A partir de janeiro de 2024 entra em vigor de forma definitiva o FGTS Digital, que passa a ser obrigatório para todas as empresas.
A nova plataforma vai substituir o sistema Conectividade Social da Caixa Econômica Federal, que atualmente é utilizado pelas empresas na emissão e pagamento de guias de recolhimentos. A ideia é que o FGTS Digital simplifique e facilite processos.
Para isso, as empresas tiverem um período para se adaptar até mesmo para testar o sistema e garantir que o processo tenha validade jurídica. Pensando na iminência da implementação, vamos explicar detalhadamente as principais mudanças propostas e outros detalhes importantes como o cronograma de adaptação!
O que é FGTS Digital?
Para dar um contexto antes de entrarmos nos detalhes que contemplam o FGTS Digital 2024, vamos ao conceito do termo.
O FGTS Digital é um sistema novo que visa ajudar os empregadores a cumprir as suas obrigações de recolhimento do FGTS. A solução vem para facilitar o processo e assegurar que os valores devidos aos trabalhadores sejam devidamente depositados em suas respectivas contas.
Em resumo, o foco do novo sistema é a empresa e não o empregado. Através do FGTS Digital os empregadores terão a oportunidade de fazer a emissão de guias rápidos e personalizados, consultar extratos, além disso, poderão solicitar a compensação ou restituição de valores, contratar parcelamentos, entre outros serviços.
Serviços disponíveis no FGTS Digital
Falando em serviços conheça algumas das opções oferecidas:
- recolher diferentes competências em um único documento;
- emitir de guias rápidas e personalizadas, segundo a demanda do empresa;
- consultar extratos de pagamentos realizados;
- individualizar os extratos de pagamento;
- checar os débitos em aberto;
- fazer o pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado.
Principais mudanças propostas pelo FGTS Digital
O FGTS Digital visa ser um processo que desburocratiza os sistemas de escrituração digital. Entenda quais as principais mudanças que ele traz.
Para empresas
Entre as principais mudanças que o FGTS Digital traz para os empresas estão:
Novas datas de vencimento
Com a edição da Lei nº 14.438/2022 foi confirmada a alteração no prazo de recolhimento do FGTS mensal, a data de vencimento passa a ser até o vigésimo dia do mês seguinte em vez do dia 7.
A mudança só produzirá efeitos para os fatos gerados que acontecem a partir da data de início da operação do FGTS Digital. Por isso, é importante que as empresas tenham atenção ao momento em que essa transformação se concretizar para fazer a adaptação de processos, rotinas e sistemas para a nova data de vencimento.
Substituição do SEFIP
O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) é um aplicativo que foi desenvolvido pela Caixa Econômica Federal em formato gratuito. O objetivo foi simplificar e reunir as informações cadastrais e financeiras da empresa e dos trabalhadores.
No FGTS Digital, a plataforma SEFIP vai ser substituída, tanto ela quanto as guias GFIP.
Integração com o eSocial
O FGTS Digital será integrado com o eSocial, unificando o envio de dados legais das organizações para o governo. A nova plataforma será sincronizada com as mudanças contratuais e cadastrais presentes no eSocial.
Por isso, é importante ter atenção aos dados que vão ter impacto sob a base de cálculo do FGTS e se caracterizam pelo vínculo do trabalhador: informações de lotação, tipos de débitos (mensal e rescisório), eventos de remuneração, entre outros.
Recolhimento via Pix
O FGTS Digital adotou o Pix como mobilidade de pagamento para o seu recolhimento, sendo exclusivamente feito por esse canal. Os boletos terão um QR Code (com dados essenciais) para leitura e pagamento direto no aplicativo ou site da instituição financeira da empresa. Por isso, as organizações precisam estar em dia com seus sistemas bancários.
Certificado de regularidade do FGTS
Para atender a proposta de trazer mais transparência ao recolhimento do FGTS, a nova plataforma vai permitir a geração de relatórios sobre os recolhimentos efetuados, extratos consolidados ou detalhados. Além disso, permitirá a verificação de pendências que tenham impacto na emissão do Certificado de Regularidade do FGTS.
Não recolher os valores devidos dentro dos prazos estabelecidos pode trazer consequências graves para a empresa, como bloqueio da emissão do certificado, o que impacta a solicitação de empréstimos bancários, participação em licitações e contratações do governo.
Emissão de guias personalizadas
O FGTS Digital traz também a novidade de permitir a emissão de guias personalizadas, trazendo mais simplicidade para o dia a dia das operações das empresas. As organizações poderão gerar guias de recolhimento por trabalhador específico, por exemplo, segundo a necessidade e capacidade de pagamento das mesmas.
Automatização de processos
Um dos principais benefícios trazidos pelo FGTS Digital é simplificar o recolhimento do Fundo. A automatização de operações que antes eram feitas de forma manual promete agilizar o processo e trazer a redução dos custos para as empresas.
Para os trabalhadores
Para os trabalhadores, as mudanças do FGTS Digital são:
- saques mais ágeis por meio do saque digital;
- novas opções de gerir o Fundo para o aumento da rentabilidade;
- análise de mérito para o saque agilizada.
Para MEIs e segurados especiais
Os empregadores tanto MEI quanto segurados especiais continuarão a recolher o FGTS por meio do DAE mensal gerado pelo eSocial. Apenas o FGTS Rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, substituindo a GRRF gerada pela Conectividade Social.
Por isso, se o MEI ou o SE fizerem a demissão de um trabalhador que gere direito ao saque do FGTS, ele precisa registrar a rescisão no eSocial e acessar o FGTS Digital para a geração da guia com os valores de FGTS incidentes sobre o mês da rescisão, 13º proporcional, aviso prévio indenizado e a multa do FGTS (40% ou 20%).
Além do mais, no mês do desligamento os empregadores ainda precisarão fazer a emissão do DAE no eSocial para recolher a contribuição previdenciária (INSS).
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Cronograma do FGTS Digital
Confira as datas de implementação do FGTS Digital:
- 19/08/2023 a 10/11/2023: início do período de testes para empregadores do Grupo 1 do eSocial (empresas com faturamento anual superior à R$ 78 milhões);
- 16/09/2023 a 10/11/2023: início do período de testes para os demais grupos;
- 10/11/2023: preparação e melhorias do sistema;
- janeiro de 2024: implementação efetiva do FGTS Digital;
- até 07/01/2024: recolhimento mensal da competência dezembro/2023 pelo SEFIP/Conectividade Social;
- 05/01/2024: desligamento sem justa causa em 26/12/2023 pelo GRRF/ Conectividade Social;
- até 20/02/2024: recolhimento mensal da competência janeiro/2024 pelo FGTS Digital;
- 12/01/2024: desligamento sem justa causa em 02/01/2024 pelo FGTS Digital.
Grupos do eSocial
Citamos sobre os grupos do eSocial e é importante conhecer como cada empresa se encaixa:
- Grupo 1: empresas que tenham faturamento anual superior a R$ 78 milhões;
- Grupo 2: empresas que tenham faturamento anual de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional;
- Grupo 3: empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto domésticos), produtores rurais, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física que prestam serviços a terceiros;
- Grupo 4: órgãos públicos e organizações internacionais.
Quem é obrigado a utilizar o FGTS Digital?
A partir do momento que o sistema entrar em vigor, todas as empresas obrigadas a fazer o recolhimento do FGTS deverão utilizar o FGTS Digital. Independentemente do grupo do eSocial ao qual pertencem, seguindo o cronograma, as organizações devem gerar guias e fazer a gestão do pagamento pela plataforma.
O eSocial calcula as bases de FGTS de acordo com as incidências das rubricas utilizadas pelo empregador nas remunerações. Por sua vez, as rubricas também são declaradas e cadastradas pela empresa, que define ou não a presença do FGTS.
Como vimos, o FGTS Digital 2024 já é uma realidade. Portanto, as empresas que ainda não se adaptaram têm até o final de 2023 para fazer os ajustes necessários na sua operação, a fim de evitar eventuais problemas e até mesmo multas.
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