O setor de compras tem grande relevância e está posicionado estrategicamente nas empresas, não há dúvidas sobre isso. No entanto, mais que fazer aquisições de itens e serviços, o departamento também mexe com algo delicado: finanças.
Por isso, é importante que haja um acompanhamento próximo e um bom controle de compras da organização. Neste artigo, vamos explicar melhor sobre esse último ponto. Continue conosco e confira!
O que é o controle de compras?
O controle de compras nada mais é do que um conjunto de práticas que visa organizar e planejar o processo de aquisições de uma empresa. Por esse motivo, tais ações têm responsabilidade de toda a administração da cadeia de suprimentos, que precisa estar integrada aos setores de produção, manutenção e logística.
Esse controle tem um papel crucial dentro das organizações e isso se deve às tarefas ligadas a ele, que incluem:
- orçamentos e cotação de preços;
- manutenção de estoque enxuto;
- boa gestão de fornecedores;
- entendimento sobre compras e quando e em qual quantidade elas devem ser feitas;
- redução de gastos desnecessários ou excessivos;
- follow up de compras.
Qual a ligação entre o controle de compras e de estoque?
O controle de compras e o de estoque estão ligados dentro da gestão de uma empresa. Enquanto o primeiro envolve a gestão das aquisições de matérias-primas, produtos acabados ou qualquer outro item necessário para a operação da empresa, o outro, refere-se à gestão dos produtos armazenados pela empresa, desde a entrada até a saída.
- Previsão de demanda: o controle de compras muitas vezes começa com uma análise da demanda esperada. Por sua vez, o estoque é mantido para atender a essa demanda, então as compras são planejadas com base nessa previsão.
- Níveis de estoque ideais: o controle de estoque ajuda a determinar os níveis ideais de armazenamento a serem mantidos. Esses níveis são influenciados pela frequência e quantidade das compras que são feitas.
- Reposição de estoque: quando o estoque atinge um nível mínimo predefinido, as compras precisam ser feitas para repor o estoque. Logo, o controle de compras entra em ação para garantir que os produtos certos sejam adquiridos na quantidade certa e no momento certo.
- Custos e orçamentos: ambos estão diretamente relacionados aos custos. Compras excessivas podem levar a um estoque excessivo e custos de armazenamento mais altos. Por outro lado, compras insuficientes podem levar a falta de produtos e oportunidades perdidas de vendas.
- Eficiência operacional: uma gestão eficaz de compras e estoque visa otimizar os processos, minimizar os custos e evitar desperdícios. Isso requer uma coordenação estreita entre os departamentos de compras e estoque.
Como realizar um controle de compras eficiente?
Tendo em vista o impacto que compras tem em diferentes departamentos da empresa, é hora de entender como realizar um controle eficiente.
Conheça as suas demandas
Entender as necessidades reais da sua empresa faz toda a diferença na hora de fazer o controle de compras. Para isso, é necessário analisar padrões de vendas passadas, mas também considerar sazonalidade e tendências de mercado, a fim de prever a demanda futura com precisão.
É interessante também trabalhar em colaboração com outros departamentos, como vendas e marketing, para obter insights sobre a demanda esperada. Eles são capazes de fornecer informações valiosas sobre campanhas promocionais planejadas, lançamentos de novos produtos e eventos que podem impactar a demanda.
Estruture o processo de compras
Para ter controle de compras, uma das primeiras coisas que você precisa é de um processo estruturado para essas aquisições. Geralmente, as compras de uma empresa estão envoltas em uma série de etapas e se elas não estão bem definidas e organizadas, podem comprometer os resultados obtidos pelo negócio.
Além de um fluxograma que fará a representação visual do processo, é importante contar com uma política de compras. Sobre esse último ponto, ele servirá como guia com especificações de diretrizes de qualidade que devem ser seguidas na hora da compra com o fornecedor, além de incluir itens para a qualificação de parceiros.
Tenha um bom relacionamento com fornecedores
A gente sempre destaca em nossos artigos o impacto positivo que a boa relação com fornecedores tem para os negócios. Saber lidar com os seus parceiros comerciais não só ajuda a fortalecer as relações comerciais, mas também oferece uma série de benefícios para o controle de compras.
Os fornecedores, por exemplo, podem contribuir para gestão de custos, mas também contribuir para o monitoramento de encomendas e, até mesmo, em sugestões de logística. Sem contar que o bom relacionamento com eles pode ajudar na obtenção de descontos e favorece o cumprimento de prazos.
Acompanhe os indicadores de compras
Os indicadores de compras são métricas usadas para avaliar e monitorar o desempenho do setor de aquisições na empresa. Eles são importantes para entender como a função de compras está contribuindo para os objetivos gerais da empresa e identificar áreas de melhoria.
Por meio deles, é possível ter uma previsibilidade dos resultados, entender como anda a produtividade e identificar de forma rápida problemas nos fluxos de trabalho. Entre os principais indicadores temos:
- saving de compras;
- giro de estoque;
- lead time;
- variação de preços.
Faça um relatório de compras
Elaborar um relatório de compras é uma prática fundamental para o gerenciamento eficiente do setor de compras em uma empresa. Para criar um relatório abrangente e útil, você vai precisar:
- identificar os principais elementos a serem incluídos: é crucial reunir informações relevantes, como lista de fornecedores, status das negociações, valores dos produtos, impostos, quantidade de itens em estoque, códigos dos produtos, previsão de entrega, custos de frete e status do pedido;
- definir o formato do relatório: determine qual será o formato mais adequado para apresentar as informações, levando em consideração a clareza e a facilidade de compreensão. Isso pode variar de tabelas simples a gráficos e visualizações de dados mais complexas, dependendo das necessidades da empresa;
- estabelecer uma periodicidade para a elaboração do relatório: decida com que frequência o relatório de compras será elaborado e revisado. Isso pode variar de acordo com a dinâmica do negócio, mas é importante manter uma regularidade para garantir que as informações estejam sempre atualizadas.
Por fim, certifique-se de que o relatório seja compartilhado com os membros relevantes da equipe e outros departamentos, como finanças e operações, para garantir transparência e alinhamento nas decisões relacionadas a compras.
Leia também: Ordem de compra: por que criar esse documento é importante?
Utilize uma ferramenta que permita fazer o controle de compras
Falar de controle de compras sem mencionar a tecnologia não faz sentido. Sendo assim, contar com uma ferramenta que permita organizar e acompanhar todos os pedidos é necessário.
Suponha que parte do orçamento seja gasto comprando itens que já tem no estoque, mas nenhuma pessoa sabia, pois não havia registro. A tecnologia serve justamente para suprimir esse tipo de problema que pode prejudicar não só as vendas, mas também as finanças da empresa.
Logo, no momento em que for avaliar um sistema considere aspectos como:
- facilita a análise do fluxo de vendas;
- auxilia na elaboração de um cronograma de compras alinhado ao giro de estoque;
- oferece uma funcionalidade para solicitar cotações online;
- permite o registro automático de fornecedores e produtos, integrando-os diretamente ao controle de estoque;
- inclui um módulo dedicado ao gerenciamento do estoque;
- gera relatórios gerenciais abrangentes, cobrindo vendas, estoque, transações financeiras, entre outros aspectos.
Como vimos, além de gerenciar a aquisição de itens e serviços, o departamento de aquisições também lida diretamente com as finanças da organização. Portanto, é essencial manter um acompanhamento próximo e um bom controle de compras.
Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Deixe o seu comentário!