A necessidade de manter vantagens competitivas tem feito com que negócios focados em oferecer a terceirização de serviços ganhem cada vez mais espaço no mercado. A ideia é contribuir para que as empresas contratantes reduzam os seus custos e consigam tornar os seus produtos e serviços mais competitivos para os consumidores.
No entanto, a contratação de terceiros ainda é repleta de desafios. Para que a terceirização tenha sucesso nas empresas é necessário cuidados com: a direção, a fiscalização, o controle de ponto dos funcionários da empresa terceirizada, entre dezenas de outros aspectos.
Se os devidos cuidados não forem tomados, o que deveria trazer um benefício para a empresa se transforma numa enorme dor de cabeça. Daí surge a importância de auditoria de terceiros. Quer entender melhor sobre a auditoria? Continue a leitura do nosso artigo!
O que é auditoria de terceiros?
A auditoria de terceiros ou auditoria de prestadores de serviços é uma importante ferramenta de gestão que visa avaliar riscos originados por empresas terceirizadas. A ideia é que a empresa que contrate um terceirizado possa avaliar se a legislação trabalhista, previdenciária bem como detalhes ligados às finanças e outros detalhes, checando assim se eles seguem as regras de governança corporativa.
Consequentemente, minimiza-se o risco financeiro, mas também social, operacional, regulatório, entre outros. A ideia é que a auditoria forneça dados o suficiente que sirvam para a manutenção da parceria.
Quais os principais pontos avaliados na auditoria de terceiros?
A auditoria tem o objetivo de apurar a real situação das empresas prestadoras de serviços contratadas, avaliando principalmente os seguintes pontos:
- cumprimento integral da legislação trabalhista e previdenciária;
- recolhimento dos encargos e impostos originados da relação de trabalho;
- conformidade para que a empresa prestadora de serviço execute os serviços (por exemplo, possui contrato social, autorizações dos órgãos competentes, habilitações etc.);
- infraestrutura necessária para a prestação do serviço.
Qual a necessidade da auditoria de contratos de terceirização?
Quando falamos sobre auditoria de terceiros, um dos aspectos mais importantes, passível de ser avaliado, é o contrato. O documento representa um instrumento legal que determina os direitos e deveres das duas partes com relação ao serviço prestado.
Para que o processo funcione é preciso:
- identificar completamente as partes que integram o contrato;
- ter clareza sobre os direitos e deveres das partes;
- saber sobre a vigência do contrato, bem como sobre os prazos que envolvem o serviços;
- obrigações acessórias e a responsabilidade sobre as mesmas;
- Service Level Agreement (SLA) — Acordo de Nível de Serviço, documento que aponta tanto para o contratante quanto para o contratado a segurança na execução dos serviços. Isso porque, ele traz todas as obrigações que ambos devem honrar durante suas transações.;
- multas, garantias, reajustes de preços;
- contrato de confidencialidade e cláusulas anticorrupção.
A auditoria de contratos tem por objetivo garantir que todos aqueles que estejam em vigência ou sejam iniciados atendam aos pré-requisitos legais e de proteção da empresa. Dessa maneira, cabe a auditoria fazer análise sobre eventuais falhas contratuais e propor correções, mas também acompanhar todo o ciclo da terceirização.
Quando a gente fala sobre o ciclo da terceirização, isso vai desde a escolha do prestador de serviços ou fornecedor até a definição de parâmetro de sucesso das entregas. Assim, a empresa contratante pode definir ações para não ficar refém de determinados profissionais terceirizados e se resguardar de eventuais propostas de revisões dos valores cobrados.
Gestão de riscos e auditoria de terceiros
Os terceiros estão envolvidos com a cadeia de valor, o que implica em mais desafios para a gestão de riscos. Veja o exemplo: existem entidades regulamentadoras como o Banco Central do Brasil que solicitam às organizações contratantes a avaliação de riscos referente aos terceiros que oferecem serviços considerados críticos para a empresa. Por isso, as análises precisam ser reportadas ao BACEN.
Outro aspecto sensível é o risco de vazamento de dados. Por mais que a empresa implemente uma série de controles, se o terceiro contratado afirmar sobre o uso de dados sensíveis que foram coletados pela organização na prestação de serviços, e se tais informações vazarem, a empresa terá que responder solidariamente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Isso torna a auditoria de terceiros ainda mais importante. Ela é quem dá a base para que seja feita uma gestão de riscos mais eficiente. Dependendo dos resultados desse trabalho, isso pode até mesmo resultar no rompimento do contrato com os terceiros que forem auditados.
No entanto, a auditoria também servirá como um instrumento que dará insumos para a criação de um plano de ações acordado junto ao terceiro, visando principalmente aumentar a maturidade em relação à segurança de dados.
Vale destacar que depois de realizar as auditorias iniciais de terceiros, quando será possível apurar a situação em que as empresas se encontram na época da avaliação, é recomendável que se instale a auditoria permanente dos mesmos. Tal ação permite estender a segurança, visando a melhoria na prestação de serviços, desde que a avaliação não tenha comprometido o contrato ou tornado a parceria inviável. A frequência das auditorias de manutenção deverão ser previamente por um cronograma, sempre lembrando de priorizar as empresas com grau de risco elevado.
Benefícios da auditoria de documentos de terceiros
Agora que já falamos mais sobre como a auditoria de terceiros acontece, conheça alguns dos benefícios proporcionados por ela!
Maior controle documental
Para fazer uma auditoria de terceiros de qualidade, o primeiro passo é reunir os documentos essenciais dessa parceria. Isso trará mais controle para a empresa contratante, evitando os riscos da parceria.
Entre os principais documentos a serem solicitados estão:
- empresa: contrato docial, PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), entre outros;
- colaboradores terceiros: Carteira de Trabalho, ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), NRs da atividade contratada, entre outros;
- máquinas e veículos: laudos de inspeção, manutenção, CRLV etc;
- fiscalização do contrato em execução: acompanhamento técnico de cada fase do serviço e da adequação legal para a execução do contrato.
O mais indicado é reunir todos os documentos em um sistema tecnológico que permita a centralização dos mesmos.
Maior acompanhamento
Em um software de gestão de terceiros, é possível consultar a qualquer a situação atual de seus processos terceirizados. Sendo assim, as decisões de negócios passam a ser pautadas em tempo real pela operação dos terceiros.
Com a auditoria desses documentos é possível identificar possíveis ameaças de natureza trabalhista ou qualquer outra. Isso também traz mais agilidade para a ação da empresa contratante.
Proteção da reputação da empresa
Imagine uma empresa terceirizada enfrentando problemas com fraudes. Agora suponha que algumas das informações estavam nos documentos apresentados, podendo ser identificadas por uma auditoria de terceiros especializada.
Por mais que alguns dados sejam complexos, quando auditados corretamente podem apresentar irregularidades e proteger a sua empresa de sofrer problemas que afetem a sua imagem no mercado. Por isso, o trabalho é tão importante e deve ser valorizado para evitar o risco reputacional.
Melhorias para o negócio
A auditoria de terceiros ajuda no aprimoramento das operações, melhorando a sua competitividade. Como parte do processo de auditoria, os avaliadores validam tudo, desde os registros de acidentes no local até as políticas de responsabilidade social.
Dessa forma, saber que vai ser auditado ajuda os terceirizados a entenderem mais necessidade de tomar as medidas para assegurar que a sua a documentação e práticas estão corretas, refletindo assim na contratante, que acaba também obtendo melhorias.
Em resumo, é importante criar e manter a auditoria de terceiros, a fim de revisar os controles dos terceiros periodicamente, de acordo com a criticidade dos serviços prestados e o risco implicado.
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