Uma das maiores preocupações das empresas em geral é em relação aos impactos financeiros a que estão expostas. Dentre os inúmeros fatores que podem trazer esses impactos estão os riscos trabalhistas.
Portanto, os profissionais da área devem entender sobre esse assunto e aprofundar seus conhecimentos para que possam trazer soluções eficazes para as organizações e se tornarem estratégicos diante desses possíveis riscos. Sendo assim, a avaliação de documentos de terceiros possui um importante papel na redução dos riscos trabalhistas.
Por isso, este artigo tem como objetivo fornecer esclarecimentos básicos e estratégias que podem ajudá-lo na redução dos riscos trabalhistas por meio de uma avaliação de documentos de terceiros assertiva.
O que são riscos trabalhistas?
Os riscos trabalhistas são considerados ameaças que podem surgir do descumprimento das leis trabalhistas. Sabemos que a legislação trabalhista em nosso país é muito ampla e bastante complexa, sem contar as constantes mudanças que ocorrem continuamente. Além disso, vale ressaltar que as leis também se aplicam aos terceiros da sua empresa.
Em geral, a prevenção de riscos trabalhistas requer atenção para se proteger contra falhas, ou seja, manter uma conduta que evite a incidência de passivos trabalhistas e também manter um índice favorável à empresa nas decisões judiciais que eventualmente ocorram.
Isso reforça a ideia de que uma gestão de riscos eficiente deve conhecer as ameaças a que estão expostos para criar mecanismos de proteção, para que mesmo quando ocorra um incidente, seu impacto seja minimizado. Sendo assim, a avaliação de documentos de terceiros precisa fazer parte da gestão de riscos.
Importância da prevenção de riscos trabalhistas
A gestão do risco trabalhista envolve a criação e implementação de políticas internas para a melhor gestão dos recursos humanos, com o objetivo de reduzir ao máximo não só o número de passivos trabalhistas, mas também as responsabilidades dessas ações. A gestão dos riscos trabalhistas é de extrema importância para uma gestão mais assertiva e eficiente das empresas, evitando prejuízos financeiros.
No entanto, a implantação de um programa de gestão de riscos trabalhistas em uma empresa requer o estudo das rotinas, processos e serviços executados por seus profissionais e a determinação do potencial de geração de passivos trabalhistas ou multas. Para auxiliar nesse processo, a gestão de documentos é considerada uma das ferramentas mais importantes para reduzir os riscos.
Com a avaliação de documentos de terceiros aliado a readequação do ambiente de trabalho e dos processos de gestão de recursos humanos, certamente haverá melhora no clima organizacional, redução do passivo trabalhista e, consequentemente, gastos desnecessários com o pagamento de multas.
O que é avaliação de documentos de terceiros
No cenário atual, a avaliação de documentos de terceiros desempenha um papel fundamental para qualquer empresa. Hoje, a prevenção de riscos trabalhistas para o negócio é crucial para melhorar a sua gestão. Portanto, a forma como a empresa gerencia essas documentações têm impacto direto em seus resultados financeiros de médio e longo prazo.
A avaliação de documentos de terceiros pode ser definida como um conjunto de processos que visa a análise de toda a documentação trabalhista. A fim de garantir que todas as leis estejam sendo cumpridas pela empresa, evitando assim, impactos negativos dos passivos trabalhistas.
Além disso, essa prática também visa garantir a segurança e a confidencialidade necessárias às informações internas. Dessa forma, a empresa permanece alinhada às políticas de compliance e às regras estabelecidas pela CLT.
5 exemplos de situações de riscos trabalhistas
Existem algumas situações que, em maior ou menor grau, envolvem riscos trabalhistas. Dentre eles, podemos citar o descumprimento da jornada máxima de trabalho, pagamento de adicional de insalubridade e periculosidade, entre outros.
Confira abaixo cinco exemplos de riscos trabalhistas mais comuns nas empresas e saiba como a avaliação de documentos de terceiros pode evitá-los.
1. Descumprimento de obrigações trabalhistas básicas
O descumprimento das obrigações trabalhistas básicas é extremamente prejudicial à empresa, podendo causar danos à imagem e reputação com multas, responsabilidades e punições severas.
Parte dos deveres do tomador é cumprir as obrigações trabalhistas impostas por lei. A partir do momento em que a empresa cadastra seu primeiro terceirizado, ela precisa estar ciente dessas obrigações para estar em dia com a legislação e evitar a aplicação de multas e passivos trabalhistas.
Essas obrigações visam garantir certos direitos aos profissionais, como aposentadoria e seguro-desemprego, por exemplo. Servem também para impedir que a empresa contratante se envolva em práticas ilegais e abusivas.
Para minimizar os passivos trabalhistas dos trabalhadores terceirizados, as empresas devem manter algum controle sobre as contratações decorrentes dessa relação, e principalmente estar atentas às seguintes documentações:
- GFIP;
- Fichas de registro;
- Exames médicos;
- Cartões de ponto, para verificação do pagamento de horas extras;
- GPS;
- Folha de pagamento;
- Controle de entrega de EPIs;
- Certidões negativas.
O conhecimento dos deveres como empregador é essencial para que a organização tenha uma gestão eficaz e correta nas esferas contábil, jurídica e financeira. Assim, a empresa que garante o cumprimento por meio da avaliação de documentos de terceiros, reduz significativamente futuros passivos trabalhistas.
2. Terceirizados não usam equipamentos de proteção individual (EPI’s)
A segurança é um dos maiores problemas e é de total responsabilidade dos tomadores de serviço garantir que seus terceirizados estejam trabalhando em ambiente seguro..
A Norma Regulamentadora nº 6 – NR 6 (Portaria nº 3.214, de 08 de junho de 1978 e alterações posteriores), define Equipamento de Proteção Individual – EPI, como “qualquer dispositivo ou produto de uso individual do trabalhador, destinado à redução de riscos que possam ameaçar a saúde e a segurança do empregado”.
Além disso, de acordo com art. 166 da CLT, “A empresa é obrigada a fornecer aos funcionários, gratuitamente, equipamentos de proteção individual adequados ao risco e em perfeitas condições de conservação e funcionamento, sempre que as medidas gerais não oferecerem proteção completa contra os riscos de acidentes e danos para a saúde dos funcionários”.
Por isso, é essencial que todos os terceirizados usem as ferramentas de equipamentos de proteção corretas durante o seu trabalho, caso seja necessário. Esses equipamentos impedirão os trabalhadores dos incidentes que ocorrem no local de trabalho. Como consequência, reduz os passivos trabalhistas. Além de exigir o uso desses equipamentos, a empresa deve controlar a entrega dos EPIs e monitorar de forma contínua.
3. Falta de certificação e descumprimento das NRs
A exigência de certificação visa proteger o próprio trabalhador, para que não corra o risco de acidente ou doença devido ao exercício inadequado da atividade por falta de certificação e treinamento.
Por isso, é aqui que entra a certificação NR. As Normas Regulamentadoras, mais conhecidas como NRs, são um conjunto de procedimentos que as empresas devem cumprir relacionados à saúde e segurança do trabalhador. Por exemplo, profissionais que trabalham com serviços de eletricidade precisam da certificação NR 10.
É importante lembrar que, por tratar da segurança do trabalhador, as NRs são obrigatórias para as empresas que desejam trabalhar dentro da legalidade. Afinal, a saúde e a segurança de seus colaboradores devem ser uma prioridade. Portanto, a empresa deve verificar se há necessidade do terceirizado possuir certificação em alguma NR, durante a avaliação de documentos de terceiros.
Sendo assim, o cumprimento das NRs são de suma importância, visando diminuir o alto índice de acidentes nas empresas. Isso porque as estatísticas mostram que o Brasil é o quarto país do mundo onde mais trabalhadores são acidentados por falta de treinamento adequado.
4. Descumprimento da jornada máxima de trabalho
A jornada de trabalho nada mais é do que o período em que o empregado está à disposição da empresa. Esse horário é estabelecido pela CLT e, no Brasil, o mais comum é de 8 horas por dia e 44 horas por semana, sem considerar o horário das refeições.
No entanto, em caso de exceder essa jornada, poderá haver compensação pelas horas trabalhadas acima do limite ou redução da jornada. De acordo com o artigo 7º, XVI da Constituição Federal, o trabalho extra é devido adicional de 50%, no mínimo. Ou seja, se não for cumprido, por falta de remuneração ou redução da jornada de trabalho, as horas acima do limite legal deverão ser pagas com acréscimo de 50%.
Desta forma, a jornada de trabalho tem um limite de 08 horas diárias e 44 horas semanais, e caso não seja cumprida a compensação ou redução da jornada, é necessário pagar a jornada acima do limite com um adicional de 50%.
Por isso, é indispensável ter o controle de ponto dos terceirizados que existem em sua empresa. O registro de ponto é parte crucial do cálculo da folha de pagamento, pois é por meio desse controle que a equipe de gestão de pessoas sabe exatamente quantas horas foram trabalhadas por cada funcionário e se há necessidade de pagamento de horas extras.
5. Falta de pagamento de adicional de periculosidade ou insalubridade
Normalmente, os adicionais são pagos quando o trabalhador está exposto a algo que seu salário-base não cobre, como situações de insalubridade, atividades perigosas, entre outras questões. Esses valores são pagos além do salário presente no contrato. O empregador precisa estar atento para que o recebimento desses adicionais seja correto.
Nos últimos anos, temos percebido um aumento considerável no reconhecimento de insalubridade e periculosidade em perícias realizadas em ações trabalhistas. A insalubridade e a periculosidade, quando não identificadas previamente, acabam se tornando um pesado passivo trabalhista. No entanto, existem formas de reduzir esses riscos.
Para isso, é muito importante que a empresa faça o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) de forma correta e avalie de forma contínua essa documentação. O PGR visa preservar a saúde e integridade dos trabalhadores, por meio da antecipação, reconhecimento, avaliação e controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que possam surgir no ambiente de trabalho.
Portanto, o PGR é um grande instrumento de prevenção e, se feito de forma correta e periódica, pode ser um grande aliado na redução dos passivos trabalhistas, evitando o reconhecimento judicial de adicional de insalubridade e periculosidade.
Reduza riscos trabalhistas através da avaliação de documentos de terceiros
Como você viu ao longo do texto, os riscos trabalhistas decorrem da má gestão dos recursos humanos, que muitas vezes deixam de lado alguns detalhes importantes na relação de emprego. Como verificar se as documentações dos terceiros que prestam serviço para a sua empresa estão todas corretas e atualizadas.
Portanto, o segredo está em não apenas prevenir ações futuras, mas também cuidar das ações que já existem para que causem o menor dano possível. A avaliação de documentos de terceiros realmente é uma ferramenta que pode ser o braço direito da sua empresa.
O software de gestão de terceiros da wehandle é uma solução moderna e completa para sua empresa que necessita gerenciar terceiros, avaliar e armazenar documentos, analisar riscos dos terceiros e homologar fornecedores.
Com a wehandle, sua empresa automatiza e agiliza esses processos e tem mais segurança na escolha de fornecedores. Por meio da tecnologia e automação, buscamos mitigar os riscos trabalhistas, através de validações e monitoramento da documentação fornecida por terceiros.
Por fim, se você não quer que os passivos trabalhistas sejam seu maior pesadelo, é melhor investir em um bom software que faça a avaliação de documentos de terceiros de forma automatizada e simplificada. Isso porque a avaliação pode ser determinante para você identificar os riscos antecipadamente e corrigi-los antes que comprometam o capital da sua empresa.