Já se foram os dias em que caneta, papel e um arquivo tradicional podiam manter sua documentação organizada, segura e facilmente acessível. Mas em um mundo em constante mudança, a gestão documental está evoluindo rapidamente.
Nesse cenário, a gestão documental de terceiros na construção civil tornou-se uma das tarefas mais tediosas e demoradas do dia a dia. No entanto, o controle de documentos eficaz e eficiente é absolutamente crucial para qualquer negócio.
Por isso, não fique para trás na era das trevas de pilhas intermináveis de papel e planilhas ineficazes. Tenha um sistema refinado que forneça a você a documentação exata necessária para trabalhar com rapidez e profissionalismo. Pois isso além de poupar tempo e dinheiro, evitará muitas dores de cabeça.
Neste artigo, nossas dicas o guiarão pelos principais conceitos, por que isso é relevante e, o mais importante, como sua implementação ajudará você a gerenciar melhor seus documentos de trabalhadores terceirizados na construção civil.
Continue lendo para saber mais sobre o assunto!
O que é gestão documental?
Primeiramente, a gestão documental descreve o sistema usado para organizar e gerenciar documentos e contratos de terceiros, além de documentação trabalhista e de conformidade. Usado por uma grande variedade de empreendimentos, inclusive na área de construção civil e seus subcontratados, é um sistema vital que pode fazer ou quebrar o sucesso de uma prestação de serviços.
Na construção civil, os serviços prestados que correm bem e sem problemas, são aqueles em que os documentos necessários são rapidamente encontrados e compartilhados com as pessoas certas. Portanto, sem um excelente sistema de gestão de documentos, essa realidade ficará um sonho distante.
Atualmente, os arquivos tradicionais têm sido substituídos em muitas empresas por softwares modernos que digitalizam dados e ajudam a armazená-los e compartilhá-los rapidamente de acordo com as necessidades.
No entanto, os tipos de gestão documental podem ser diferentes de empresa para empresa. Mas as práticas recomendadas que apresentaremos, podem ajudar as construtoras a identificar as melhores maneiras de garantir que ninguém seja prejudicado ao gerenciar documentos de terceiros.
Os desafios da gestão documental tradicional
A gestão documental não é uma coisa trivial. Contratos, documentação de conformidade, documentos trabalhistas e dados de terceiros garantem que um serviço prestado seja realizado de acordo com o planejado.
Esses documentos desempenham um papel fundamental na construção civil. Mas muitos desafios comuns surgem relacionados à gestão de documentos, mesmo em construtoras modernas:
- Documentos desatualizados: à medida que as Normas Regulamentadoras passam por modificações, vários documentos devem ser atualizados, os quais as partes interessadas podem não estar cientes ou ter acesso imediato. Isso é uma realidade com a documentação em papel e pode facilmente levar a erros e retrabalho se as equipes consultarem um documento desatualizado.
- Dificuldades de acesso: encontrar os documentos em papel certos pode levar tempo, mas o acesso a documentos digitais também pode ser demorado. Mesmo com a digitalização, problemas de conectividade com a Internet, problemas de permissão de arquivos e outros atrasos podem surgir, especialmente quando várias soluções desconectadas são usadas para armazenar, enviar ou acessar documentos.
- Litígios: quando a documentação não é atualizada e completa, podem surgir litígios com longas disputas trabalhistas. A construção é um dos campos mais ferozes quando se trata de disputas judiciais. Observe que as ações judiciais também podem custar mais do que dinheiro. Por outro lado, eles também podem corroer sua reputação, dissuadir os clientes de trabalhar com você e até cortar seu fluxo de trabalho. Esse tipo de perda de tempo, dinheiro e reputação pública pode arruinar uma empresa.
- Tempo perdido: sem um repositório centralizado de documentos, todos gastam mais tempo procurando o que precisam.
Benefícios da gestão documental na construção civil
Um bom sistema de gestão documental na construção civil agiliza suas operações e comunicações com os contratados, economizando a carga administrativa de ter que ser o responsável por tudo.
Os melhores processos de gestão documental podem revolucionar o seu negócio, fornecendo as informações exatas necessárias para trabalhar de forma rápida e profissional. Mas um sistema abaixo da média torna seu negócio ineficiente e o coloca em risco.
Portanto, aqui estão algumas das principais vantagens de investir em seus processos para gerenciar documentos de terceiros:
Reduz as chances de erros
A maioria dos proprietários de empresas são pegos de surpresa por erros e não percebem quando eles surgem. Falhas na validação de documentos podem levar a desastres, como passivos trabalhistas ou ações judiciais.
Portanto, reduzir erros também reduz a ocorrência de conflitos. Algumas reclamações e ações judiciais têm efeitos duradouros que podem prejudicar uma empresa por anos. Por isso, eliminar a entrada manual de dados é a maneira mais rápida de reduzir a possibilidade de erros enquanto você melhora os fluxos de trabalho de modo geral.
Facilita as auditorias
Se há algo que induz a inquietação entre as empresas, é a auditoria. Manter e documentar os registros financeiros é crucial. Por exemplo, se um projeto do governo envolve financiamento público, a auditoria é ainda mais intensa. Além disso, trabalhar em projetos governamentais também exige muitas regulamentações do governo federal.
Se for controle de qualidade, direitos trabalhistas ou reclamações contratuais, é bom ter um sistema de documentação que acompanhe todas as comunicações e modificações. A documentação adequada para auditorias economiza muito tempo e preocupação do contratante.
Acessibilidade
Não se pode perder documentos em um embaralhamento ao usar a documentação na nuvem; encontrar documentos é fácil e os registros são acessíveis a qualquer pessoa com permissão para acessar o sistema.
Às vezes, leva muito tempo para esperar por assinaturas ao lidar com sistemas tradicionais de gestão documental. Isso leva a prejuízos financeiros e produtividade reduzida. No entanto, com um sistema de gestão, é fácil assinar documentos eletronicamente e compartilhá-los entre as partes interessadas, reduzindo as ineficiências.
Maior eficiência
Desde documentações de conformidade até armazenamento seguro de documentos de terceiros, ele mantém seus negócios funcionando de forma eficiente.
Cargas administrativas reduzidas
Um bom sistema agiliza as comunicações de sua equipe e cliente, economizando a carga administrativa de ter que ser a pessoa responsável por tudo.
Colaboração aprimorada
Um sistema bem-sucedido facilita a gestão dos seus terceiros e da comunicação interna, economizando ainda mais horas valiosas todas as semanas.
5 dicas para melhorar seus processos de gestão documental
Se você ainda está usando documentos em papel, planilhas ou sistemas de controle de documentos tradicionais, nossas dicas abaixo irão otimizar a gestão documental na sua empresa. Confira!
1. Use um software de gestão documental
Em primeiro lugar, você deve se livrar do papel. Gerenciar documentos é praticamente impossível quando você tem uma enorme pilha de papéis e documentos impressos. Outras coisas que dificultam a gestão de documentos são longos e-mails e planilhas do Excel.
Um software de gestão documental carrega todos os seus documentos para a nuvem, onde todas as partes interessadas podem acessá-los facilmente. Isso reduzirá todo o desperdício e desordem com os quais você terá que lidar. Seu sistema também será mais confiável e acessível.
As soluções de software de gestão documental, como a Wehandle, também possuem recursos complementares, como gestão de terceiros e avaliações de riscos. Ter todas essas soluções de gestão em um único lugar reduz custos e tempo.
2. Faça um inventário do seu sistema atual
Entenda como você está atualmente organizando, acessando, atualizando e compartilhando seus documentos. Em seguida, considere onde estão os maiores pontos problemáticos e ineficiências em seu processo atual.
Seu sistema de gestão documental deve fazer pelo menos estas três coisas básicas:
- Garantir que os documentos estejam organizados e fáceis de encontrar em segundos;
- Ter medidas de segurança e privacidade integradas;
- Simplificar o compartilhamento de documentos.
3. Considere soluções de segurança
Manter seus documentos seguros precisa ser uma prioridade em seu sistema de gestão documental. Pois documentos de terceiros e de conformidade deixados no local ou armazenados de forma insegura representam um grande risco para sua empresa.
Uma das melhores práticas para proteger os documentos no setor de construção civil é permitir e/ou restringir estrategicamente o acesso a recursos, documentos específicos com base nas funções de seus terceiros.
Por isso, o uso de um sistema de gestão documental de alta qualidade garantirá a segurança de seus arquivos e tornará o arquivamento e o armazenamento de documentos desde simples a importantes.
Um sistema de acesso em camadas capacita os membros da equipe, fornecendo automaticamente acesso aos documentos de que precisam, ao mesmo tempo em que mantém seus dados seguros.
4. Digitalize e automatize seus processos
O papel já é algo considerado ineficiente há muito tempo. Ele ocupa espaço, pode ser perdido ou danificado e é uma responsabilidade geral. Além disso, atrasa o seu negócio e torna o seu trabalho de gerenciar terceiros mais difícil.
A digitalização alivia a carga administrativa e os riscos que envolvem a gestão tradicional de documentos. Mas mesmo quando os documentos são digitais, a entrada manual de dados deixa uma vulnerabilidade a erros humanos.
Quanto mais oportunidades você puder aproveitar para automatizar processos, mais benefícios você verá em seu sistema de gestão documental.
Para que o serviço prestado ocorra com tranquilidade, você precisa das documentações de terceiros corretas e atualizadas. É por isso que algumas pessoas se sentem mais seguras fazendo sua documentação manualmente, mas isso abre caminho para diversos erros.
Você pode procurar sistemas avançados que automatizam validação de documentos. O uso da automação reduz a carga de trabalho e mantém as coisas o mais precisas possível.
5. Escolhendo o software certo para o seu negócio
Existem muitos softwares projetados especificamente para gerenciar documentos. Por outro lado, existem softwares mais completos. Softwares mais robustos, como a Wehandle, podem fornecer soluções de gestão documental, além de outros benefícios. Por exemplo, possibilitar a homologação de fornecedores, análises e avaliações de risco, fornecendo insights para melhorar a gestão de terceiros na empresa.
Grandes organizações que lidam com uma variedade de documentos de terceiros podem precisar de sistemas mais específicos. No entanto, empresas de médio porte em setores de construção civil também podem se beneficiar de softwares mais robustos e especializados em gestão de terceiros.
Ao ter em mente implementar um sistema de gestão documental, você pode ter muitas opções diferentes. Mas como a integridade do seu sistema dependerá do software que você escolher, certifique-se de selecionar um que seja completo o suficiente para atender às suas necessidades. Ao pesar as opções, considere se uma solução:
- Cria acesso centralizado aos documentos de terceiros com armazenamento em nuvem;
- Gera automaticamente notificações de vencimentos e pendências de documentos;
- Avalia e valida documentos de terceiros de forma automatizada;
- Proporciona a redução de custos com passivos trabalhistas, pois as documentações de terceiros estão sempre em dia.
Conheça as soluções de gestão documental e gestão de terceiros da Wehandle
Por fim, agora que você já conhece os fundamentos da gestão documental na construção civil, por que é importante, os benefícios e as melhores práticas para implementá-lo. Ainda há a questão de encontrar uma solução adequada e isso pode ser algo demorado. Mas que tal conhecer a solução certa que melhor funciona para sua organização?
Se você adora a ideia de excelentes sistemas de gestão documental e tem interesse em uma solução que pode fazer ainda mais, considere a Wehandle como a melhor alternativa.
A Wehandle é uma solução completa de gestão de terceiros que facilita a gestão documental e muito mais. Ajudamos várias empresas, inclusive de construção civil, a gerenciar documentos importantes de terceiros com tecnologia e automação. Como resultados, mitigando os riscos.
Por meio de nossas soluções de homologação, avaliação, validação de documentos e análise de fornecedores, nosso sistema lhe dará a possibilidade de mitigar vários riscos que a terceirização pode oferecer.
Além disso, uma solução de gestão documental centralizada e confiável, permite uma melhor colaboração para todos que trabalham em sua empresa e oferece mais controle sobre a documentação de terceiros. Você não terá que se preocupar com documentos incorretos e fora da validade. Nós avaliamos e validamos tudo para você!
Descubra como a Wehandle pode melhorar sua gestão documental e otimizar suas operações. Preencha o formulário agora mesmo e um dos nossos especialistas irá entrar em contato com você!