Não importa o setor da sua empresa, chegará o momento em que você deverá enviar uma Request for Proposal – conhecida simplesmente como RFP . Sua empresa não pode fazer tudo internamente e, quando necessita adquirir um serviço de outro lugar, talvez seja necessário fazer compras.
Uma RFP permite coletar ofertas de vários fornecedores e selecionar o fornecedor que melhor atende aos seus critérios, tanto em relação à habilidade quanto ao orçamento. Sempre que você terceiriza o trabalho para um fornecedor, há um potencial para problemas como falta de comunicação sobre o escopo do trabalho e outras questões.
O que uma boa RFP faz é eliminar as lacunas para que ambas as partes entendam o que precisa ser entregue, quando e por quanto. Embora as RFPs sejam um padrão predominante no mundo dos negócios, elas ainda geram muita confusão para muitos.
É por isso que montamos este guia sobre RFP. Continue lendo para saber tudo sobre o assunto!
O que é RFP?
A Request for Proposal (RFP), traduzida para o português significa Solicitação de Proposta. É um processo tradicional do departamento de Compras e essencial para o negócio, pois facilita a comparação de diversos fornecedores, que também podem demonstrar os benefícios de seus produtos ou serviços.
Em algum momento, sua empresa precisará de um serviço de um fornecedor terceirizado. A RFP é justamente uma solicitação. Uma solicitação de proposta é o documento que sua empresa reunirá que descreve os requisitos para seu projeto ou necessidade específica. Uma boa RFP permite que você:
- Colete informações de diferentes fornecedores para que você possa comparar suas habilidades e escolher o fornecedor que melhor atende aos seus critérios;
- Descreva seu escopo e preço, para que os fornecedores em potencial saibam como e o que licitar para ganhar o trabalho;
- Avalie rapidamente os pontos fortes e fracos dos fornecedores sem ter que gastar muito tempo pesquisando cada empresa por conta própria.
A emissão de uma RFP é um processo de várias etapas que pode ser demorado e complexo. No entanto, como a RFP determina como sua organização se apresenta para muitas empresas e profissionais, é importante que ela seja bem elaborada e que o processo seja conduzido de forma profissional, precisa e justa — afinal, muitos riscos estão em jogo.
Quando emitir uma RFP?
Na maioria das vezes, você emite uma RFP quando tem uma nova necessidade, mas não tem os recursos internos para atender a essa necessidade. A RFP pode ser uma maneira eficaz de se conectar com fornecedores, parceiros ou organizações que possuem os recursos, habilidades e experiência para atender a essa necessidade. No entanto, a emissão de uma RFP leva tempo e recursos. É crucial determinar primeiro quando é necessário emitir uma RFP. Aqui está uma regra geral para a emissão de RFPs:
- Para projetos simples e diretos, uma RFP pode não ser necessária (supondo que não haja políticas ou regulamentos organizacionais que a exijam).
- As RFPs são muitas vezes benéficas e necessárias para projetos complexos e especializados.
Qual é a diferença entre RFI e RFP?
Embora RFP e RFI (Request for Information ou Solicitação de Informação) pareçam semelhantes e possam ser confundidos, eles representam marcos muito diferentes no cronograma de licitação do fornecedor. Uma empresa emite uma RFP para fornecedores em potencial quando já especifica requisitos claros para o fornecedor. Já um RFI é usado no início do ciclo, quando a empresa está inicialmente considerando possíveis soluções. Em outras palavras, enquanto o envio da RFI é feito a vários fornecedores, a RFP é distribuída apenas aos terceiros que passaram na primeira revisão.
Para que tipo de aquisição devo criar uma RFP?
A contratação de serviços por meio de uma RFP pode ser aplicada a qualquer modelo de negócio e pode ser adotada por órgãos governamentais, grandes empresas e até mesmo pequenas empresas, pois a organização dos processos de compras garante maior eficiência na escolha em função das necessidades atendidas, normas regulamentadas e finanças envolvidas. Ou seja, a contratação de serviços por meio de uma RFP pode ser aplicada por qualquer modelo de negócio e possui outras funcionalidades, como: Exemplos de aquisição:
- Aquisição de matéria-prima para a indústria;
- Aquisição de peças, máquinas, equipamentos;
- Contratação de serviços regulares de apoio;
- Desenvolvimento e soluções de TI;
- Criação de aplicativos para a empresa;
- Compra regular de material de escritório;
- Criação de site;
- Contratação de agência de marketing e entre outros.
Agora vamos ver a seguir como fazer uma RFP completa e como inserir esse modelo de contratação no seu negócio.
Como fazer uma RFP eficiente?
Depois que sua organização decidir emitir uma RFP, é hora de iniciar o processo de RFP em várias etapas. Embora cada organização tenha seu próprio método de fazer as coisas, normalmente você pode esperar que o processo de RFP siga estas quatro etapas:
Definição dos objetivos da contratação
Antes de emitir sua RFP, reserve um tempo para definir o projeto que deseja concluir, seu escopo e quanto você pode gastar. Essas informações fornecem a estrutura para sua RFP e ajudam a garantir que ela encontre um equilíbrio entre muito geral e muito detalhado. No escopo da contratação, insira o que precisa ser feito, quais produtos ou serviços serão cotados, quando precisam estar disponíveis para o negócio, etc.
Detalhamento de todos os campos da RFP
Com os objetivos e escopo em mãos, você pode começar a elaborar sua RFP. Embora seja tentador mergulhar nos detalhes, é uma boa ideia fornecer alguns antecedentes e dados introdutórios sobre sua empresa.
Isso ajuda a preparar o terreno para potenciais parceiros, dando-lhes uma noção do seu mercado atual, objetivos de negócios e desafios atuais. Quanto mais completo for o documento, melhor, pois isso permitirá que os fornecedores em potencial compreendam o problema de forma mais abrangente e ofereçam soluções de maneira mais eficaz. Especialistas afirmam que uma RFP bem elaborada deve incluir:
- Introdução da RFP, com os dados da empresa, seu mercado, concorrentes, ameaças e oportunidades que estão surgindo e estimulando a busca pela solução a ser cotada;
- Objetivos e escopo da RFP, sinalizando aos concorrentes o que a empresa busca e pretende obter como resultado do contrato;
- Andamento do processo, para que os participantes saibam o que enviar, em qual prazo, formato e endereço, seja eletrônico ou físico;
- Critérios da proposta, indicando quais elementos são essenciais para a contratação, bem como sua ordem de prioridade;
- Desafios já mapeados, demonstrando o que os fornecedores precisarão enfrentar e ter soluções eficientes;
- Orçamento para a contratação.
Análise de propostas recebidas
À medida que você recebe respostas, use sua matriz de pontuação para começar a avaliar os fornecedores, eliminando aqueles que não atendem aos seus requisitos. Comece a identificar pontos fortes entre os fornecedores e liste aqueles que têm as pontuações mais altas.
Certifique-se de esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir dos fornecedores durante o processo. Quando o processo estiver finalizado, no entanto, você não precisará responder aos fornecedores até tomar sua decisão.
Notificação da proposta vencedora e feedback aos demais
Por último, mas nunca menos importante? Revise sua RFP e compare os fornecedores selecionados para tomar uma decisão. Verifique todas as referências de contato e avaliações, garantindo que você veja a consistência entre o que eles compartilharam e o que seus outros clientes dizem.
Depois de reduzir a dois ou mais fornecedores líderes, negocie entre eles, fechando um contrato com sua escolha final. Por fim, reserve um tempo para notificar os não vencedores e informá-los por que você decidiu não optar pelo produto ou serviço deles. Além de também enviar uma notificação e agradecimento aos demais fornecedores participantes.
Por que devo investir em software de gestão de fornecedores?
Agora que você já entendeu o que é RFP, deve imaginar que preencher as informações para contratação de fornecedores em planilhas não é mais o método mais moderno e seguro para os negócios. Na verdade, é um processo muito demorado e complicado.
Para agilizar esse processo, a boa notícia é que existe a wehandle. Nós podemos mudar a dinâmica da contratação de fornecedores na sua empresa. Dessa forma, as partes interessadas podem ser engajadas no processo de RFP sem estarem sujeitas a demandas onerosas.
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