Um sistema de gestão de terceiros é fundamental para enfrentar os desafios de empresas, especialmente em setores de alta complexidade como os de energia, óleo e gás.
Além de garantir eficiência operacional, é fundamental assegurar conformidade legal, segurança do trabalho e mitigação de riscos em toda a cadeia de fornecedores.
Trata-se de uma ferramenta estratégica que centraliza dados, automatiza processos e oferece visibilidade completa das operações.
Porém, diante desse contexto: como escolher a plataforma ideal para a sua empresa?
Empresas que dependem de prestadores externos enfrentam múltiplos riscos: trabalhistas, financeiros, regulatórios e reputacionais.
Um sistema de gestão de terceiros permite não apenas o acompanhamento documental e legal, mas também a análise preditiva de riscos, reduzindo passivos e melhorando a tomada de decisão.
De acordo com a Pesquisa Global de Gestão de Riscos de Terceiros 2022 da Deloitte, 78% das empresas brasileiras consideram a gestão de riscos trabalhistas como uma prioridade em suas práticas de ESG.
Já 62% acreditam que a resiliência e o planejamento de continuidade de negócios são forças em seus programas de gestão de riscos de terceiros, acima da média global de 60%.
A automação e centralização de informações são, portanto, diferenciais cruciais para manter conformidade e eficiência.
Além disso, nos setores de energia, óleo e gás, a saúde e segurança do trabalho é um fator crítico.
Um sistema robusto permite o cruzamento de dados de treinamento, certificações e habilitações, garantindo que apenas profissionais aptos executem atividades de risco.
Ao escolher um sistema de gestão de terceiros, algumas funcionalidades são indispensáveis:
A plataforma de homologação é o ponto de partida para qualquer estratégia de gestão de terceiros. Ela deve permitir:
Essa etapa garante que somente fornecedores confiáveis sejam contratados, reduzindo riscos de inadimplência, falhas operacionais ou acidentes.
A automação de processos é outro fator decisivo. Um bom sistema de gestão de terceiros deve permitir:
Essa automação reduz retrabalho, acelera a homologação e proporciona dados em tempo real para tomada de decisão, especialmente relevante em operações críticas do setor de energia.
Nos setores de óleo e gás, a conformidade em saúde e segurança do trabalho é fundamental para prevenir acidentes e proteger os profissionais. Um sistema de gestão de terceiros deve permitir:
Esses recursos permitem identificar rapidamente gaps de conformidade e agir antes que ocorram incidentes.
A escolha de um sistema de gestão de terceiros deve considerar fatores técnicos, estratégicos e regulatórios:
A plataforma precisa se adaptar ao crescimento da empresa e à complexidade da operação.
Recursos como parametrização de regras por unidade de negócio, categorias de serviço e centros de custo permitem que o sistema acompanhe mudanças sem exigir substituição frequente.
Integrações com ERP, sistemas de RH, portarias e aplicativos de campo são essenciais para que dados fluam de maneira contínua.
Isso garante que a informação esteja sempre atualizada, reduzindo riscos de falhas operacionais e duplicidade de esforços.
Um bom sistema deve transformar dados em insights acionáveis. Dashboards com indicadores de conformidade, status documental, risco trabalhista e performance de fornecedores permitem decisões rápidas e estratégicas.
Empresas que utilizam inteligência operacional conseguem identificar padrões de risco e atuar preventivamente, evitando multas, acidentes e prejuízos reputacionais.
O tratamento de dados sensíveis de fornecedores e colaboradores exige segurança avançada, especialmente em setores regulados.
Criptografia, backup seguro e controle de acesso diferenciado são fundamentais para proteger informações e atender a regulamentações como LGPD.
Investir em um sistema de gestão de terceiros traz benefícios estratégicos, aprofundando cada aspecto:
Ao manter registros completos e atualizados, a empresa reduz vulnerabilidades em auditorias e fiscalizações, prevenindo multas e ações judiciais;
O monitoramento contínuo de treinamentos, exames e certificações garante que os colaboradores estejam aptos, prevenindo acidentes e cumprindo normas de segurança.
A automação reduz tarefas manuais, acelera a homologação de fornecedores e libera a equipe para atividades estratégicas.
A centralização de dados permite acompanhar o desempenho, riscos e conformidade de todos os terceiros, garantindo uma gestão proativa.
Informações organizadas e rastreáveis facilitam processos de auditoria interna e externa, bem como certificações regulatórias e de qualidade.
Além da tecnologia, a cultura organizacional é determinante. Para aprofundar cada ação:
Estabeleça políticas detalhadas e protocolos internos, incluindo critérios éticos, obrigações legais e procedimentos de segurança, garantindo que todos os colaboradores e fornecedores compreendam suas responsabilidades.
Realize workshops, cursos online e sessões práticas periódicas para reforçar a cultura de compliance e atualizar os profissionais sobre mudanças regulatórias, normas de segurança e boas práticas de gestão.
Utilize dashboards e KPIs para acompanhar o cumprimento de normas, o desempenho dos fornecedores e a ocorrência de incidentes, permitindo análises proativas e ajustes estratégicos.
Ao identificar desvios ou não conformidades, implemente planos de ação imediatos, como treinamentos, ajustes processuais ou auditorias específicas, garantindo a melhoria contínua e a mitigação de riscos.
Essa combinação de tecnologia, processos e cultura fortalece a governança e garante que a empresa esteja preparada para auditorias, fiscalizações e certificações internacionais.
A escolha de um sistema de gestão de terceiros não deve se limitar à aquisição de uma plataforma tecnológica.
Isso envolve uma análise estratégica do negócio, compreensão dos riscos e definição de processos claros, sobretudo em setores críticos como os de energia, óleo e gás.
Soluções completas, que integrem plataforma de homologação, automação de processos e visibilidade integrada em um só lugar, garantem eficiência, segurança e conformidade.
Ao adotar essas práticas, as empresas não apenas reduzem riscos, mas fortalecem a confiança em toda a cadeia de terceiros, transformando a gestão de fornecedores em vantagem competitiva.
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