Nos últimos anos, o procurement evoluiu dentro das empresas deixando de cobrir apenas a parte operacional de compras para abranger também a parte estratégica. Diante dos novos desafios trazidos para a área, é imprescindível metrificar os resultados das ações implementadas. Aqui entra a implementação dos indicadores de compras.
Eles contribuem para avaliar e monitorar as compras realizadas, mas também os envolvidos nesse processo, como os fornecedores . Neste artigo, vamos falar sobre os principais indicadores de compras, mas antes vamos esclarecer o conceito e a importância!
O que são indicadores de compras?
Os indicadores de compras são métricas quantitativas e qualitativas usadas na avaliação e monitoramento do desempenho do setor de aquisições na empresa .
Eles são importantes para entender como a função de compras está contribuindo para os objetivos gerais da empresa e identificar áreas de melhoria.
Entre os principais benefícios de adotar a implementação de indicadores estão:
O lead time de compras é um dos indicadores de compras que mede o tempo necessário desde o pedido feito até o momento em que os produtos ou serviços são recebidos e estão disponíveis para uso. Seu principal objetivo é avaliar a eficiência do processo de compras de uma organização e identificar possíveis gargalos ou oportunidades de melhoria.
Geralmente, o lead time está dividido em diferentes etapas, que variam de acordo a complexidade do processo de compras e as características específicas da empresa. Aqui estão algumas etapas comuns:
Ao calcular o lead time de compras, a empresa consegue identificar onde estão os principais atrasos e ineficiências no processo. Isso acaba ajudando na implementação de medidas corretivas para reduzir o tempo total necessário para adquirir e disponibilizar produtos ou serviços.
Dessa forma, a empresa pode tomar medidas como a otimização de processos internos, a negociação de prazos mais curtos com fornecedores ou a busca por parceiros comerciais mais ágeis e confiáveis.
A evolução do preço é um indicador importante no contexto das compras, pois permite que uma organização acompanhe e analise como os preços dos produtos ou serviços adquiridos estão mudando ao longo do tempo .
Isso é crucial para garantir que a empresa obtenha o melhor valor possível em suas compras e identifique tendências que possam afetar os custos futuros. O objetivo é discernir flutuações de preços ao longo do tempo e durante os ciclos de compra, permitindo a identificação de oportunidades para economizar.
Ao monitorar esse indicador, a equipe de compras consegue reconhecer de forma mais clara os momentos de sazonalidade, nos quais certos produtos tendem a ter preços mais elevados. Por isso, os dados são fundamentais para estabelecer um planejamento financeiro eficiente e programar as requisições de compra de modo a assegurar a obtenção do melhor valor possível.
O Custo Total de Aquisição (Total Cost of Ownership — TCO) é outro dos indicadores de compras. Ele vai além do simples preço de compra de um produto ou serviço, englobando também todos os custos associados à aquisição, posse e uso desse produto ou serviço ao longo de seu ciclo de vida .
Ao calcular o TCO, uma empresa considera não apenas o custo inicial de aquisição, mas também uma série de outros gastos que podem surgir ao longo do tempo.
Entre eles podemos destacar o transporte do produto pelo fornecedor até o local de uso que tem um impacto significativo, especialmente se o produto for volumoso, pesado ou se precisar ser enviado de longas distâncias. Além disso, é preciso considerar também o armazenamento.
Caso o produto precise ser armazenado antes de ser utilizado, haverá custos associados ao espaço, segurança, manuseio e controle de inventário. Ao longo da vida útil do produto, podem surgir gastos relacionados à manutenção preventiva, reparos, substituição de peças e outros serviços necessários para manter o produto em funcionamento adequado.
Considerar todos esses aspectos ao calcular o TCO ajuda uma organização a tomar decisões mais informadas sobre quais itens ou serviços são realmente os mais econômicos a longo prazo. Às vezes, um produto com um preço de compra inicial mais baixo pode ter um TCO mais alto devido a custos adicionais ao longo do tempo, enquanto o outro com um preço inicial mais alto pode ter um TCO mais baixo devido a custos de manutenção e operação mais baixos. Portanto, o TCO é uma ferramenta valiosa para avaliar e comparar alternativas de compra de forma abrangente.
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O saving de compras é um indicador utilizado para quantificar e monitorar as economias geradas por meio das atividades de compras de uma organização. Essencialmente, ele representa a diferença entre o custo real de aquisição de um produto ou serviço e o custo que teria sido incorrido na ausência de práticas de compras eficientes.
Diante disso, é necessário trabalhar com negociação de preços mais baixos, identificação de alternativas mais econômicas, otimização de processos, entre outros. Para calcular o saving de compras de forma precisa, é necessário estabelecer uma metodologia consistente para avaliar o custo real de aquisição de produtos ou serviços. Podemos destacar aqui o uso de dados históricos de compras, comparação de preços com o mercado, análise de contratos com fornecedores, entre outras abordagens. Para determinar se as economias alcançadas são significativas, muitas vezes é útil comparar o saving de compras com referências, como orçamentos pré-determinados, custos padrão ou preços de mercado.
O giro de estoque também está entre os principais indicadores de compras. Ele avalia com que frequência uma empresa vende e repor seu estoque dentro de um período específico. É uma métrica valiosa para empresas que visam aumentar as vendas e aprimorar o gerenciamento de estoque , especialmente no setor varejista.
Logo, uma baixa rotatividade indica vendas limitadas, sugerindo uma demanda reduzida, estratégias de marketing deficientes ou falta de compreensão do mercado-alvo. Isso resulta em estoque remanescente, conhecido como "estoque morto". Diante disso, líderes de empresas enfrentando baixa rotatividade de estoque podem adotar várias medidas para aumentá-la:
Em resumo, podemos dizer que ter indicadores de compras são indispensáveis para o bom controle do procurement, mas também para a tomada de decisões estratégicas como um todo.
São esses números que guiam a organização e contribuem para que ela seja mais eficiente em relação ao manejo de recursos. E como estamos falando sobre compras, o convidamos a ler também o artigo: 7 estratégias de procurement para implementar na sua empresa !