Ao fazer a gestão de um projeto, uma das fases mais importante é a criação do escopo de trabalho. Ele definirá as necessidades e obrigações de cada parte do contrato para o sucesso do mesmo, garantindo assim o cumprimento dos entregáveis dentro do prazo e orçamento. No entanto, é preciso considerar que dependendo do projeto, ele passará por mudanças. A pergunta é: como tornar o processo factível e garantir que a mudança ocorra da melhor forma? Neste artigo, vamos explicar justamente sobre uma parte essencial que vai ditar as regras em caso de modificação: a Cláusula de Alteração de Escopo, mas também seus principais componentes. Além disso, vamos trazer um exemplo prático e como lidar com alterações. Boa leitura!
O que é a Cláusula de Alteração de Escopo?
A Cláusula de Alteração de Escopo é um componente importante em contratos de projetos, particularmente em contratos de construção, engenharia, tecnologia da informação e outros setores onde mudanças no escopo do trabalho são comuns. Esta cláusula estabelece os procedimentos e as condições para realizar alterações no escopo original do projeto , garantindo que todas as partes envolvidas estejam cientes das modificações e concordem com elas antes de serem implementadas. Alterações no escopo podem acontecer por vários motivos, como: mudanças de mercado, novas legislações, novas percepções de demandas, mudanças nos objetivos estratégicos, mudanças gerenciais e outros.
Imagine um projeto na construção civil . Durante a fase de construção, o cliente solicita uma alteração para adicionar um andar extra no prédio. A Cláusula de Alteração de Escopo no contrato original definiria o processo a ser seguido. Primeiro, o cliente faz a solicitação formal escrita detalhando a necessidade do andar extra e justificando a mudança. Em seguida, a equipe de gestão de projetos revisa a solicitação , avaliando o impacto no cronograma, no orçamento e nos recursos necessários. Eles também consideram se a mudança é viável do ponto de vista técnico e regulatório. Após a avaliação, a solicitação é apresentada ao comitê de gestão de mudanças.
O comitê decide aprovar ou rejeitar a alteração, possivelmente após discutir com o cliente. Se aprovada, a equipe revisa o cronograma do projeto , calcula os custos adicionais e elabora um novo orçamento. Então, o contrato é atualizado para incluir o novo escopo do projeto , os prazos revisados e o orçamento ajustado. Por fim, todas as partes interessadas são notificadas da mudança, e a documentação é atualizada para refletir o novo escopo.
Ainda que o solicitante tenha razão no pedido de alteração de escopo do projeto, é preciso cautela ao criar a Cláusula de Alteração de Escopo. Por isso, recomendamos que antes de qualquer mudança é importante registrar o escopo do projeto em um contrato acordado entre as duas partes.
Qualquer alteração deve ser adicionada ao contrato, por menor ou mais natural que pareça. Isso ajuda garantir a segurança jurídica entre ambas as partes, mas também permite avaliar o resultado final do projeto. Sem o registro das mudanças, o trabalho de avaliação dos impactos das alterações sejam elas negativas ou positivas se torna impossível. Outro ponto importante diz respeito à comunicação. As falhas no que diz respeito às informações podem gerar perdas e retrabalhos dependendo do caso.
Logo, é essencial garantir que todos os envolvidos no projeto estejam cientes das mudanças de maneira clara e objetiva. Uma boa dica é utilizar softwares de gestão que ajudem no gerenciamento de documentos , projetos e cronogramas. Isso ajuda a facilitar o trabalho e ainda permite maior agilidade na tomada de decisão, trazendo mais transparência para a parceria entre contratantes e contratados.
Como vimos, a Cláusula de Alteração de Escopo precisa estar corretamente especificada no contrato, até mesmo por questão de validade jurídica. Além disso, é importante um cuidado especial com a mesma, pois ela deve refletir um acordo entre as duas partes de um projeto: contratante e contratado. Por isso, é indispensável fazer a guarda correta dos documentos. Sabia que o software de gestão de documentos da Wehandle oferece os recursos para facilitar o dia a dia dos gestores, organizando documentos e mantendo-os seguros em um único lugar? Entenda como podemos ajudá-lo, entre em contato com um de nossos especialistas e saiba como implementar a wehandle no seu negócio!