O controle de ponto é uma prática indispensável nas empresas, ainda mais aquelas que contam com uma força de trabalho grande ou dispersa. Por meio dele é possível saber com precisão quantas horas cada colaborador trabalhou.
Isso é importante para garantir o cumprimento das leis trabalhistas, como o pagamento de horas extras e a garantia de intervalos de descanso.
A Portaria 671 veio justamente para facilitar esse controle e nos tópicos a seguir você vai entender as principais mudanças trazidas por ela. Confira!
O que é a Portaria 671?
A Portaria 671 foi publicada em novembro de 2021 e, alguns meses depois, foi complementada pela Portaria 1.486, de junho de 2022 .
Entre os principais pontos abordados por ela estão regras sobre a contratação de profissionais, o uso da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e mudanças nas modalidades de registro de ponto, que é o nosso foco. Entre as principais regras em relação a esse registro estão:
Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como: I - restrições de horário à marcação do ponto; II - marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT; III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Sendo assim, não podem ser realizadas mais mudanças de horário por parte dos gestores. A regra foi estabelecida, pois existiam empresas que salvavam lembretes e notificações de horários visando a manutenção da rotina estabelecida pela CLT .
O objetivo é otimizar processos que contribuam para facilitar a rotina do RH, garantindo assim os direitos dos trabalhadores .
Além de orientar que a alteração de horas compromete a comprovação de registros, podendo até mesmo induzir a confusão na contagem de horas na emissão do espelho de ponto e também nos pagamentos de horas extras.
Qualquer empresa com mais de 10 funcionários precisa disponibilizar um meio para registro de ponto e jornada de trabalho. Isso pode ser feito de forma online por equipamentos presenciais, além do mais, cabe à organização monitorar as horas trabalhadas.
De modo geral, a Portaria 671 veio para consolidar regras ligadas ao registro de ponto . Ela substituiu as portarias 373 e 1510, visando trazer maior simplificação, além de desburocratizar a legislação trabalhista relacionada à gestão de horas trabalhadas, promovendo assim uma maior transparência e eficácia nas práticas de controle de jornada.
Outro ponto importante da mudança diz respeito ao espelho de ponto. O colaborador precisa assinar o documento de conferência das horas trabalhadas.
Com a implementação da Portaria 671, isso passou a ser permitido de forma digital, trazendo mais autonomia ao trabalhador para saber se já cumpriu as horas ou mesmo se ainda faltam.
A comprovação é garantida por meio dos artigos 83 e 84 que ainda destacam as informações que precisam estar presentes neste registro:
Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84. Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção. Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações: I - identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista; II - identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função; III - data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico; IV - horário e jornada contratual do empregado; V - marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e VI - duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso). Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.
O REP-C (Registro Eletrônico de Ponto Convencional) é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90.
Ele é utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
O REP-C precisa estar precisa estar no local onde o serviço é prestado e os dados disponíveis para extração e impressão pelo auditor. Cabe ainda destacar que:
O REP-A (Registro Eletrônico de Ponto Alternativo) é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho.
O seu uso precisa ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho, podendo ser utilizado apenas durante a sua vigência.
Para fins de fiscalização, o REP-A deve permitir a identificação de empregador e empregado, mas também disponibilizar a extração ou impressão do registro fiel das marcações de ponto.
O REP-P (Registro de ponto por programas) é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro.
O seu uso é exclusivo para registro de jornada de trabalho e precisa ser capaz de fazer a emissão de documentos da relação de trabalho e controle fiscal trabalhista, referente à entrada e saída de colaboradores.
O REP-P precisa ter algumas características para ser classificado na categoria, isso significa que a solução precisa fornecer:
A legislação trabalhista deixa claro o que o fornecedor de tecnologia e equipamentos para registro e controle de jornadas de trabalho precisa atender.
Por exemplo, o fornecedor deve seguir as regras quanto aos tipos de registros, já citados, cumprido todos os requisitos.
Além do mais, é preciso que o registrador gere arquivos fiscais de maneira completa e atenda às definições técnicas da portaria e da recente atualização da mesma que é a portaria 1.486.
Lembrando ainda que a ferramenta precisa estar em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) , visando a segurança dos dados pessoais dos colaboradores.
Como visto, a Portaria 671 veio para facilitar e regularizar a questão de registros eletrônicos de trabalho. As regras são várias e é preciso estar atento a elas, a fim de que a sua empresa as siga corretamente.
Inclusive, isso é importante para evitar infrações, para saber mais sobre o assunto, leia também O que é e como evitar os passivos trabalhistas!