Nos últimos anos, o procurement evoluiu dentro das empresas deixando de cobrir apenas a parte operacional de compras para abranger também a parte estratégica. Diante dos novos desafios trazidos para a área, é imprescindível metrificar os resultados das ações implementadas.
Aqui entra a implementação dos indicadores de compras. Eles contribuem para avaliar e monitorar as compras realizadas, mas também os envolvidos nesse processo, como os fornecedores.
Neste artigo, vamos falar sobre os principais indicadores de compras, mas antes vamos esclarecer o conceito e a importância!
O que são indicadores de compras?
Os indicadores de compras são métricas quantitativas e qualitativas usadas na avaliação e monitoramento do desempenho do setor de aquisições na empresa. Eles são importantes para entender como a função de compras está contribuindo para os objetivos gerais da empresa e identificar áreas de melhoria.
Entre os principais benefícios de adotar a implementação de indicadores estão:
- medir a eficácia;
- conseguir fazer a negociação com fornecedores;
- comprovar o impacto positivo do setor de compras;
- aumentar a satisfação dos clientes, oferecendo a eles preços mais competitivos.
Dito isso, vamos aos principais indicadores de compras!
Lead time
O lead time de compras é um dos indicadores de compras que mede o tempo necessário desde o pedido feito até o momento em que os produtos ou serviços são recebidos e estão disponíveis para uso. Seu principal objetivo é avaliar a eficiência do processo de compras de uma organização e identificar possíveis gargalos ou oportunidades de melhoria.
Geralmente, o lead time está dividido em diferentes etapas, que variam de acordo a complexidade do processo de compras e as características específicas da empresa. Aqui estão algumas etapas comuns:
- tempo de processamento do pedido: é o tempo necessário para que o pedido de compra seja gerado e processado internamente pela equipe de compras. Cabe aos profissionais executarem atividades como identificação de necessidades, seleção de fornecedores, negociação de termos e condições e emissão do pedido de compra;
- tempo de trânsito: refere-se ao período necessário para que os produtos sejam entregues no local de recebimento da empresa. Aqui estão inclusos: o tempo de transporte propriamente dito, bem como o tempo de espera em alfândegas ou outros pontos de controle, se aplicável;
- tempo de inspeção e recebimento: é o tempo necessário para que os produtos sejam inspecionados, verificados quanto a conformidade com as especificações e recebidos no estoque ou na área de uso. São atividades como conferência de quantidade e qualidade, registro de entrada no sistema, entre outros.
Ao calcular o lead time de compras, a empresa consegue identificar onde estão os principais atrasos e ineficiências no processo. Isso acaba ajudando na implementação de medidas corretivas para reduzir o tempo total necessário para adquirir e disponibilizar produtos ou serviços.
Dessa forma, a empresa pode tomar medidas como a otimização de processos internos, a negociação de prazos mais curtos com fornecedores ou a busca por parceiros comerciais mais ágeis e confiáveis.
Evolução do preço
A evolução do preço é um indicador importante no contexto das compras, pois permite que uma organização acompanhe e analise como os preços dos produtos ou serviços adquiridos estão mudando ao longo do tempo. Isso é crucial para garantir que a empresa obtenha o melhor valor possível em suas compras e identifique tendências que possam afetar os custos futuros.
O objetivo é discernir flutuações de preços ao longo do tempo e durante os ciclos de compra, permitindo a identificação de oportunidades para economizar. Ao monitorar esse indicador, a equipe de compras consegue reconhecer de forma mais clara os momentos de sazonalidade, nos quais certos produtos tendem a ter preços mais elevados.
Por isso, os dados são fundamentais para estabelecer um planejamento financeiro eficiente e programar as requisições de compra de modo a assegurar a obtenção do melhor valor possível.
Custo Total de Aquisição
O Custo Total de Aquisição (Total Cost of Ownership — TCO) é outro dos indicadores de compras. Ele vai além do simples preço de compra de um produto ou serviço, englobando também todos os custos associados à aquisição, posse e uso desse produto ou serviço ao longo de seu ciclo de vida.
Ao calcular o TCO, uma empresa considera não apenas o custo inicial de aquisição, mas também uma série de outros gastos que podem surgir ao longo do tempo. Entre eles podemos destacar o transporte do produto pelo fornecedor até o local de uso que tem um impacto significativo, especialmente se o produto for volumoso, pesado ou se precisar ser enviado de longas distâncias.
Além disso, é preciso considerar também o armazenamento. Caso o produto precise ser armazenado antes de ser utilizado, haverá custos associados ao espaço, segurança, manuseio e controle de inventário.
Ao longo da vida útil do produto, podem surgir gastos relacionados à manutenção preventiva, reparos, substituição de peças e outros serviços necessários para manter o produto em funcionamento adequado.
Considerar todos esses aspectos ao calcular o TCO ajuda uma organização a tomar decisões mais informadas sobre quais itens ou serviços são realmente os mais econômicos a longo prazo.
Às vezes, um produto com um preço de compra inicial mais baixo pode ter um TCO mais alto devido a custos adicionais ao longo do tempo, enquanto o outro com um preço inicial mais alto pode ter um TCO mais baixo devido a custos de manutenção e operação mais baixos. Portanto, o TCO é uma ferramenta valiosa para avaliar e comparar alternativas de compra de forma abrangente.
Leia também: Ordem de compra: por que criar esse documento é importante?
Saving de compras
O saving de compras é um indicador utilizado para quantificar e monitorar as economias geradas por meio das atividades de compras de uma organização.
Essencialmente, ele representa a diferença entre o custo real de aquisição de um produto ou serviço e o custo que teria sido incorrido na ausência de práticas de compras eficientes. Diante disso, é necessário trabalhar com negociação de preços mais baixos, identificação de alternativas mais econômicas, otimização de processos, entre outros.
Para calcular o saving de compras de forma precisa, é necessário estabelecer uma metodologia consistente para avaliar o custo real de aquisição de produtos ou serviços. Podemos destacar aqui o uso de dados históricos de compras, comparação de preços com o mercado, análise de contratos com fornecedores, entre outras abordagens.
Para determinar se as economias alcançadas são significativas, muitas vezes é útil comparar o saving de compras com referências, como orçamentos pré-determinados, custos padrão ou preços de mercado.
Giro de estoque
O giro de estoque também está entre os principais indicadores de compras. Ele avalia com que frequência uma empresa vende e repor seu estoque dentro de um período específico. É uma métrica valiosa para empresas que visam aumentar as vendas e aprimorar o gerenciamento de estoque, especialmente no setor varejista.
Logo, uma baixa rotatividade indica vendas limitadas, sugerindo uma demanda reduzida, estratégias de marketing deficientes ou falta de compreensão do mercado-alvo. Isso resulta em estoque remanescente, conhecido como “estoque morto”.
Diante disso, líderes de empresas enfrentando baixa rotatividade de estoque podem adotar várias medidas para aumentá-la:
- oferecer descontos;
- realizar pedidos de mercadorias em quantidades menores;
- alterar estratégias de marketing;
- utilizar ferramentas de automação para gerenciamento contínuo de estoque e aprimoramento de previsões.
Para calcular esse indicador, divide-se o custo total dos produtos vendidos durante um período pelo valor médio do estoque nesse mesmo período:
Custo dos produtos vendidos / Valor médio do estoque = Índice de giro de estoque
Conclusão
Em resumo, podemos dizer que ter indicadores de compras são indispensáveis para o bom controle do procurement, mas também para a tomada de decisões estratégicas como um todo. São esses números que guiam a organização e contribuem para que ela seja mais eficiente em relação ao manejo de recursos.
E como estamos falando sobre compras, o convidamos a ler também o artigo: 7 estratégias de procurement para implementar na sua empresa!