Se você acompanha o mundo digital, provavelmente já ouviu falar de e-procurement. O e-procurement permite que as empresas automatizem processos e transações de negócios usando a tecnologia da Internet.
Agora, se você é empresário ou gestor de uma empresa, entender como funciona e como implementá-lo pode se tornar uma grande vantagem competitiva para o seu negócio.
Por isso, neste artigo, você aprenderá mais sobre o assunto, quais são os tipos de e-procurement, como funciona e quais são os benefícios de implementá-lo na sua empresa.
Desejamos uma boa leitura!
O que é e-procurement?
Primeiramente, o “e” em “e-procurement” significa “eletrônico”, enquanto “procurement” é sinônimo de “compras”. Existem vários outros nomes para ele: compras online, compras eletrônicas, soluções de compras eletrônicas, etc.
Trata-se de um processo de compra e venda de suprimentos e serviços pela Internet. Ele difere do e-commerce porque utiliza o sistema fechado de um fornecedor, normalmente disponível apenas para usuários registrados.
Quando implementado corretamente, o e-procurement abre as linhas de comunicação entre uma empresa e um fornecedor, criando um link direto e facilitando interações como licitações, pedidos de compra e e-mails.
Ou seja, é preciso entender que o e-procurement é o processo de business to business (B2B) de requisição, pedido e compra de bens e serviços pela Internet. No nível da empresa, um departamento de compras definirá as políticas para a aquisição de bens e serviços para o negócio, com o objetivo de adquirir o que o negócio precisa ao melhor preço possível ou com o maior valor no tempo necessário.
Portanto, para cumprir essa meta, a equipe de compras estabelece relacionamentos com fornecedores, negocia contratos e define diretrizes ou limites de compra sobre os tipos de compras permitidos e os tipos de itens nos quais o dinheiro pode ser gasto.
Como funciona o e-procurement?
O e-procurement permite a agilização dos processos de aquisição regulares. A aquisição eletrônica significa que você pode evitar coisas como trocar contratos, preencher questionários de integração de fornecedores e enviar documentos de licitação manualmente.
Além disso, todo o processo é automatizado, e também combina elementos de finanças e compras, suavizando assim as operações entre os dois.
O e-procurement compreende três etapas principais, específicas para o processo de aquisição até o pagamento:
1. Seleção de produto
As empresas seguem uma plataforma específica, que pode ser um catálogo online, uma plataforma como a Wehandle, um site de varejo B2B, etc., e pode possivelmente ser hospedada em um marketplace. Eles então têm acesso a toda a gama de produtos do fornecedor, incluindo as condições contratuais (produtos selecionados, descontos etc.).
Eles escolhem seus produtos e enviam sua solicitação de compra com um único clique. A solicitação de compra é incorporada ao sistema de compra para seguir o fluxo de trabalho predefinido.
2. Colocação do pedido
Uma vez confirmado, o pedido de compra torna-se um pedido. Isso é enviado automaticamente ao fornecedor como um documento eletrônico ou por um marketplace. O fornecedor então prepara imediatamente os produtos para entrega.
3. Recebimento da fatura
A fatura também pode ser desmaterializada: as empresas recebem a fatura, certificada por um terceiro de confiança como um arquivo PDF ou um documento eletrônico, que aceita automaticamente as ordens de compra e aciona o pagamento.
Quais são os tipos de e-procurement?
Enterprise Resource Planning (ERP)
Sobretudo, a sigla ERP é geralmente traduzida como Enterprise Resource Planning, por ser um sistema mais completo voltado para a gestão geral dos investimentos de uma organização.
Em suma, os softwares ERP englobam informações de diversos setores internos, com o objetivo de tornar o acesso a esses dados mais ágil e seguro. Com eles, a gestão pode desenvolver estratégias mais assertivas para o setor de compras, gestão de riscos e gestão de fornecedores.
e-Informing
O e-informing não está diretamente incluído no processo de compra, pois, na verdade, vem antes da compra. E-informing descreve o processo de pesquisa e distribuição de informações de compra de e para departamentos externos e internos, por meio da internet.
O compartilhamento de informações descreve quanta informação importante ou proprietária é compartilhada com os parceiros da cadeia de suprimentos de alguém. Portanto, isso terá um impacto no desempenho e na eficácia da cadeia de abastecimento. Além disso, a qualidade da informação também é notável, levando-se em consideração a atualidade, exatidão, credibilidade e adequação das informações trocadas.
e-Tendering
O objetivo do e-Tendering é melhorar e agilizar o processo de licitação para a aquisição de bens, serviços ou operações especializadas de baixo volume, mas de alto valor.
e-Sourcing
Também chamado de leilão reverso, o e-Sourcing descreve o processo de organização de um leilão para vender recursos naturais, ativos ou outros produtos por meio de licitação competitiva online. Por outro lado, ao contrário de um leilão físico, um leilão online oferece transparência e possibilita a participação de mais pessoas.
e-Purchasing
O e-Purchasing é o oposto do e-Tendering, pois tem a finalidade para a aquisição de serviços e produtos de baixo valor, mas alto volume. O processo de compra eletrônica simplifica, por meio da eletrônica, o processo de compra desses serviços e produtos.
Além disso, os catálogos são os elementos mais importantes para este tipo de aquisição. Alguns dos elementos desse sistema costumam ser complexos, o que significa que o desenvolvimento do sistema costuma ser necessário. O processo começa com a publicação online das mercadorias pelos fornecedores.
Em seguida, passa pela seleção eletrônica, pedido, recebimento e finaliza com o pagamento pelo comprador.
e-Ordering
O e-Ordering descreve o processo de criação e aprovação de requisições de compra. Isso significa fazer pedidos de compra, mas também receber serviços e produtos solicitados. Tudo isso é feito por meio de sistemas de software baseados em TI que suavizam o desempenho do gerenciamento da cadeia de suprimentos.
Ao considerar o pedido eletrônico, os produtos e serviços solicitados geralmente não estão relacionados ao produto, mas são indiretos.
Quais são os benefícios do e-procurement?
Como você já deve ter entendido, o e-procurement permite que você centralize e automatize as interações entre as partes interessadas (usuários finais, departamento de compras, fornecedores etc.) para otimizar o processo de compras, incluindo gestão e estratégia de compras. Existem alguns benefícios principais:
Poupança de custos
Sistemas de e-procurement ajudam a controlar custos e maximizar o desempenho, reduzindo despesas gerais e papelada. Além disso, os sistemas totalmente automatizados otimizam os processos e podem resultar em um ciclo mais rápido, desde a criação de um pedido até o cumprimento para compradores e fornecedores. Também existe a oportunidade de uma seleção maior de produtos e serviços.
Ciclos de compra mais curtos
O rastreamento centralizado de transações simplifica a geração de relatórios sobre pedidos, pagamentos e requisições, além de garantir a conformidade do contrato, o que pode reduzir o tempo de entrega. Dessa forma, os compradores têm acesso eletrônico aos produtos, serviços e preços disponíveis.
Controle de estoque aprimorado
Os profissionais de compras podem localizar rapidamente produtos de fornecedores preferenciais e estão limitados às compras que podem fazer, para controlar melhor o estoque.
Transparência
Todas as informações ficam centralizadas e são disponibilizadas à administração, às partes interessadas, aos acionistas ou ao público, conforme o caso.
Elimina processos com baixo valor agregado
A eliminação de tarefas administrativas e manuais permite que as equipes melhorem em velocidade e eficiência, reduzindo a taxa de erro de 30% para 50% em média. Envio de pedidos de compra, solicitação de confirmação, aceitação do pedido e da fatura são processos automatizados. As equipes podem, portanto, se concentrar em tarefas com maior valor agregado.
Reduz os prazos de entrega
Para fazer ou confirmar pedidos, o processo é mais simples e transparente para as empresas. Tempo de inatividade, lembretes ou papéis administrativos que geralmente eram processados e arquivados, desaparecem. O que significa uma economia de tempo considerável no processo de aquisição.
Além disso, como o pedido é convertido diretamente em guia de remessa no lado do fornecedor, isso acaba possibilitando entregas mais rápidas.
Mais controle sobre as despesas
O e-procurement permite que as empresas se beneficiem de uma visão clara e em tempo real de suas despesas (aqueles que fazem pedidos, processos de aquisição, etc.) por meio de um sistema de relatórios. Ou seja, eles podem, portanto, ter maior controle sobre seus gastos, gerenciar seu orçamento com mais precisão e melhorar sua estratégia, encontrando áreas de melhoria.
Automatize o e-procurement com a wehandle
Para fazer o e-procurement funcionar em sua empresa, você deve primeiro selecionar qual software usará. Embora os recursos e funções variem de um fornecedor para o outro, a Wehandle oferece tudo que sua organização precisa para executá-lo com sucesso.
Ou seja, com ele, você elimina a necessidade de processos baseados em papel e, por meio da automação, não exige mais processos manuais demorados e sujeitos a erros.
Uma plataforma completa para análise automatizada de homologação e gestão de fornecedores. O software armazena uma variedade de itens de fornecedores aprovados. Normalmente, são fornecedores com relacionamentos e contratos estabelecidos.
Por fim, pense sobre por que sua empresa precisa de recursos de compra eletrônica e adapte as perguntas que você faz em torno dessas necessidades. A Wehandle pode fazer tudo o que você precisa, tornando-se uma boa opção para pequenas empresas, bem como também funciona para organizações maiores.
Agora que você já sabe como o e-procurement pode melhorar os processos da sua empresa, solicite uma demonstração gratuita da nossa plataforma agora mesmo, basta preencher o formulário ou falar com nossa equipe pelo WhatsApp que iremos entrar em contato com você.