de pagamento, agiliza e dinamiza os procedimentos para contratação de um novo profissional, já que o cadastro é realizado online, o que proporciona uma rápida verificação das informações. O mesmo vale para o processo de demissão, que se torna mais ágil.
A importância da qualidade da informação para o fechamento da folha de pagamento no eSocial
O fechamento correto da folha de ponto no eSocial começa muito antes do envio do evento S-1200.
Nesse sentido, precisamos garantir o correto registro de contratações e demissões, fechamento de folha de ponto sem erros e otimizado, análise e conferência de benefícios, comissões e descontos aplicáveis.
É importante garantir a qualidade das informações, dessa forma, evita-se divergências com o sistema eSocial. Além disso, erros de postagem e falta de prazos podem gerar penalidades.
Como fazer o envio da folha de pagamento no eSocial?
Agora que você já entendeu os conceitos básicos sobre a folha de pagamento no eSocial e conheceu a importância e vantagens. Você verá a seguir o passo a passo para garantir o fechamento e envio da folha de pagamento no eSocial. Confira!
1 Passo – Conferência da folha de pagamento
Primeiro você precisa fazer os cálculos e processar a planilha no seu sistema de RH. Com isso, confira a remuneração, adicionais e descontos gerados para cada funcionário pela sua plataforma de gestão.
2 Passo – Eventos de remuneração (S-1200)
Tendo processado e certificado que está tudo certo com a folha, você terá que iniciar o evento de compensação (S-1200). Este evento deve ser registrado até o dia 7 do mês subsequente.
O S-1200 é o primeiro evento que precisa ser feito para folha de pagamento no eSocial. Feito o envio, o sistema eSocial retornará os valores calculados de INSS e FGTS. Com isso, faça a conferência entre os valores do seu sistema com os do eSocial.
3 Passo – Demais eventos periódicos
Caso tenha movimento de aquisição de produção rural (S-1250), comercialização de produção rural para pessoa física (S-1260), informação de isenção (S-1270) entre outros eventos periódicos, deve enviar, pois influencia diretamente no cálculo do empregador.
4 Passo – Eventos de pagamento (S-1210)
O evento S-1210 refere-se a pagamentos de remuneração de funcionários. Deve ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ou antes do evento S-1299, o que ocorrer primeiro.
Para S-1200 e S-1210 é importante verificar se todo o processamento do trabalhador foi executado corretamente pelo seu sistema (como adiamentos e férias).
5 Passo – Eventos de Fechamento (S-1299)
Por fim, para fechar o mês no eSocial, agora é hora de enviar o evento S-1299 referente ao fechamento do período. Lembrando que todos esses eventos (S-1200, S-1210, S-1299) devem ser enviados ao eSocial até o dia 7 do mês seguinte.
Se até o dia 7 você não conseguir fechar a planilha de todos os funcionários, é possível enviar o evento S-1295. Assim, serão calculados os valores parciais de INSS e IRRF. De qualquer forma, é fundamental buscar a regularização o quanto antes, tendo em vista que o S-1295 não substitui o S-1299 na folha de pagamento do eSocial.
Como garantir que as documentações estejam corretas?
Agora que você acompanhou como enviar a folha de pagamento no eSocial, para que não haja mais dúvidas sobre a importância e funcionalidade do eSocial, resta estar preparado para utilizá-lo da melhor forma possível, pois o eSocial evitará grandes prejuízos para sua empresa, e menos dor de cabeça para você.
Sendo assim, se você trabalha no departamento pessoal de uma empresa, deve saber que o sistema eSocial está em constante atualização e apresenta novas atualizações a cada ano, principalmente no que diz respeito ao fechamento da folha de pagamento.
E embora essas melhorias sejam para aumentar a produtividade dos profissionais, é natural que eles tenham dúvidas e tenham receio de perder alguma novidade imposta pelo Fisco.
Portanto, para garantir que os dados transmitidos estejam livres de erros e que todas as documentações estejam corretas, ter um sistema de gestão de terceiros é uma excelente solução para ter a certeza que você esteja cumprindo a legislação para evitar penalidades.
Por isso, invista em softwares que acompanham todas as documentações previdenciárias e trabalhistas de terceiros, como o sistema da Wehandle. Nossa solução reúne os documentos necessários dos funcionários terceirizados para que você possa enviá-los ao governo sem erros.