O que você precisa saber sobre a Cláusula de Alteração de Escopo
Ao fazer a gestão de um projeto, uma das fases mais importante é a criação do escopo de trabalho. Ele definirá as necessidades e obrigações de cada parte do contrato para o sucesso do mesmo, garantindo assim o cumprimento dos entregáveis dentro do prazo e orçamento. No entanto, é preciso considerar que dependendo do projeto, ele passará por mudanças. A pergunta é: como tornar o processo factível e garantir que a mudança ocorra da melhor forma? Neste artigo, vamos explicar justamente sobre uma parte essencial que vai ditar as regras em caso de modificação: a Cláusula de Alteração de Escopo, mas também seus principais componentes. Além disso, vamos trazer um exemplo prático e como lidar com alterações. Boa leitura!
O que é a Cláusula de Alteração de Escopo?
A Cláusula de Alteração de Escopo é um componente importante em contratos de projetos, particularmente em contratos de construção, engenharia, tecnologia da informação e outros setores onde mudanças no escopo do trabalho são comuns. Esta cláusula estabelece os procedimentos e as condições para realizar alterações no escopo original do projeto , garantindo que todas as partes envolvidas estejam cientes das modificações e concordem com elas antes de serem implementadas. Alterações no escopo podem acontecer por vários motivos, como: mudanças de mercado, novas legislações, novas percepções de demandas, mudanças nos objetivos estratégicos, mudanças gerenciais e outros.
Por que é importante ter a cláusula de alteração?
Antes de falarmos sobre a cláusula em si, vale a pena destacar uma fala do CEO da Wehandle, Rodrigo Faustini: “Um contrato bem negociado oferece segurança jurídica, define responsabilidades claras e estabelece um relacionamento de confiança entre prestadores de serviço e seus clientes. Ele não apenas formaliza um acordo, mas também constrói uma base sólida para uma parceria de longo prazo e sucesso mútuo”. Logo, podemos dizer que a Cláusula de Alteração de Escopo é essencial para:- gestão de expectativas: garante que todas as partes tenham expectativas claras sobre como as mudanças serão tratadas. Ou seja, é estabelecido um processo transparente e documentado para lidar com solicitações de mudanças no projeto, assegurando que todas as partes envolvidas entendam como as alterações serão avaliadas, aprovadas e implementadas, evitando surpresas e mal-entendidos;
- controle de qualidade: ajuda a manter o controle sobre a qualidade do projeto, garantindo que mudanças não comprometam a integridade do trabalho original. Ou seja, qualquer alteração proposta será rigorosamente avaliada quanto ao seu impacto na qualidade do projeto. Isso ajuda a prevenir que mudanças inadequadas ou mal planejadas comprometam os padrões de qualidade preestabelecidos;
- orçamento e cronograma: permite uma gestão mais eficaz do orçamento e do cronograma, evitando surpresas financeiras e atrasos imprevistos. Além de assegurar que ambos os aspectos sejam ajustados de maneira adequada no projeto. Isso minimiza o risco de custos inesperados e atrasos significativos, contribuindo para uma execução mais eficiente do projeto;
- responsabilidade: define claramente as responsabilidades de cada parte no processo de alteração, reduzindo o potencial de conflitos e mal-entendidos. Além do mais, esta clareza nas responsabilidades diminui a possibilidade de disputas e garante que todas as partes saibam exatamente quais são seus papéis e obrigações em relação às alterações no projeto.
Principais componentes de uma Cláusula de Alteração de Escopo
Entenda o que precisa estar presente na Cláusula.Definição do processo de solicitação de alteração
Neste caso, são descritas como as solicitações de alteração devem ser formalmente apresentadas , incluindo a necessidade de documentação escrita detalhada que especifique a mudança desejada e os motivos para tal alteração.Avaliação das alterações propostas
É estabelecido um processo de revisão para avaliar o impacto das alterações propostas no cronograma, orçamento, qualidade e outros aspectos do projeto . Geralmente, a avaliação é conduzida por um comitê ou uma equipe de gestão de mudanças.Aprovação das alterações
É definido quem tem a autoridade para aprovar ou rejeitar as alterações solicitadas. Ou seja, várias partes podem estar envolvidas, como gerentes de projeto, patrocinadores do projeto e representantes do cliente .Impacto no cronograma e orçamento
Nesta parte estão detalhadas como as mudanças aprovadas afetarão o cronograma e o orçamento do projeto. Isso pode incluir a criação de um novo cronograma e a reavaliação dos custos associados.Atualização do contrato
Estipula que o contrato original deve ser atualizado para refletir as mudanças acordadas , garantindo que todos os termos e condições revisados sejam oficialmente documentados.Comunicação e documentação
Especifica os requisitos de comunicação para garantir que todas as partes interessadas sejam informadas das mudanças e que toda a documentação relevante seja mantida atualizada e acessível. Identifique todas as partes interessadas, internas e externas, que precisam ser informadas sobre as mudanças.Como funciona na prática a cláusula de alteração de escopo?
Imagine um projeto na construção civil . Durante a fase de construção, o cliente solicita uma alteração para adicionar um andar extra no prédio. A Cláusula de Alteração de Escopo no contrato original definiria o processo a ser seguido. Primeiro, o cliente faz a solicitação formal escrita detalhando a necessidade do andar extra e justificando a mudança. Em seguida, a equipe de gestão de projetos revisa a solicitação , avaliando o impacto no cronograma, no orçamento e nos recursos necessários. Eles também consideram se a mudança é viável do ponto de vista técnico e regulatório. Após a avaliação, a solicitação é apresentada ao comitê de gestão de mudanças.
O comitê decide aprovar ou rejeitar a alteração, possivelmente após discutir com o cliente. Se aprovada, a equipe revisa o cronograma do projeto , calcula os custos adicionais e elabora um novo orçamento. Então, o contrato é atualizado para incluir o novo escopo do projeto , os prazos revisados e o orçamento ajustado. Por fim, todas as partes interessadas são notificadas da mudança, e a documentação é atualizada para refletir o novo escopo.
Como lidar com alterações no escopo de projetos?
Ainda que o solicitante tenha razão no pedido de alteração de escopo do projeto, é preciso cautela ao criar a Cláusula de Alteração de Escopo. Por isso, recomendamos que antes de qualquer mudança é importante registrar o escopo do projeto em um contrato acordado entre as duas partes.
Qualquer alteração deve ser adicionada ao contrato, por menor ou mais natural que pareça. Isso ajuda garantir a segurança jurídica entre ambas as partes, mas também permite avaliar o resultado final do projeto. Sem o registro das mudanças, o trabalho de avaliação dos impactos das alterações sejam elas negativas ou positivas se torna impossível. Outro ponto importante diz respeito à comunicação. As falhas no que diz respeito às informações podem gerar perdas e retrabalhos dependendo do caso.
Logo, é essencial garantir que todos os envolvidos no projeto estejam cientes das mudanças de maneira clara e objetiva. Uma boa dica é utilizar softwares de gestão que ajudem no gerenciamento de documentos , projetos e cronogramas. Isso ajuda a facilitar o trabalho e ainda permite maior agilidade na tomada de decisão, trazendo mais transparência para a parceria entre contratantes e contratados.
Como vimos, a Cláusula de Alteração de Escopo precisa estar corretamente especificada no contrato, até mesmo por questão de validade jurídica. Além disso, é importante um cuidado especial com a mesma, pois ela deve refletir um acordo entre as duas partes de um projeto: contratante e contratado. Por isso, é indispensável fazer a guarda correta dos documentos. Sabia que o software de gestão de documentos da Wehandle oferece os recursos para facilitar o dia a dia dos gestores, organizando documentos e mantendo-os seguros em um único lugar? Entenda como podemos ajudá-lo, entre em contato com um de nossos especialistas e saiba como implementar a wehandle no seu negócio!