Auditorias e Due Diligence: segurança na contratação de terceiros

Auditorias e due diligence são mais do que boas práticas — são a linha de defesa que protege sua operação desde o primeiro contrato

No cenário atual de negócios, a boa gestão é uma decisão estratégica que impacta diretamente a gestão de riscos, a conformidade legal e até mesmo a reputação da empresa. Especialmente em setores regulados — como saúde, energia, construção civil, logística, financeiro e agronegócio —, a gestão de terceiros precisa ser conduzida com atenção redobrada. E é aqui que entram dois pilares fundamentais para garantir segurança nessas relações: auditorias e due diligence.

Neste artigo, vamos explorar como esses processos ajudam a criar relações mais seguras e transparentes com fornecedores, e como a tecnologia pode ser uma aliada poderosa nesse caminho.

O que é due diligence na contratação de fornecedores?

A due diligence é um processo de investigação e análise aprofundada que tem como objetivo avaliar a integridade e a capacidade técnica, financeira e legal de uma empresa antes de fechar um contrato. Ela é usada para identificar riscos ocultos, verificar a reputação do fornecedor no mercado e garantir que ele esteja em conformidade com as leis e exigências do setor.

Essa etapa é especialmente relevante em ambientes regulados, nos quais uma falha de terceiros pode resultar em multas, sanções ou até mesmo a suspensão das atividades da contratante.

Segundo a Deloitte, 87% das empresas já enfrentaram algum tipo de incidente envolvendo terceiros nos últimos três anos — desde falhas de entrega até violações de normas regulatórias.

Auditorias: ferramentas para garantir conformidade e desempenho

Enquanto a due diligence atua de forma preventiva, as auditorias servem como um controle contínuo de conformidade. Elas ajudam a garantir que os fornecedores mantenham seus compromissos ao longo do contrato e que continuem seguindo os padrões estabelecidos pela empresa e por órgãos reguladores.

As auditorias podem ser:

• Documentais: Verificam se todas as licenças, certificados e registros estão atualizados e válidos.
• Operacionais: Avaliam os processos internos do fornecedor, como gestão de qualidade, segurança do trabalho e logística.
• Financeiras: Investigam a saúde financeira e a capacidade de entrega do fornecedor.
• De compliance: Analisam aderência à LGPD, normas ambientais, políticas anticorrupção, entre outros.

Essa rotina de verificação não só protege a empresa contra riscos legais e financeiros, como também fortalece a relação com parceiros comprometidos com a excelência.

Os principais desafios na contratação de terceiros

Empresas que não se atentam à gestão de terceiros se tornam vulneráveis a impactos negativos diretos na operação. Alguns são:

• Passivos trabalhistas e fiscais: A ausência de documentos comprobatórios pode tornar a contratante corresponsável por irregularidades.
• Fraudes e falsificações: Sem mecanismos automatizados de validação, é comum a apresentação de documentos forjados.
• Vazamento de dados: Fornecedores que não seguem práticas mínimas de segurança da informação colocam em risco dados sensíveis, descumprindo a LGPD.
• Multas e sanções: Especialmente em setores regulados, falhas na cadeia de fornecimento geram penalizações pesadas.
• Prejuízos operacionais: A falta de treinamentos obrigatórios ou certificados vencidos pode paralisar serviços terceirizados.

Como estruturar um processo de due diligence eficaz

Um processo de due diligence eficiente na seleção de fornecedores precisa contemplar os seguintes pontos:

1. Coleta e validação de documentos

Solicite todos os documentos obrigatórios conforme sua política interna e normas do setor: CNPJ ativo, certidões negativas, alvarás, comprovantes de capacitação técnica e registros em conselhos de classe, por exemplo. O uso de tecnologia com OCR e automação (RPA) ajuda a garantir que esses documentos sejam lidos, verificados e validados de forma ágil e precisa.

2. Análise de riscos e compliance

Avalie se o fornecedor possui histórico de processos judiciais, pendências fiscais ou trabalhistas. A integração com serviços de avaliação de score, por exemplo, ajuda a identificar riscos financeiros antes da contratação.

3. Verificação de políticas internas

A empresa contratada segue normas de segurança do trabalho? Treina seus colaboradores? Está alinhada com a LGPD? Essas perguntas ajudam a definir se o fornecedor está preparado para atender os padrões da sua operação.

4. Entrevistas e vistorias técnicas (quando necessário)

Especialmente para serviços críticos, é importante visitar as instalações do fornecedor ou agendar entrevistas com responsáveis técnicos.

A importância das auditorias contínuas na gestão de terceiros

Não basta homologar um fornecedor apenas no momento da contratação. A gestão de terceiros precisa ser dinâmica e permanente. Documentos vencem, situações jurídicas mudam e empresas deixam de cumprir obrigações — o que exige um acompanhamento sistemático.

Plataformas como a wehandle automatizam esse controle por meio de:

• Alertas de vencimentos com notificação automática para fornecedores;
• Relatórios de conformidade atualizados em tempo real;
• Bloqueio de acesso automático para terceiros com documentação irregular;
• Centralização de informações e histórico de auditorias;
• Controle de treinamentos obrigatórios e emissão de certificados.

Essa abordagem garante visibilidade total da cadeia de fornecimento, fortalece o relacionamento com fornecedores comprometidos e protege a operação contra riscos evitáveis.

Como a tecnologia pode transformar a auditoria e o due diligence

Plataformas digitais como a wehandle vêm redefinindo a forma como empresas lidam com fornecedores. Ao automatizar etapas antes feitas manualmente, a tecnologia elimina gargalos e reduz o tempo de homologação de semanas para horas.

Entre os principais diferenciais estão:

• OCR e IA para leitura e validação de documentos;
• Rastreamento e armazenamento seguro em nuvem;
• Integração com sistemas de catracas e controle de acesso;
• Cursos customizados para capacitação e EAD;
• Módulos completos para auditoria e relatórios sob demanda.

Esses recursos permitem escalar o processo de due diligence sem perder o controle, mesmo em empresas que lidam com centenas ou milhares de fornecedores.

Segurança nas relações começa com informação confiável

Ao investir em auditorias e due diligence, sua empresa não está apenas cumprindo normas ou evitando penalizações. Está garantindo uma base sólida para construir relações sustentáveis, seguras e eficientes com fornecedores. E isso é cada vez mais estratégico.

Em um mercado onde riscos e exigências crescem constantemente, contar com uma solução como a wehandle é a chave para transformar a gestão de terceiros em uma vantagem competitiva.