Atualmente, é comum encontrar empresas que mantêm diversos sistemas e softwares, que geram dezenas, centenas ou até mesmo milhares de dados diariamente. Como muitos profissionais usam e geram esses dados em diferentes ferramentas, é comum que eles fiquem isolados ou mesmo se tornem desatualizados com o tempo.
Diante da situação, fazer o gerenciamento de dados mestre se torna uma tarefa indispensável. Neste artigo, vamos falar mais sobre esse assunto e de que maneira driblar os desafios impostos por esse tipo de gestão!
Afinal, o que são dados mestre?
Dados mestre são informações essenciais e estruturadas que definem as entidades principais de uma organização, como clientes, produtos e fornecedores. Eles são centralizados e padronizados para garantir consistência e precisão em todas as operações e sistemas da empresa.
Esses dados servem como uma única fonte de verdade, facilitando a integração, a análise e a tomada de decisões em várias áreas de negócios. Além de poderem ser classificados em diferentes categorias, dependendo do contexto e das necessidades da organização. Aqui estão os principais:
Dados mestre de cliente
Informações sobre clientes, como nome, endereço, informações de contato, histórico de compras, e preferências. Eles são usados em vendas, marketing e atendimento ao cliente.
Dados mestre de produto
Dados relacionados a produtos, incluindo nome, código do produto, descrição, preço, categoria, SKU, e informações de fabricação. Essenciais para gestão de estoque, vendas e produção.
Dados mestre de fornecedor
Informações sobre fornecedores, como nome, localização, contratos, produtos ou serviços fornecidos, e condições de pagamento. Utilizados em compras, finanças e gestão de cadeia de suprimentos.
Dados mestre de funcionários
Informações sobre os colaboradores, como nome, cargo, departamento, histórico de emprego e contato. Utilizados por recursos humanos e folha de pagamento.
E gerenciamento de dados mestre?
O gerenciamento de dados mestre (MDM, como também é conhecido) é um processo que envolve a criação, manutenção e governança de um registro único e centralizado para as principais entidades dentro de uma organização, como pessoas, locais e objetos.
Comumente, este registro é referido como “única fonte da verdade”, assegurando que os dados críticos sejam consistentes, precisos e acessíveis em toda a empresa.
O MDM não apenas centraliza esses dados, mas também os padroniza, permitindo que diferentes sistemas e departamentos dentro da organização compartilhem e utilizem informações confiáveis e atualizadas. Isso é importante para melhorar a qualidade dos relatórios, proporcionando uma base sólida para análises detalhadas e decisões estratégicas mais informadas.
Além disso, ao garantir a consistência e a integridade das informações, o MDM aumenta a eficiência operacional, eliminando redundâncias e reduzindo erros que podem ocorrer quando diferentes partes da empresa trabalham com informações desatualizadas ou conflitantes.
Podemos dizer que o gerenciamento de dados mestre é peça-chave para otimizar processos, aumentar a agilidade organizacional e, em última instância, promover um melhor desempenho do negócio.
Quais os problemas gerados pela falta de um gerenciamento de dados mestre?
Além da duplicidade, a falta de gerenciamento de dados mestre pode levar a problemas como a desclassificação fiscal, informações incorretos e inconsistências no cadastro de fornecedores. Em relação às questões fiscais e tributárias, a empresa está mais vulnerável no processo e pode receber multas.
Dados mestres com erros de cadastro, por exemplo, nome, descrição, identificação e detalhamento, podem acarretar erros para o processo, funcionários e clientes. Um erro de digitação por menor que seja tem a possibilidade de gerar problemas no cadastro de um item.
Quando se trata da falta de gerenciamento de dados mestres dos fornecedores, é comum encontrar inconsistências. Com isso, o negócio poderá enfrentar obstáculos ao tentar fechar contratos e estabelecer relações.
Como fazer o gerenciamento de dados mestre?
Mas como driblar os desafios de lidar com os dados mestre? A resposta está em fazer um bom gerenciamento por meio das dicas a seguir!
Estabeleça a governança de dados
Tem clareza de como a governança de dados suportará os objetivos estratégicos da organização, como melhoria na tomada de decisões, conformidade regulatória e eficiência operacional. Sendo assim, defina metas específicas, como melhorar a qualidade dos dados, proteger informações sensíveis ou otimizar a integração entre sistemas.
Identifique e priorize domínios de dados
O primeiro passo para uma governança de dados eficaz é identificar os principais domínios de dados dentro da sua organização, como clientes, produtos, fornecedores, funcionários e finanças. Esses domínios representam as categorias essenciais de informações que impulsionam as operações e a tomada de decisões.
Após identificar esses domínios, é importante priorizá-los com base na sua importância estratégica para os negócios. Considere fatores como o impacto nos processos críticos, o risco associado à qualidade dos dados e a necessidade de conformidade regulatória.
Além disso, avalie a complexidade e o volume de dados em cada domínio. Domínios com dados mais complexos ou volumes maiores podem requerer mais recursos e atenção para garantir que sejam gerenciados de forma eficaz.
Crie um repositório centralizado de dados
A criação de um repositório centralizado de dados mestres é um passo fundamental para garantir a integridade e a consistência da informação em toda a organização. Ao consolidar as informações em um único local, você elimina redundâncias, garante a atualização em tempo real e facilita a tomada de decisões.
Para isso, é necessário identificar e determinar quais dados serão armazenados no repositório, definir atributos para cada um deles, relação entre eles, ou seja, se há cruzamento de alguma forma. Feito isso, é escolher a tecnologia que melhor atenda às demandas, sempre focando na qualidade, segurança da informação, integração com outros sistemas e a governança dos dados em si.
Implemente a segurança de dados
Para proteger informações confidenciais e garantir a conformidade com os requisitos regulatórios, é necessário adotar um conjunto abrangente de medidas de segurança. Aqui incluímos a implementação de controles de acesso, criptografia e mascaramento de dados, entre outras práticas.
Estabeleça políticas de controle de acesso rigorosas que definam claramente quem pode visualizar, modificar ou excluir dados sensíveis. Utilize autenticação multifator (MFA) para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar informações críticas.
Além disso, implemente o princípio do menor privilégio, garantindo que os colaboradores tenham apenas o nível de acesso necessário para realizar suas funções.
Aplique criptografia tanto para dados em trânsito quanto para aqueles em repouso. Isso assegura que as informações sejam protegidas contra interceptações ou acessos não autorizados, mesmo caso estejam comprometidos.
Por fim, utilize técnicas de mascaramento de dados para proteger informações sensíveis durante testes, desenvolvimento ou sempre que eles precisarem ser compartilhados em um ambiente não seguro. O mascaramento permite que informações reais sejam substituídas por alternativas fictícias, preservando a privacidade sem comprometer a funcionalidade.
Monitore a qualidade dos dados
O programa de monitoramento da qualidade dos dados deve ser estruturado para identificar proativamente problemas e tendências que possam comprometer a integridade dos dados, permitindo que ações corretivas sejam tomadas de forma eficaz e oportuna.
Uma de suas principais ações é a definição de métricas que permitam identificar a precisão, atualidade e conformidade das ações. Por exemplo, elas ajudarão a identificar se os dados estejam em conformidade com as regulamentações e políticas internas, como LGPD ou outras normativas específicas do setor. A não conformidade pode resultar em multas e danos à reputação da empresa.
Outra forma de monitorar os dados é por meio das auditorias periódicas que vão revisar a qualidade dos dados mestres. Isso vai ajudar na checagem da consistência entre diferentes fontes de informações, a validação de regras de negócios e a análise de padrões de uso.
Embora o gerenciamento de dados mestre apresente desafios como a complexidade dos sistemas legados, a resistência à mudança e a necessidade de investimentos, as soluções estão ao alcance das empresas.
Ao estabelecer uma governança sólida, investir em tecnologias adequadas e promover a conscientização dos colaboradores, é possível superar esses obstáculos e construir uma base confiável e escalável.
Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Deixe o seu comentário abaixo!