Se há um segmento que você pode observar o crescimento nas organizações e usar isso como uma excelente redução de custos, é a contratação de terceiros. Uma falta de homologação aqui ou uma contratação sem planejamento pode expor rapidamente a organização a uma série de riscos.
Contratar terceiros nem sempre é fácil, mas também não é impossível se você usar as ferramentas e técnicas certas. Requer diligência, atenção aos detalhes e um processo estruturado usando todas as estratégias mais recentes de mitigação de riscos na terceirização.
À medida que os riscos de terceiros continuam a crescer, há uma ampla variedade de ferramentas disponíveis para gerenciar as exposições à sua organização. Por isso, considere a importância de desenvolver e implementar um processo para mitigar riscos.
Então, quais abordagens e procedimentos você poderia implementar para proteger seus negócios? Neste artigo, compartilharemos 10 práticas recomendadas que você pode fazer para mitigar os riscos antes e depois da contratação de terceiros. Além disso, também abordaremos os tipos mais comuns de riscos.
Continue lendo, pois as dicas são valiosas!
Afinal, o que é mitigar riscos?
Primeiramente, como uma empresa em qualquer nível sabe, usar relacionamentos com terceiros coloca você em risco de várias maneiras. Quando você traz um terceiro para ajudar sua organização, você pode perder o controle do resultado.
Portanto, mitigar riscos é um importante processo de identificar, avaliar e limitar a exposição a riscos em toda a sua organização. Depende de uma avaliação estratégica de todos os perigos potenciais que uma organização pode enfrentar durante a contratação de terceiros.
Embora você não seja capaz de gerenciar ou antecipar todos os riscos, você pode planejar diferentes situações para ajudar a diminuir seu impacto nos negócios. A mesma regra se aplica a qualquer acordo comercial que sua empresa assine.
Portanto, um processo eficaz de gestão de riscos de terceiros coloca a mitigação de riscos na vanguarda de todos os acordos comerciais. Sem uma estratégia adequada conduzindo seu processo de contratação, as organizações podem ter perda financeira de 9%.
Quais são os tipos comuns de riscos de terceiros?
Os riscos enfrentados ao trabalhar com terceiros são praticamente os mesmos de outros riscos de negócios e geralmente se enquadram em quatro categorias:
- Regulatórios e legais: Terceiros podem impactar negativamente a conformidade da sua organização com a legislação. Por exemplo, se você estiver trabalhando com um fornecedor que viola as leis trabalhistas, ambientais, de segurança de dados ou outras leis, você também pode ser responsabilizado.
- Operacional: Um terceiro pode interromper suas operações de várias maneiras, seja não fornecendo o serviço pelo qual você está pagando ou por meio de uma violação ou interrupção que afete seus dados.
- Reputacional e marca: Toda organização depende de uma reputação que pode levar décadas para ser estabelecida. Os riscos de marca incluem danos à reputação que podem afetar a fidelidade do cliente e as percepções do público. Por isso, garantir a segurança da marca depende da limitação de percepções negativas que podem vir de associações ou falhas em responder a um incidente de forma eficaz.
- Financeiro: Quando uma organização deve pagar taxas ou multas, a possível perda de receita também é resultado do impacto reputacional que às vezes ocorre após uma violação de dados, por exemplo.
No entanto, em alguns casos, esses riscos podem se sobrepor. Uma violação de leis trabalhistas, por exemplo, é uma ameaça regulatória, mas também pode prejudicar sua receita se você confiar no cumprimento delas. Em outras palavras, o descumprimento de leis trabalhistas também pode causar danos financeiros e de reputação à sua empresa.
Por que você deve mitigar os riscos de terceiros?
Embora nenhuma organização possa evitar todos os riscos de terceiros, você deve limitar a exposição a níveis aceitáveis usando uma estratégia equilibrada. Como vimos, quando as organizações não conseguem mitigar os riscos, os efeitos podem ser catastróficos para a marca, a saúde financeira e operacional da sua organização.
As razões para implementar a mitigação do risco de terceiros incluem:
- Evitar perder suas obrigações contratuais, incluindo prazos, datas importantes ou qualquer outra entrega;
- Impedir o acesso não autorizado ou a disseminação de informações relacionadas à sua organização, fornecedores, funcionários, clientes ou outros relacionamentos legais;
- Garantir a conformidade com políticas internas e regulamentos externos ou padrões do setor;
- Fornecer melhor alinhamento com as estratégias das partes interessadas e reduzir ou evitar multas.
Melhores práticas para mitigar os riscos de terceiros
Estabelecer uma estrutura que reduza consistentemente sua exposição ao risco durante o processo de contratação deve fazer parte de sua estratégia de governança, risco e conformidade. Sendo assim, você pode seguir estas dicas para criar uma estratégia eficaz de mitigação de riscos antes e depois da contratação de terceiros.
1. Avalie os fornecedores antes de iniciar qualquer relacionamento
Algumas empresas têm um sistema de avaliação de terceiros quando já estão sob contrato, mas você também deve avaliá-los antes mesmo de iniciar qualquer relacionamento. Isso ajuda a evitar complicações futuras e permite que você saiba exatamente com quem está fazendo negócios antes mesmo de assinar o contrato.
Inclusive, verifique quais aspectos da produção de terceiros eles terceirizam para outras empresas. Você precisa garantir que seu terceiro siga tudo o que você estabeleceu em seu contrato, mas também precisa garantir que isso se aplique às empresas terceirizadas que eles também usam.
2. Tenha sempre um contrato
Não importa quão grande ou pequeno seja o relacionamento entre sua empresa e o terceiro, é imprescindível ter um contrato que estabeleça tudo o que é esperado entre vocês dois. Portanto, você precisa proteger seus negócios e ajudar a gerenciar os riscos potenciais que acompanham a terceirização, dedicando tempo para organizar tudo.
3. Identifique e avalie os riscos
Entenda seu perfil de risco atual, identificando onde cada risco existe em seus contratos atuais. Você deve revisar cada contrato para os tipos de risco identificados e listá-los em sua avaliação.
Além disso, você também deve examinar seu processo atual e determinar onde os riscos estão entrando no fluxo de trabalho para entender onde você precisará estabelecer controles adicionais.
Depois de entender onde existem riscos, você precisa avaliar cada um de acordo com as consequências previstas e a probabilidade de ocorrência. Isso permite que você crie um scorecard de sua exposição atual ao risco e priorize onde você precisará iniciar seus esforços de mitigação.
Onde quer que você não possa eliminar o risco, você deve estabelecer limites aceitáveis para garantir que você possa limitar a exposição.
4. Crie e use um plano de gestão de risco de terceiros
Uma coisa importante a se fazer é criar um plano que avalie os riscos para o seu negócio por meio de um terceiro, mas você precisa usá-lo. Empresas que não se preocupam em avaliar seus riscos, deixam sua organização vulnerável a passivos que poderiam ter evitado.
Você precisa saber quanto risco cada terceiro representa para poder desenvolver maneiras de reduzir esse risco a um nível mais aceitável. Ter um plano que atribua um valor em pontos a diferentes aspectos de seus terceiros lhe dá uma noção de onde eles estão.
Você pode então somar seus pontos e ter uma ideia de quais partes representam mais risco do que outras e, em seguida, tomar medidas para reduzir qualquer um desses riscos a um nível mais aceitável.
5. Qualifique os fornecedores
A partir do levantamento dos riscos que os terceiros podem trazer para sua empresa, é possível criar uma ordem de prioridade para atender a essas necessidades, dando um ponto de partida para o próximo passo de como gerenciar terceiros.
Consiste na implementação de um processo de qualificação e homologação de fornecedores, processo que visa avaliar potenciais candidatos com base em sua estrutura, reputação e capacidade geral de atender sua demanda sem oferecer riscos à operação da empresa contratante.
É mais uma etapa que exige muita diligência, mas também pode ser trabalhada de forma inteligente e ágil com o auxílio da tecnologia.
6. Desenvolva processos de onboarding de terceiros
Uma vez que tenhamos todas as demandas atribuídas aos prestadores de serviços devidamente homologados, um passo importante é fazer o onboarding desses terceirizados, ou seja, integrá-los à empresa.
Assim como você tem um processo de integração com novos terceirizados para conscientizá-los sobre suas políticas corporativas, é importante desenvolver um processo de integração padronizado para seus fornecedores.
Em seu processo de integração, você deve certificar-se de que os fornecedores entendem seus padrões e políticas de segurança da informação e concordaram em aderir a esses padrões.
6. Use auditorias para ajudá-lo a gerenciar quaisquer riscos potenciais
As auditorias ajudam a confirmar que todas as partes estão em conformidade, não apenas com os termos do seu contrato, mas também com as leis e regulamentos do seu setor, inclusive leis trabalhistas, que são importantíssimas nesse cenário.
Ele permite que você acompanhe os aspectos monetários e de segurança do terceiro e ajuda a manter baixos os riscos para o seu negócio, entre muitos outros benefícios.
7. Monitore os fornecedores homologados
Revise as informações obtidas no processo de qualificação dos prestadores de serviços que foram aprovados para compor sua base ativa de parceiros e monitore-os com frequência.
Nesse contexto, periodicamente será necessário avaliar o desempenho alcançado pelos prestadores de serviços, a fim de analisar se eles estão aptos a atender às expectativas do contratante.
Regularmente, o gestor responsável deve avaliar os Key Performance Indicators, (indicadores-chave de desempenho), que foram acordados com o fornecedor aprovado, para medir se a iniciativa trouxe o retorno esperado ou se é necessário intervir.
8. Realize triagem e due diligence de terceiros
Um programa eficaz de triagem e due diligence de terceiros fornece uma melhor compreensão de terceiros e ajuda você a escolher a empresa certa para trabalhar.
O processo de due diligence de terceiros é realmente a espinha dorsal de um programa gestão de terceiros eficaz. Ele ajuda a capturar informações completas de terceiros junto com as certificações, contratos e documentos necessários.
Monitoramento e triagem contínuos de terceiros são a chave para ajudar as empresas a tomar decisões estratégicas e inteligentes sobre seus terceiros.
No entanto, é indispensável lembrar que o processo de due diligence não termina com a integração de terceiros. É importante continuar identificando áreas de risco e conduzindo a devida diligência de forma contínua.
9. Atualize periodicamente o contrato
Você precisa conhecer as novas leis e regulamentos em vigor, bem como quaisquer novas tecnologias e técnicas de produção disponíveis. Há muito o que ter em mente, mas você precisa se quiser manter seu contrato atualizado com quaisquer mudanças em seu setor.
Você precisa ficar por dentro de tudo e atualizar seu contrato para garantir que ele reflita todas e quaisquer alterações para minimizar os riscos.
Certifique-se de cumprir todas as leis e regulamentos do seu setor. Seus contratos estão em conformidade com os novos regulamentos de privacidade e segurança de dados? As leis estão sempre mudando e ficar em cima delas, além de garantir que seus contratos com terceiros estejam em conformidade, é fundamental para manter seus riscos baixos.
10. Aproveite a tecnologia
A tecnologia desempenha um papel fundamental no fortalecimento das avaliações, monitoramento e mitigação de riscos de terceiros. As soluções de tecnologia integradas oferecem uma plataforma comum para gerenciar vários terceiros e fornecem maior visibilidade dos riscos e problemas de conformidade.
A tecnologia também pode simplificar a gestão de documentos de terceiros, processos de integração e due diligence, análises de riscos, auditorias e gestão de desempenho.
Muitas empresas aproveitam a tecnologia para automatizar esses processos e mapear informações de terceiros para melhor rastreabilidade. Eles também mantêm contratos, documentos e outras informações importantes de terceiros em um banco de dados centralizado para fácil acesso.
As soluções de tecnologia avançada consolidam e integram a inteligência de risco de terceiros para apoiar a tomada de decisões. Além disso, essas soluções também se integram a fontes confiáveis do setor para agregar, validar e enriquecer dados de terceiros.
Eles ajudam a identificar terceiros de alto risco, avaliar seu impacto e probabilidade de risco, identificar classificações de risco e monitorar controles para manter os riscos sob controle, por exemplo.
Por que você deve usar um software de gestão de terceiros?
O cenário de negócios de hoje é mais complexo do que nunca. Com fatores como trabalho remoto, soluções internacionais, digitalização e economia de serviços, mitigar os riscos da contratação de terceiros é uma parte essencial da gestão de uma organização bem-sucedida.
As ferramentas e tecnologias disponíveis hoje permitem estabelecer uma estrutura robusta para mitigação de riscos de contratação a partir de um local central. Sendo assim, você pode implantar um sistema de gestão de terceiros habilitado para nuvem totalmente configurável.
Um software de gestão de terceiros pode ajudá-lo a começar a aproveitar todas as suas informações disponíveis de fornecedores e acelerar seus esforços de transformação digital.
Mas à medida que mais organizações procuram tecnologias digitais para obter vantagem competitiva, decidir onde está o maior potencial de valor pode ser um desafio. Com a contratação de terceiros permeando toda a estrutura organizacional e operacional de uma empresa, faz sentido que priorizar esses processos seja o maior benefício.
Não corra nenhum risco, deixe que a Wehandle te ajuda
A mitigação de riscos na contratação de terceiros continua sendo um dos desafios para equipes jurídicas e gestores em todo o mundo. Você não pode eliminar ou evitar todos os riscos. Mas você só pode mitigar esses riscos com processos eficazes.
A gestão eficaz de terceiros usando um sistema digital com automação fornece todas as informações e dados necessários para estabelecer controles robustos. Mitigar os riscos na contratação de terceiros pode ajudá-lo a acelerar suas iniciativas de transformação digital e liberar valor adicional de seus processos atuais.
O software de gestão de fornecedores da Wehandle é o exemplo perfeito de solução para as verdadeiras dores da sua empresa. Manter todos os dados atualizados com suas obrigações contratuais é mais fácil por meio de alertas e notificações que orientam os processos de contratação.
Através da nossa plataforma, é possível criar alertas e notificações programadas para lembrar sua equipe de solicitar a renovação de certificados fornecidos por fornecedores credenciados, facilitando o trabalho de monitoramento.
Quer saber mais sobre as melhores práticas para mitigar os riscos de terceiros? Preencha nosso formulário que um de nossos especialistas irá entrar em contato com você para revolucionar a gestão de terceiros na sua empresa.