Empresas que atuam em setores regulados — como saúde, financeiro, farmacêutico, alimentos, telecomunicações e energia — convivem diariamente com exigências normativas rigorosas. Órgãos como ANVISA, BACEN, ANEEL, CVM, ANATEL, entre outros, impõem padrões documentais e operacionais que devem ser atendidos para garantir a conformidade legal.
Em meio a esse cenário, a gestão de documentos se torna um elemento central. Não apenas como uma prática organizacional, mas como um fator crítico de sucesso para a sustentabilidade, eficiência e segurança jurídica da operação.
Neste artigo, vamos explicar o que é uma gestão de documentos eficiente, por que ela é indispensável em empresas reguladas, quais são os principais riscos da má gestão e como estruturar esse processo para atender normas e auditorias com excelência.
Gestão de documentos é o conjunto de práticas, políticas e tecnologias usadas para capturar, armazenar, organizar, controlar, acessar e descartar documentos de forma segura e eficiente.
O objetivo é garantir que todas as informações — físicas ou digitais — estejam disponíveis, atualizadas e acessíveis para as pessoas certas, no momento certo.
Em empresas reguladas, isso inclui desde registros operacionais e contratos com terceiros até laudos técnicos, protocolos de qualidade, evidências de conformidade e documentos fiscais.
A gestão de documentos em ambientes regulados vai muito além da organização interna. Ela é, na prática, um instrumento de rastreabilidade, conformidade e proteção jurídica. Veja os principais motivos:
Empresas reguladas precisam atender a exigências legais e regulatórias complexas. Isso inclui:
Exemplo: empresas do setor farmacêutico devem seguir as Boas Práticas de Fabricação (BPF), que exigem controle total de documentos relacionados à produção, armazenamento e distribuição.
Auditorias — sejam elas internas, regulatórias ou de certificação (como ISO, ANVISA ou ANATEL) — exigem rápida apresentação de documentos. Sem um sistema estruturado, localizar e comprovar informações pode se tornar um risco operacional e jurídico.
A falta de controle documental pode gerar:
Empresas que lidam com dados sensíveis (como pacientes, clientes bancários ou projetos técnicos confidenciais) precisam garantir sigilo, integridade e disponibilidade da informação.
E isso só é possível com uma gestão documental alinhada às diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e normas de segurança da informação, como a ISO 27001.
Em empresas reguladas, os principais tipos de documentos que devem ser organizados e controlados incluem:
Apesar da importância, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para estruturar a gestão de documentos de forma eficiente. Entre os principais desafios estão:
Empresas reguladas geram um número enorme de documentos todos os dias. Sem padronização e ferramentas adequadas, esse volume se torna difícil de organizar e consultar.
A ausência de controle sobre versões de documentos, responsáveis por alterações e aprovações, pode comprometer a rastreabilidade e gerar não conformidades em auditorias.
Ainda é comum que empresas mantenham arquivos físicos ou façam digitalizações sem critérios. Isso dificulta buscas, compromete a segurança da informação e aumenta o risco de perda.
Quando diferentes departamentos gerenciam documentos de forma isolada, surgem problemas como duplicidade de arquivos, inconsistências de informações e dificuldades de acesso para quem precisa.
Para empresas reguladas, uma boa gestão documental começa por uma abordagem estratégica. Veja as etapas fundamentais:
Identifique quais documentos precisam ser controlados em cada área da empresa — e quais são exigidos por normativas específicas. Crie uma matriz de documentos com:
É essencial criar políticas claras sobre:
Essas políticas devem ser formalizadas e comunicadas a todos os colaboradores.
A digitalização com critérios de qualidade (OCR, metadados, estrutura de pastas) e o uso de uma plataforma única facilitam buscas, controle de acessos e gestão de versões.
Ferramentas de gestão documental como a wehandle automatizam o controle, garantem rastreabilidade e facilitam o atendimento a auditorias. Com soluções desse tipo, é possível:
A gestão de documentos não depende só de uma área. Todos os colaboradores devem ser treinados para lidar corretamente com a documentação que manipulam.
Medir o desempenho da gestão de documentos ajuda a manter a operação eficiente e segura. Alguns KPIs úteis:
Em empresas reguladas, a gestão de documentos não é uma burocracia — é um diferencial competitivo.
Negócios que tratam a documentação com seriedade ganham agilidade em auditorias, reduzem riscos legais, fortalecem sua governança e demonstram maturidade operacional.
Uma gestão de documentos eficiente promove transparência, responsabilidade e confiança. E com o apoio da tecnologia certa, esse processo se torna simples, seguro e integrado à rotina da empresa.
Se a sua empresa atua em um setor regulado e precisa fortalecer seus processos de conformidade, conheça a plataforma da wehandle. Um abraço e até a próxima!