Margem apertada é a realidade de boa parte das empresas prestadoras de serviço terceirizado. Custo de mão de obra alto, encargos crescentes, tomadores que pressionam por preço e mercado competitivo. A equação é difícil.
Na tentativa de melhorar o resultado, muitos gestores cortam onde não deveriam: encargos sociais atrasados, exames ocupacionais pulados, treinamentos adiados. O resultado de curto prazo melhora. O de médio prazo, não: passivo acumulado, autuações, bloqueios em clientes e, no pior dos casos, rescisão contratual.
Existem custos que podem e devem ser otimizados. E existem custos que não podem ser tocados. Este artigo ajuda a diferenciar um do outro.
Onde realmente está o dinheiro que sai desnecessariamente
Antes de cortar qualquer coisa, é preciso mapear onde o dinheiro está indo. Na maioria das empresas prestadoras de serviço de médio porte, os vazamentos financeiros mais comuns são:
Retrabalho documental. Horas de equipe administrativa reenviando os mesmos documentos para clientes diferentes, corrigindo erros em portais, reconstruindo dossiês que deveriam estar organizados. Esse custo raramente aparece no DRE, mas está lá. Detalhamos esse problema no artigo sobre o custo invisível do retrabalho documental.
Turnover de colaboradores. Cada vez que um trabalhador sai e é substituído, a empresa gasta com rescisão, exame demissional, processo de admissão do substituto, exame admissional, treinamentos iniciais e período de adaptação. Em funções com alta rotatividade, esse custo é expressivo.
Multas e penalidades por atraso. Documentos vencidos, bloqueios em portais, notas fiscais retidas. Cada um desses eventos tem um custo direto ou indireto. Penalidades contratuais por atraso de mobilização são especialmente caras.
Retrabalho na mobilização. Quando a equipe não está preparada para mobilizar rapidamente, horas extras, deslocamentos urgentes e substituições de última hora encarecem o início de cada contrato.
O que pode ser otimizado sem risco
Centralização de fornecedores de exames ocupacionais. Negociar contratos anuais com clínicas de saúde ocupacional, com volume garantido, reduz significativamente o custo por exame. Empresas que fazem exames avulsos pagam mais do que as que têm contrato.
Renegociação de benefícios com base na convenção coletiva. Entender exatamente o que é obrigatório e o que é adicional voluntário permite calibrar o pacote de benefícios sem criar passivo. Muitas empresas pagam benefícios que não são exigidos pela convenção, por desconhecimento.
Processos de admissão padronizados. Um processo de admissão bem documentado e treinado reduz erros, retrabalho e o tempo entre contratação e início das atividades. Menos dias de atraso é menos custo de mobilização.
Substituição de papelada por registros digitais. Fichas de EPI assinadas fisicamente que precisam ser localizadas, escaneadas e enviadas toda vez que o cliente pede custam tempo. Documentos digitais organizados respondem em segundos.
O que nunca pode ser cortado
Encargos trabalhistas e previdenciários. Atrasar FGTS e INSS parece uma solução de curto prazo, mas gera correção, multa e, eventualmente, certidão negativa de débito impedida. A partir daí, o fornecedor perde contratos, não consegue entrar em novas homologações e enfrenta ação trabalhista. O custo é exponencialmente maior do que o valor economizado.
Exames ocupacionais obrigatórios. ASO vencido é trabalhador bloqueado. Trabalhador bloqueado é serviço parado. Serviço parado é nota fiscal retida. A conta não fecha.
Treinamentos de NR exigidos pela atividade. Além do risco operacional e legal, a falta de treinamento é uma das primeiras coisas que um tomador verifica em auditorias e renovações de contrato.
EPI de qualidade. EPI inadequado é risco de acidente. Acidente é passivo trabalhista, previdenciário e, potencialmente, criminal. Não existe margem que justifique esse risco.
Eficiência operacional é o melhor caminho para margem saudável
A redução de custo mais duradoura em uma empresa de serviços terceirizados vem da eficiência operacional, não do corte de obrigações. Empresa que mobiliza rápido, que não tem retrabalho documental, que mantém baixo turnover e que tem processos padronizados produz mais com o mesmo custo.
Uma empresa com processos bem definidos consegue admitir e mobilizar um colaborador em menos tempo do que uma concorrente desorganizada. Isso se traduz em menos dias sem faturamento no início de cada contrato e em menos custo de retrabalho ao longo da operação.
Eficiência operacional e conformidade documental não são objetivos separados. São dois lados da mesma moeda. E a empresa que domina os dois constrói uma vantagem que o concorrente que compete só por preço nunca vai conseguir replicar. Como mostramos no artigo sobre o que separa um fornecedor recorrente de um eventual, a recorrência é o resultado de um sistema, não de uma relação.
